Como projetar um escritório onde as pessoas querem trabalhar
Publicados: 2017-10-21Toda empresa tem motivos para reavaliar seu layout de escritório de tempos em tempos.
Toda empresa tem motivos para reavaliar o layout do escritório de tempos em tempos.
Desde acomodar o crescimento por meio da expansão do escritório até a remodelação de seu espaço com o objetivo de aumentar a produtividade, você tem o poder de transformar seu ambiente de trabalho em um local que inspira e equipa sua equipe para ser o melhor possível.
Como se chega lá?
Comece com uma filosofia de design
Como um líder com criatividade correndo em suas veias, você já pode ter uma visão de como um escritório deve ser organizado. Para outros, a ajuda de uma empresa de design de interiores vale a pena. Uma empresa com a qual trabalhamos nos apresentou ao conceito de “Living Office” do pioneiro em móveis Herman Miller.
O Living Office começa com o elemento humano . Miller identificou seis necessidades fundamentais que todas as pessoas compartilham – segurança, autonomia, pertencimento, realização, status e propósito. O Living Office foi projetado para atender a essas necessidades.
Em seguida, ao criar espaços, o Living Office oferece considerações para o arranjo do ambiente e do mobiliário para proporcionar uma experiência de trabalho elevada. Isso é conhecido como “placemaking”.
Por último estão as ferramentas. Móveis e ferramentas podem ajudar ou atrapalhar seu sucesso . Você deseja equipar sua empresa com a tecnologia e as ferramentas necessárias para atingir seus objetivos.
Realizar pesquisas
Em nome da inclusão, comece com uma pesquisa em todo o escritório. A pesquisa não precisa ser longa e complicada. Em vez disso, quanto mais curto, melhor. Descobri que você pode obter as descobertas importantes com uma pesquisa de duas perguntas:
Comece perguntando: “Qual é uma coisa que você gosta no escritório? Pode ser a localização, o layout ou até mesmo a iluminação. Qualquer coisa serve!"
Então, você vai querer descobrir o que as pessoas mudariam. Descubra perguntando: “O que você mudaria em nosso escritório?” Ao limitar as respostas a um elemento positivo e um elemento negativo, você terá uma lista concentrada de questões que precisa manter para manter uma sensação de estabilidade e o que precisa ser abordado para ter um impacto positivo.
Facilitar oficinas
Ao projetar nosso próprio escritório, também realizamos vários workshops. A primeira apenas identificou todas as formas como trabalhamos, comunicamos e colaboramos uns com os outros e com os nossos clientes. Estes são chamados de “modos de trabalho”. Por exemplo, descobrimos que certas atividades como bate-papos informais e as sessões de cocriação mais estruturadas eram importantes , mas não suportadas pelo nosso espaço atual. Também conseguimos identificar algo que estávamos fazendo bem. Esse algo seria nossa reunião diária, bem como um período de aquecimento antes da reunião e uma fase de relaxamento depois. Todos considerados importantes e bem apoiados.
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Outro workshop teve como foco a localização dos departamentos e, mais especificamente, quais departamentos deveriam estar lado a lado. Arranjá-los foi particularmente revelador. Na maioria das vezes, acertamos isso em nosso layout atual, e você provavelmente também. Esteja avisado, porém, que há uma tendência de grupos que atualmente trabalham lado a lado quererem continuar trabalhando lado a lado porque é familiar. A realidade é que eles podem não colaborar em muitos projetos. Se um downsizing significativo ou uma expansão agressiva está no horizonte, considere esses planos em suas adjacências e uso do espaço físico agora.
Desenvolva vários planos
Em seguida, o trabalho divertido começa aplicando toda essa pesquisa em um primeiro rascunho de planta baixa. O planejamento do espaço deve acontecer de forma bastante natural porque as prioridades foram definidas. Provavelmente, também existem algumas restrições naturais, como a metragem quadrada disponível para trabalhar.
Você ou seu designer devem apresentar pelo menos dois planos: Plano A e Plano B. Quanto mais dramático e diferente, melhor, pois você vai querer mostrar os extremos e as possibilidades.
No final, você provavelmente terminará com um terceiro plano finalizado que combina os melhores elementos dos planos originais.
Apresentando os planos
Depois de definir um plano finalizado, é hora de compartilhar a visão do seu novo escritório. Por respeito, recomendo compartilhar os planos com outros membros de sua equipe executiva primeiro. Em seguida, apresente para o restante da equipe de gestão e outras pessoas que fizeram parte do processo até este estágio. Por fim, organize um almoço e aprenda ou outra reunião opcional para aqueles na empresa interessados em aprender sobre seu espaço reimaginado.
Embora o comparecimento às apresentações seja forte, não se preocupe se nem todos estiverem interessados. Muitas pessoas simplesmente querem saber que têm mesa, cadeira, computador e um lugar para pendurar o casaco e almoçar. Dada a variedade de personalidades em cada escritório, seus grandes planos podem ser recebidos com tudo, desde resistência a aplausos e vivas.
Definir uma linha do tempo
Uma pergunta inevitável durante as apresentações será em relação à linha do tempo. Quando começamos? Quanto tempo vai demorar? Quando isso será feito? É importante definir as expectativas em relação ao cronograma e ao gerenciamento de mudanças. Uma estrutura útil que usamos, e que você e sua equipe também podem, dividir o trabalho a ser concluído nos próximos 0-30 dias, 30-90, 90-180 ou 180-365.
Para reformas de escritórios menores, o trabalho provavelmente pode ser concluído no espaço de um trimestre fiscal. Para reformas maiores, espere que o projeto demore significativamente mais. A intenção deve ser que todo o trabalho seja concluído dentro de um ano.
Trabalhando o Plano
Sua filosofia de design irá guiá-lo. O tempo necessário para reunir cuidadosamente as informações de sua equipe fará com que você ganhe a paciência deles. A apresentação e a abertura para compartilhar sua visão darão à sua equipe confiança no plano e permitirão que você avance com seu apoio e entusiasmo.
Sobre o autor
David Ciccarelli é cofundador e CEO da Voices.com, o mercado online que conecta empresários com locução profissional. A combinação única de sua experiência em engenharia de áudio com conhecimento de negócios e desenvolvimento de produtos deu a David a liberdade criativa para perseguir sua paixão pela inovação.
O Young Entrepreneur Council (YEC) é uma organização apenas para convidados que inclui os jovens empreendedores mais promissores do mundo. Em parceria com o Citi, a YEC lançou recentemente o BusinessCollective, um programa de orientação virtual gratuito que ajuda milhões de empreendedores a iniciar e expandir negócios.