Definição de sucesso em gerenciamento de projetos | #9 Introdução ao gerenciamento de projetos

O que significa que um projeto é bem-sucedido? Seu único critério é a entrega de resultados dentro do prazo e o fechamento das despesas dentro do orçamento planejado? Mas e se o objetivo alcançado do projeto não atender às expectativas do cliente? Ou de outra forma, erra os critérios considerados importantes pelos stakeholders? No artigo de hoje, discutimos a definição de sucesso em gerenciamento de projetos.

Definição de sucesso em gerenciamento de projetos – sumário:

1. Introdução
2. Definição de sucesso do projeto
3. Definição de conclusão vs. critérios de aceitação
4. KPIS. Indicadores de atraso
5. Resumo

Introdução

Cada projeto é regido por suas leis. Portanto, assim como o método de implementação do projeto – precisamos selecionar e ajustar os critérios de sucesso, cada vez às especificidades de um determinado projeto. Por um lado, pode ser crucial criar uma definição técnica de conclusão, por outro – critérios de aceitação formulados do ponto de vista do destinatário dos resultados do projeto. Para muitos projetos, por outro lado, é igualmente importante criar KPIs apropriados, ou seja, indicadores-chave de desempenho, que permitam uma avaliação multidimensional da implementação do projeto.

Definição de sucesso do projeto

Já enquanto trabalham na visão do projeto, as partes interessadas estão se perguntando qual será a definição de sucesso. Para muitos projetos, o timing será fundamental – afinal, de que adianta organizar uma luxuosa festa de Natal para investidores se ela acontece em janeiro? Talvez ultrapassar o orçamento seja menos importante neste caso do que até mesmo um lapso de tempo de um dia.

No caso da realização de um baile beneficente, pode acontecer o contrário – podemos adiar a data do evento para reduzir o custo do aluguel do salão. Se, novamente, estamos organizando uma festa voltada para a degustação de produtos locais, tanto o tempo quanto o custo da realização dão lugar à prioridade da qualidade. Precisamos equilibrar a organização com a disponibilidade dos melhores alimentos da estação.

Afinal, de acordo com o PMBOK, o determinante mais importante do sucesso de um projeto é seu resultado visto pela perspectiva do cliente ou, no caso de projetos internos, pela perspectiva do usuário final. Mas como criar uma definição de sucesso em gerenciamento de projetos para que ela possa acompanhar a equipe do projeto enquanto ela trabalha em tarefas detalhadas e, ao mesmo tempo, ser clara para as partes interessadas?

Definição de conclusão vs. critérios de aceitação

A definição de sucesso no gerenciamento de projetos geralmente é criada pelo gerente de projetos em cooperação com as partes interessadas. São eles que devem concordar em definir os critérios que o resultado final deve atender para ser considerado um sucesso. A opinião deles também é fundamental na hora de avaliar o resultado.

É importante, portanto, que ao iniciar um projeto fique o mais claro possível não só qual deve ser o resultado, mas também como será verificado se atende aos critérios de sucesso. Para tornar este ponto mais claro, usaremos a terminologia usada em projetos Scrum. Estes são a “definição de conclusão” e os “critérios de aceitação”. A diferença entre os dois pode ser percebida perfeitamente quando consideramos o exemplo de um projeto voltado para a criação do site de uma empresa.

A definição de conclusão fornecerá uma descrição técnica do site: ele será devidamente protegido, consistirá em uma página inicial e quatro subpáginas e haverá um painel de login para clientes no cabeçalho. Ou seja, com a definição da conclusão, a equipe do projeto sabe o que vai implementar.

Por outro lado, ao definir claramente os critérios de aceitação, a equipe do projeto sabe por que fará todas essas atividades e como o trabalho realizado se traduzirá em valor para o negócio. Assim, serão utilizados critérios de aceitação para verificar se o resultado do projeto é satisfatório do ponto de vista do usuário. Usando o exemplo acima, o site será exibido facilmente em vários dispositivos e permitirá que o usuário acesse o painel do cliente após inserir um nome de usuário e senha.

Voltando por um momento ao exemplo da organização de eventos, a definição de conclusão do projeto pode incluir, por exemplo:

• data e local do evento,
• o número de convidados para os quais os lugares foram preparados,
• cardápio,
• acompanhamento musical fornecido.

Os critérios de aceitação, por outro lado, podem estar relacionados à experiência esperada dos participantes da festa , por exemplo:

• a amplitude das instalações,
• a qualidade das bebidas servidas,
• servir comida simultaneamente a todos os convidados sentados em uma mesa.

KPIS. Indicadores de atraso

Key Performance Indicators (KPIs) são os principais determinantes do sucesso no gerenciamento de projetos para avaliar se seus objetivos básicos estão sendo atendidos. Os indicadores de atraso podem ser usados ​​para avaliar o sucesso da implementação do projeto. Prever o valor final dos KPIs permite definir os critérios mínimos a cumprir para falar de sucesso do projeto. No entanto, eles são adequados apenas para avaliar resultados mensuráveis, como:

• custo de implementação de tarefas
• pontualidade de execução
• o número de horas-homem ou outros recursos usados ​​para implementar o projeto
• carga ambiental
• conversão da mão de obra em lucro para a organização.

Existem centenas de indicadores utilizados na prática de gestão para este fim, a sua seleção no início do projeto é, portanto, uma das importantes tarefas do Gestor de Projetos. Afinal, a questão não é medir tudo, mas apenas o que realmente fornece informações relevantes sobre o status do projeto e o sucesso na gestão de projetos. Não deve haver mais de 20 deles, enquanto no caso de projetos menores, seu número não deve exceder 5.

Resumo

O sucesso no gerenciamento de projetos não depende apenas do esforço investido, da situação do mercado e da liderança efetiva. Também é crucial definir com precisão o que consideramos sucesso. E até mesmo fatores adicionais que não podem ser previstos. Afinal, do ponto de vista do cliente, uma solução improvisada de última hora pode ser muito satisfatória. No entanto, vamos deixar melhor a improvisação entre as estratégias de bravata de salvar para o último minuto projetos que correm o risco de falhar, em vez de aplicar definições ponderadas de sucesso e conclusão de projetos e critérios de aceitação bem formulados diariamente.

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Autora: Caroline Becker

Como gerente de projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

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Introdução ao gerenciamento de projetos:

1. O que é um projeto?
2. O que é gerenciamento de projetos?
3. Como gerenciar projetos?
4. Métodos de gerenciamento de projetos
5. tipos de projetos
6. 4 exemplos de projetos
7. Priorização de projetos
8. Áreas de atividade do projeto
9. Definição de sucesso em gerenciamento de projetos