Como usar o ciclo PDCA para acelerar as sessões de solução de problemas da equipe

O ciclo PDCA é uma ótima ferramenta para ajudar a manter sua equipe alinhada; para ajudar a organizar seus pensamentos e ações. Muitas vezes, muitas equipes tendem a sair de seu curso quando estão nos estágios iniciais do trabalho em equipe e sabem pouco ou nada sobre melhoria da qualidade. É aqui que o Ciclo PDCA pode ajudar.

O ciclo PDCA parece bastante fácil de entender, mas há muitas camadas nele. Neste post, abordaremos cada etapa do ciclo de planejamento do ato de verificação e forneceremos ferramentas que você pode usar para acelerar o ciclo.

Vamos descobrir como você pode usar essa técnica poderosa para melhorar suas sessões de solução de problemas em equipe.

O que é PDCA?

A melhor maneira de descrever o ciclo é através de um gráfico. O ciclo flui no sentido horário através de quatro etapas; Planejar, Fazer, Verificar e Agir. E descreve o processo que uma equipe seguiria ao estudar um processo e elaborar um plano, executar um teste, verificar o resultado e implementá-lo em grande escala.

O Ciclo Plan-Do-Check-Act é um método de gerenciamento iterativo de quatro etapas. Ele pode ser usado por equipes para enfrentar problemas e encontrar soluções para eles e para melhorar os processos de negócios. Muitas organizações usam o modelo PDCA para organizar seus esforços de melhoria de qualidade.

Uma coisa que você precisa lembrar ao usar o ciclo PDCA é que ele é um processo contínuo em oposição a um processo de ponta a ponta, portanto, nunca termina; as etapas precisam ser repetidas várias vezes para melhoria contínua.

Uma vez que você tenha chegado ao último estágio do Ato, você precisa voltar ao início e começar tudo de novo. Procurar constantemente os problemas, melhorar o sistema de produção e serviço, e a qualidade e produtividade de forma a reduzir continuamente os custos.

Uma parte essencial da filosofia de manufatura enxuta, é popularmente usada como uma estrutura para melhoria contínua em gerenciamento e fabricação.

O ciclo PDCA foi originalmente desenvolvido em 1930 pelo especialista em qualidade Walter Shewart – por isso também conhecido como Ciclo Shewart. Mais tarde, foi aplicado à gestão pelo Dr. W. Edwards Deming e veio a ser conhecido como o Ciclo de Deming.

Benefícios do uso do ciclo PDCA

• Um método de resolução de problemas que fornece uma maneira rápida de encontrar uma solução eficaz
• Garanta uma melhoria contínua constante
• Pode ser implementado em empresas de todos os portes e é de fácil adaptação e implementação
• Criar uma oportunidade para monitorar constantemente a eficácia de um projeto implementado
• Detecte quaisquer riscos ou problemas a tempo antes que eles levem a quaisquer perdas financeiras
• Aumentar a conscientização dos funcionários sobre o processo e o papel que desempenham nele.

No entanto, também envolve algumas desvantagens. O processo PDCA exige o envolvimento de todos os responsáveis ​​individuais, o que seria bastante difícil se eles também estivessem envolvidos em outros projetos. Além disso, envolve várias etapas que vão da análise ao teste, portanto, não é uma ótima ferramenta para resolver problemas urgentes.

Quando usar o modelo Plan Do Check Act

• Para realizar um novo projeto de melhoria ou mudança
• Ao projetar um novo produto, serviço ou processo
• Ao planejar, implementar e verificar a conformidade
• Para rastrear e resolver problemas
• Para implementar a melhoria contínua
• Avaliar um processo de negócios relacionado a um problema específico que está sendo resolvido

Na maioria das organizações, o modelo é comumente usado para implementar mudanças e melhorar processos.

Como usar o ciclo PDCA

O ciclo PDCA tem quatro etapas. Nós os listamos abaixo junto com as etapas envolvidas.

Plano - Identifique e analise o problema

Esta etapa termina com um plano acionável que pode ser testado. Para isso, é preciso primeiro identificar o problema junto com o processo que precisa ser melhorado.

