Criando comunicações inclusivas e acessíveis

A informação está em todo lugar. Para muitos de nós, a sobrecarga de conteúdo é uma realidade diária, pois recebemos um fluxo constante de mensagens de nossos feeds de mídia social e tópicos de texto. Para nós que trabalhamos, o gerenciamento de e-mail também é um desafio constante. Um estudo descobriu que os funcionários recebem em média 350 e-mails por semana – e-mails que muitas vezes interrompem nossa capacidade de concentração e cumprimento de prazos. Ao mesmo tempo, temos a sorte de viver num país onde o acesso à informação governamental que nos permite tomar decisões informadas sobre as nossas vidas é um direito protegido.

Mas o que acontece depois que você obtém acesso às informações? É fácil para você entender? Isso ajuda você a tomar decisões sobre sua vida e trabalho? A linguagem é inclusiva, culturalmente segura e respeitosa? É entregue em vários formatos acessíveis?

Comunicações para o Bem – Apóstrofo

Na minha empresa de comunicação, Apostrophe , pensamos muito sobre essas questões. À medida que mais empresas procuram promover a Diversidade, Equidade e Inclusão (DEI), apoiamos os nossos clientes na criação de práticas de comunicação seguras e inclusivas que melhoram as relações com os seus funcionários, clientes e comunidades.

Ao longo dos anos, ajudei muitas organizações a reavaliar a acessibilidade e a inclusão das suas comunicações. Atualmente, apoiamos um projeto provincial com o objetivo de envolver vozes e perspectivas historicamente excluídas. Em parceria com nosso cliente, pensamos em segurança e inclusão a cada passo:

• Realizar sessões de engajamento em locais acessíveis e culturalmente seguros para os participantes (isso significa fazer parceria com a comunidade local e organizações indígenas que possam fornecer esses espaços),
• Elaborar versões em linguagem simples de todos os relatórios de pesquisa,
• Oferecer assistência infantil e transporte para famílias que participam de compromissos,
• Fornecer várias opções de feedback, incluindo pessoalmente, via Zoom, por e-mail, por telefone e por meio de uma pesquisa on-line (para aqueles que se sentem mais seguros em expressar suas necessidades anonimamente por escrito), e
• Perguntar-nos se somos os facilitadores mais seguros para conduzir uma conversa e, quando a resposta for não, fazer parceria com um facilitador que se sinta seguro para os participantes.

Como as pequenas empresas podem melhorar as comunicações

Os Benchmarks Globais de Diversidade, Equidade e Inclusão (GDEIB) são um recurso gratuito que ajuda as organizações a promover e medir as suas políticas e práticas de diversidade e inclusão. O recurso analisa muitos aspectos dos esforços de DEI de uma organização, incluindo comunicações. Especificamente, apela às organizações para “Tornar a comunicação clara, simples de compreender…” e totalmente acessível em múltiplos formatos.

Dica: Você pode saber mais sobre comunicações e EDI no GDEIB , edição 2021, pág. 46-47.

Em linha com o GDEIB, estou sempre à procura de formas pelas quais as empresas possam melhorar as suas comunicações. Abaixo está uma lista de algumas dicas que compartilhamos com nossos clientes:

Comece com descoberta

Analise seu site, canais de mídia social, materiais de marketing, boletins informativos internos, planos estratégicos e relatórios para revelar erros na escolha de palavras e formato. Sempre pense nas necessidades e desejos do seu público. Pergunte a si mesmo se suas comunicações são livres de jargões, acessíveis a uma variedade de experiências vividas (pense em recém-chegados ao Canadá, alguém com neurodiversidade e/ou diferenças auditivas ou visuais)? Verifique se você está usando palavras desatualizadas ou prejudiciais e sempre use a primeira língua das pessoas. A primeira linguagem das pessoas concentra-se em “...a linguagem individual, a primeira pessoa, ressalta o fato de que um diagnóstico é apenas um componente do ser geral de alguém”.

Nada sobre nós sem nós

As comunicações nunca devem ser desenvolvidas sem a participação plena e direta dos membros do(s) grupo(s) afetado(s). Busque a opinião de uma diversidade de pessoas e pergunte:

• Qual é o formato mais acessível em que podemos compartilhar informações com você?
• Nossas palavras fazem você se sentir seguro e respeitado?
• Essas informações permitem que você tome decisões significativas sobre sua vida?

Faça as perguntas, ouça com atenção e depois faça as alterações . Em um projeto recente de treinamento de clientes, entrevistamos pessoas com experiência para descobrir suas preferências de comunicação. Uma pessoa nos disse: “Posso não ter todas as soluções, mas conheço as barreiras à medida que as enfrento diariamente e ficaria feliz em conversar se sentisse que alguém estava realmente ouvindo”.

Seja socialmente responsável

A mídia social costuma ser o primeiro lugar onde as pessoas se envolvem com sua empresa. Você pode criar espaços online mais inclusivos:

• Usando legendas em todos os vídeos
• Fornecer descrições de imagens de texto alternativo abaixo das imagens para que as pessoas que usam leitores de tela possam experimentá-las
• Colocar letras maiúsculas em hashtags para que os leitores de tela compartilhem a hashtag como escrita em vez de uma palavra longa e confusa que não faz sentido. Por exemplo: #AcessibilidadeImporta
• Garantir representação diversificada em suas imagens (nas redes sociais e em suas apresentações, brochuras, relatórios, boletins informativos para funcionários, etc.)

Use linguagem simples

Para melhorar a acessibilidade, escreva em linguagem simples. Use frases mais curtas (máximo de 15 a 20 palavras), formate com muitos espaços em branco e marcadores, evite jargões e use palavras comuns e linguagem inclusiva. Para saber mais sobre linguagem simples, verifique a Lista de Verificação sobre Linguagem Simples do governo de BC.

Palavras têm poder

O que uma empresa diz e como escolhe dizê-lo tem impacto na capacidade dos seus funcionários, clientes e comunidades confiarem nelas. Ao desenvolver suas comunicações, considere o leitor e como suas experiências vividas impactam o modo como ele acessa e recebe suas comunicações. A mudança começa com pequenos passos e, no caso de comunicações inclusivas e acessíveis, pequenos passos podem fazer toda a diferença.

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