Decodificando os fatores críticos para o sucesso dos serviços compartilhados
Publicados: 2020-04-12Transação em massa em contabilidade financeira e TI foi um fator desafiador anteriormente
O SSC apresenta várias oportunidades para maximizar a operação de vendas, operações da cadeia de suprimentos, etc.
As plataformas da nova era têm a cobertura de tecnologias de ponta que permitem que as organizações obtenham uma vantagem competitiva
A década de 1980 viu o surgimento do conceito de centros de serviços compartilhados (CSCs). O conceito amadureceu ao longo dos anos. Uma variedade de fatores, locais e globais, convergiu para dar um impulso rápido. Inicialmente, as transações em massa de finanças e contabilidade e TI costumavam ser as funções mais priorizadas para a implementação do SSC.
No entanto, com a mudança dos tempos, vários outros departamentos - operações de vendas, operações da cadeia de suprimentos e departamentos de marketing garantiram um espaço seguro para permanecer saudável e viável no ecossistema de serviços compartilhados.
Os líderes empresariais dão o melhor de si para transformar seus CSCs em centros de criação de valor. E, é compreensível. Afinal, o SSC apresenta oportunidades para maximizar a eficiência operacional, aumentar a produtividade da força de trabalho, eliminar redundâncias – e fazer tudo isso enquanto minimiza drasticamente os custos. Dito isso, vários fatores podem afetar a taxa de sucesso das iniciativas de CSS. Aqui estão alguns fatores críticos que devem ser considerados para transformar os CSCs:
Pense global desde o início
Os líderes empresariais geralmente embarcam em sua jornada de SSC estabelecendo um centro em sua região natal. Eles adotam uma abordagem iterativa de começar pequeno e construir à medida que avançam.
O principal objetivo deste centro é minimizar os custos e aumentar a produtividade da força de trabalho. Poste a implementação do SSC nativo, uma vez que os tomadores de decisão comecem a testemunhar os benefícios esperados do negócio, essa ideação passa a ter uma visão global. Os líderes passam então a estabelecer políticas e estruturas organizacionais, que são direcionadas para transformar o modelo global.
A contagem de locais físicos é devidamente racionalizada, resultando na criação de um único centro, com alguns centros regionais. Assim, é importante ter razões concretas para consolidar as operações de negócios que são utilizadas por vários departamentos de uma mesma organização e estabelecer um modelo global de prestação de serviços e identificar os objetivos específicos, bem como os critérios de sucesso.
Identificação dos processos certos
Sim, é um dos fatores mais críticos. Prima facie, atividades grandes, autocontidas e intensivas em transações que são comuns em toda a organização são os serviços mais adequados. No entanto, não perca de vista as especificidades. O termo 'serviços compartilhados' é extremamente elástico e muitas vezes é usado de forma inadequada. As funções começam a se autodenominar uma organização de serviços compartilhados (SSO) quando tudo o que estão fazendo é centralizar sua função contábil.
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Em tais circunstâncias, o termo SSO não reflete muito além de sua vontade de ingressar na liga de uma organização de serviços compartilhados madura. Assim, identifique os processos corretos e coloque um CSC em seu devido lugar.
Automação de serviços compartilhados (o tipo certo é importante)
Para atender às necessidades dinâmicas de vários departamentos funcionais e unidades de negócios regionais, as empresas inteligentes começaram a aproveitar o potencial da tecnologia. Os líderes globais no espaço SSC automatizam seu ecossistema de processos e aproveitam a plataforma de automação digital de baixo código, alimentada por gerenciamento de processos de negócios, gerenciamento de conteúdo corporativo e recursos de gerenciamento de comunicação com o cliente.
Além dos recursos, essas plataformas da nova era têm a cobertura de tecnologias de ponta que permitem que as organizações obtenham uma vantagem competitiva sobre seus concorrentes. Usando essas plataformas, os usuários podem realizar uma série de atividades, como centralizar transações espalhadas por operações distribuídas, rotear transações automaticamente para o usuário certo para aprovação, gerenciar exceções com eficiência, escalar automaticamente transações ociosas, medir KPIs de negócios em tempo real e a lista continua.
Visibilidade para facilitar a administração do processo
Gerenciar algumas transações é fácil sem mecanismos de monitoramento elaborados. Mas, quando a escala aumenta (onde os benefícios reais se acumulam), o monitoramento robusto e escalável se torna indispensável. Os usuários devem ser capazes de monitorar no nível do processo para rastrear o que está acontecendo no sistema.
Esse monitoramento deve incluir atividades humanas, exceções, monitoramento de filas, alertas de nível de processo e de fila e estatísticas gerais do processo.
Medição e Simulação
A capacidade de medir os principais parâmetros do processo é crítica. Deve haver capacidade de medir os tempos de resposta gerais, rendimento e atributos de nível de tarefa e como eles afetariam o desempenho dos negócios. Simultaneamente, deve haver a capacidade de simular o processo com todos os tipos de cenários hipotéticos. E, avalie se as melhorias propostas do CSC impactariam o desempenho dos negócios nos níveis previstos.
Investimento em Treinamento de Pessoal
À medida que os profissionais de serviços compartilhados procuram oferecer os benefícios comerciais pretendidos, as organizações mais avançadas reconhecem que o treinamento de funcionários não é um custo discricionário, que pode ser comprometido de alguma forma. Em vez disso, eles veem o treinamento e o desenvolvimento como um investimento.
Por exemplo: o treinamento em tecnologia é uma consideração importante. Mudar para um modelo de CSC geralmente requer transformação tecnológica, dando aos líderes de negócios uma razão convincente para treinar adequadamente seus usuários.
A conclusão é que esses fatores não podem ser ignorados se você estiver procurando impulsionar a excelência do processo em seu SSC .