1. Selecionar, definir e descrever o processo; início, fim, a sequência de etapas intermediárias, o que faz, as pessoas envolvidas, o material e os recursos do equipamento que são usados ​​e as condições ambientais.
2. Identificar os principais atores; clientes internos e externos, fornecedores, proprietários de processos e operadores
3. Compreender as expectativas do cliente; identificar as necessidades específicas dos clientes externos e internos. O que eles querem, quando, onde, em que quantidades, etc.
4. Pesquisar; observe os dados históricos disponíveis no processo para entender seu desempenho e identificar outros dados que você precisará para entender o processo corretamente
5. Especifique o problema associado ao processo; por exemplo, pode ser causado por não atender às expectativas do cliente, tempo de ciclo mais longo, falta de recursos etc.
6. Identificar a causa raiz; brainstorm em torno do problema para encontrar suas causas primárias
7. Encontre uma solução: Desenvolva soluções que possam ser aplicadas para melhorar o processo. Priorize soluções com base em sua eficácia.
8. Desenvolva o plano de ação: Identifique as etapas que você precisa realizar para implementar o plano, os recursos necessários, as pessoas responsáveis ​​e defina um cronograma

Aqui estão algumas ferramentas que você pode usar nesta etapa,

• Fluxograma/mapas de processo; fluxogramas podem ser usados ​​para visualizar o processo e fornecer uma visão geral rápida do fluxo de etapas do início ao fim. Adicione raias e você também poderá destacar diferentes departamentos ou proprietários envolvidos.

• Diagrama de afinidade; essa ferramenta ajuda a categorizar todos os dados coletados de pesquisas, pesquisas, feedback, conversas etc. Ao fazer isso, você poderá entender quaisquer temas nos dados que possam ser úteis ao encontrar uma solução.

• Diagrama de causa e efeito; essa ferramenta é útil quando você e sua equipe precisam fazer um brainstorming sobre o problema para identificar suas causas primárias.

• Matriz de esforço de impacto; ao priorizar soluções, você pode usar a matriz de esforço de impacto para priorizar soluções com base no efeito que elas têm e no esforço necessário.

• Plano de ação: use isso para identificar e comunicar rapidamente as principais tarefas, pessoal necessário, recursos e o prazo do plano para o resto da equipe

Fazer - Desenvolver soluções e implementar o plano

O plano elaborado na primeira etapa é posto à prova nesta etapa.

O teste deve ser executado em pequena escala com os clientes, em um laboratório ou em um ambiente de produção. Ao implementar um pequeno projeto piloto para observar os resultados primeiro, ajuda a identificar erros sem ter que arcar com o enorme custo de um projeto totalmente fracassado.

É igualmente importante ter medidas específicas que você possa usar para entender a eficácia da solução selecionada para eliminar o problema identificado.

Verificar - Avaliar os Resultados

A equipe verifica os resultados do plano de teste em andamento. O desempenho do processo melhorou? O grupo de clientes percebeu a mudança?

Ao coletar dados do plano de teste, identifique o que funcionou e o que não funcionou conforme o planejado.

Analise os dados e meça os resultados para determinar se a solução selecionada pode ser implementada em larga escala. Se a solução não foi tão eficaz quanto você pensava, você terá que elaborar um plano para outra solução e repetir as etapas de fazer e verificar novamente.

Agir - Usar Feedback para Melhorar e Replanejar

Nesta etapa, a implementação completa do plano é realizada. Aplique as melhorias que você descobriu durante o teste ao plano antes de implementá-lo.

• Educar o resto da organização sobre o plano melhorado e sua importância
• Fornecer o treinamento necessário aos funcionários para ajudá-los a modificar suas funções de trabalho
• Padronizar procedimentos para garantir que todos usem o mesmo formato ao conduzir um procedimento
• Colocar em prática um processo para monitorar e controlar a implementação do processo modificado

Aqui você pode refazer seu fluxograma de estado atual da etapa um para mostrar o processo novo e aprimorado.

Pronto para planejar, fazer, verificar, agir?

O Ciclo Deming ou o ciclo PDCA é uma ótima ferramenta para orientar as atividades de melhoria de uma organização. Os passos ilustrados acima são bastante fáceis de seguir, e você gerará resultados efetivos se os seguir.

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