6 ótimos métodos para lidar com faturas perdidas, incorretas e incompletas
Publicados: 2022-08-01Faturas perdidas, incorretas e incompletas são a ruína de todo contador e empresário. Você pode vender os melhores produtos ou fornecer ótimos serviços, mas se suas faturas tiverem erros, talvez você não receba seu dinheiro a tempo. A emissão de faturas erradas torna o processo de pagamento mais longo e complicado. Você não receberá nenhum pagamento se sua fatura for perdida. Como evitar tais problemas? Como lidar com faturas perdidas, incorretas ou incompletas. Leia o artigo para saber mais.
Faturas perdidas, incorretas, incompletas – índice:
- Fatura perdida - consequências
- Como evitar a perda de faturas
- O que acontece quando o seu cliente recebe uma fatura incorreta?
- Como evitar a emissão de faturas incorretas?
- Fatura incompleta – que tipo de problemas esperar?
- Como evitar a emissão de faturas incompletas?
Fatura perdida - consequências
O que é uma fatura perdida? É um documento, que nunca chegou ao cliente. Pode haver muitas razões diferentes para tal situação. Os motivos mais frequentes são:
- Dados de endereço incorretos
- Enviando uma fatura para o cliente errado
- A fatura não foi emitida
- A carta foi perdida pela empresa de correio
A consequência de perder a fatura é a falta de pagamento do cliente. O cliente que não recebeu seus documentos não pagará. Não é fácil descobrir que sua fatura ainda não foi paga – a única maneira é coletar confirmações de seus clientes continuamente, caso contrário, o único sinal de uma fatura não paga é a falta de pagamento em sua conta. Em tal situação, você será obrigado a enviar novamente o documento perdido com o novo prazo de pagamento. Isso significa que você terá que esperar muito tempo pelo seu dinheiro.
Como evitar a perda de faturas
Se utilizar uma forma tradicional de envio por correio tente escolher correio registado ou correio com confirmação de receção. Isto irá assegurar-lhe que os seus documentos chegaram ao seu destino. Verifique cuidadosamente o endereço do seu cliente antes de enviar seu e-mail para ter certeza de que a fatura será entregue a ele. As faturas eletrônicas são a melhor opção, você pode enviá-las por e-mail e a solução é muito mais rápida que o correio tradicional. Existe uma opção de recebimento no sistema de e-mail que permite que você receba uma confirmação de sua correspondência. Com essas opções, você saberá rapidamente que sua fatura chegou à pessoa certa.
Como evitar cometer erros no endereço de e-mail? O software de faturamento é muito útil nessas situações. Você deve inserir os dados corretos do cliente apenas uma vez para ter certeza de que o endereço está sempre correto. O software de faturamento o ajudará na emissão de faturas repetitivas e geralmente o ajudará na melhor organização de seus documentos.
O que acontece quando o seu cliente recebe uma fatura incorreta?
Cada fatura deve indicar claramente qual é o objeto principal da transação. O comprador não deve ter dúvidas sobre para que serve a fatura. A determinação imprecisa do objeto da transação pode tornar o processo de pagamento mais demorado. Você pode entender todos os termos e frases usados em seu documento, mas seus clientes podem não entendê-los, especialmente se você costuma usar jargões ou palavras imprecisas.
A frase “ serviço nº 5 ” é compreensível apenas para você, mas a empresa, que faz pedidos de dezenas ou centenas de produtos, terá um enorme problema com a identificação do produto ou serviço na fatura. Essa redação pode causar muitas dúvidas – aqui nem fica claro se o número 5 descreve o vendedor ou o comprador. Também não há informações sobre o objeto do serviço.
Da mesma forma, a frase “ mercadorias de acordo com o pedido nº 5 ” não é clara. Não sabemos muito sobre as mercadorias, seu número, tipo, remessa ou preço. Essa fatura circulará pelos departamentos da empresa do comprador e você não será pago até que todos os problemas sejam resolvidos.
Alguns erros podem ocorrer em relação ao texto usado em relação à seção de pagamento. Não use as frases: depois de receber, no final do mês, o último dia útil – isso pode levar a erros. Seu cliente pode entender tais expressões à sua maneira. Informações imprecisas sobre o prazo de pagamento podem causar atraso no pagamento – você não receberá seu dinheiro no prazo esperado.
Como evitar a emissão de faturas incorretas?
A única solução é a formulação precisa e correta. Faturas fáceis de entender tornam os processos de pagamento mais rápidos. Em sua fatura use a mesma redação que está nos pedidos do cliente. Da mesma forma, se você tiver o acordo com seu cliente, use as palavras do acordo. Graças a isso, seu cliente não terá que pensar duas vezes sobre os itens da fatura.
E se você não tiver nem o pedido nem o acordo? Tente usar o número EAN (European Article Number) ou o número GTIN (Global Trade Item Number) – esses números identificam os itens vendidos de forma inequívoca. E os serviços – descreva-os com precisão, indique a data de prestação.
Se você emitir faturas parciais, inclua informações adicionais. Isso ajudará seu cliente a verificar a exatidão da fatura. Pode ser uma lista detalhada apresentando o escopo das tarefas executadas. Uma boa prática é incluir algumas das cláusulas do contrato. Quanto mais transparente e compreensível for o documento, mais rápido será o seu caminho para o departamento de pagamentos.
A definição da data de pagamento fornece o dia exato em que sua fatura vencerá. Informe sobre descontos para pagamentos antecipados, caso os utilize. Informar sobre as cobranças por atrasos nos pagamentos. Seus clientes precisam saber com antecedência o que esperar – isso os ajuda a gerenciar seu cronograma de pagamentos. Esse gerenciamento cuidadoso de faturas trará muitos benefícios para seus clientes e você também – a reconciliação de faturas será muito mais fácil, com certeza.
Fatura incompleta – que tipo de problemas esperar?
Uma fatura incompleta retarda o processo de faturamento porque a complementação de dados requer tempo. As faturas incompletas geralmente são movidas no final da fila de pagamento. É muito improvável que uma fatura incompleta seja paga pelo cliente. As informações que faltam devem ser encontradas e explicadas. Alguém tem que lidar com esse problema. Os clientes não gostam de perder seu valioso tempo lidando com esses problemas. Geralmente, se sua fatura estiver incompleta, isso não é um problema, mas erros frequentes podem incentivar seu cliente a interromper a cooperação com você. Faturas incompletas falam mal do estado de sua gestão. Erros em documentos de tamanha importância e importância como faturas induzem dúvidas e questionamentos nos clientes. Você não pode manter o pedido nas faturas, portanto, não há pedido em nenhum outro lugar da sua empresa.
Como evitar a emissão de faturas incompletas?
Antes de enviar sua fatura verifique novamente todos os dados importantes. Fique atento à data e forma de pagamento. Dados incompletos resultarão em falta de pagamento na data definida. É melhor evitar tais ocorrências desagradáveis. Use modelos prontos para emitir suas faturas. Um modelo de bom valor deve ter todos os elementos necessários exigidos por lei. É benéfico usar software de faturamento com modelos feitos profissionalmente pelo especialista. Com esses modelos, suas faturas devem ser organizadas, organizadas e completas. O processo de faturamento deve ser bem organizado e suas faturas devem ser perfeitas e sem erros.
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Autor: Andy Nichols
Um solucionador de problemas com 5 graus diferentes e infinitas reservas de motivação. Isso o torna um perfeito empresário e gerente de negócios. Na busca por colaboradores e parceiros, a abertura e a curiosidade pelo mundo são qualidades que ele mais valoriza.