Saiba a diferença: Ordem de compra (PO), Guia de remessa e Fatura

Para varejistas e vendedores de comércio eletrônico, saber a diferença entre ordem de compra, guia de remessa e fatura é fundamental para operações eficientes.

Tudo começa com o processo de compra. Afinal, você não pode vender o que não tem!

Entre o pedido, o envio e o recebimento, há uma curva de aprendizado que os vendedores devem superar para obter sucesso. Divulgação completa: é mais fácil falar do que fazer.

No entanto, realizando pesquisas e algumas tentativas e erros à moda antiga, você pode se tornar um profissional rapidamente.

Os vendedores precisam aprender a comprar com eficiência e descobrir o que funciona para seus negócios. Este post deve ajudar a aliviar qualquer apreensão que você possa ter sobre o processo de compra, abordando os fundamentos de ordens de compra, faturas e guias de remessa.

O que é uma ordem de compra?

Uma ordem de compra (PO) é a solicitação de pedido enviada de um comprador para um vendedor. Este documento contém detalhes sobre o tipo e a quantidade de itens solicitados.

Ele também irá descrever os preços de compra que foram acordados e as condições de pagamento.

Os compradores usam ordens de compra para garantir que os produtos que chegam são de fato os produtos que eles pediram.

Desde a introdução de ordens de compra nas indústrias de varejo, o processo de compra tornou-se mais eficiente e permite um melhor rastreamento de estoque e pagamento.

Para enviar um pedido de compra, o comprador geralmente usa um sistema de software eletrônico que permite um melhor rastreamento e envio eletrônico aos fornecedores.

Os pedidos de compra fornecem os detalhes necessários que os vendedores e compradores usam para manter dados precisos sobre vendas ou compras anteriores.

A ordem de compra inclui:

• Um número de pedido
• Uma data de envio
• Endereço de Cobrança
• Endereço para envio
• Os itens solicitados, quantidades e preço
• Termos

Exemplo de ordem de compra:

Se você precisar de modelos de ordem de compra, aqui estão alguns lugares onde você pode encontrar modelos gratuitos para ordens de compra:

• Modelo de laboratório
• Folha inteligente
• Modelos legais

Nosso software de gerenciamento de inventário, SkuVault , pode gerar pedidos de compra automaticamente com base em níveis de reabastecimento predefinidos e inserir informações de contato do fornecedor diretamente nos modelos de pedido de compra. Isso pode economizar uma quantidade significativa de tempo.

Por que um pedido de compra é importante?

Depois que os compradores emitem um pedido de compra e ele é aceito pelo vendedor, ele se torna o documento que rege a venda.

O pedido de compra fornece uma promessa de pagamento, com base nos termos do contrato do comprador. Isso dá aos vendedores a confiança para fornecer as mercadorias.

Como parte de um contrato geral de venda, pode ser um contrato vinculativo entre as partes, mitigando o risco do vendedor e fornecendo algumas proteções legais se o comprador não pagar.

O número da ordem de compra é especialmente útil para rastreamento. Os vendedores podem usar POs para combinar remessas com compras usando os números das ordens de compra. Os POs também incluem as informações do comprador e do vendedor para facilitar a reconciliação entre todas as partes.

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O que é uma fatura?

Um vendedor prepara a fatura para o comprador depois que o comprador envia uma ordem de compra.

A fatura é um documento não negociável . Isso significa que o vendedor aceita os termos e concorda em fornecer os bens ou serviços solicitados, mas não está disposto a fazer alterações ou negociar os termos.

Precisa começar do começo? Consulte o nosso guia sobre como criar uma fatura .

Enquanto o pedido de compra é emitido pelo comprador, a fatura é originada pelo vendedor. Ele identifica compradores e vendedores e deve fazer referência ao pedido de compra.

Ele descreve – e quantifica – os itens que estão sendo vendidos, mostra a data de embarque, custos unitários e eventuais descontos aplicados, prazos de entrega e condições de pagamento. Também pode incluir informações sobre remessa e modo de transporte.

Exemplo de fatura:

Se você precisar de modelos de fatura, aqui estão alguns lugares onde você pode encontrar modelos gratuitos para faturas:

• Página inicial da fatura
• Fatura Simples
• gerador de fatura

Um modelo de fatura gratuito pode funcionar para operações muito pequenas que apenas ocasionalmente precisam criar faturas.

Se você deseja algo mais simplificado, pode gerar automaticamente faturas do SkuVault que podem fazer parte do rastreamento de estoque por meio do processo de coleta, embalagem e envio .

Faturas e pedidos de compra fornecem muitos dos mesmos detalhes. Isso faz sentido porque a fatura funciona como uma fatura para o pedido de solicitação de pagamento.

Como tal, é muito importante que ambos os documentos contenham as mesmas informações para que cada parte possa comparar as POs e as faturas com precisão.

Qual é a diferença entre um pedido de compra e uma fatura?

A principal diferença entre ordem de compra e fatura é a finalidade dos documentos e detalhes técnicos que estão no pedido de compra que não estão incluídos na fatura.

Para os vendedores, uma fatura serve como uma forma educada de pedir aos compradores o dinheiro que devem pelos produtos que entregaram. As faturas são um lembrete amigável de que as mercadorias entregues ainda não foram pagas. Como outros métodos de cobrança, as faturas às vezes permitem prorrogações de pagamentos.

As empresas geralmente usam notas fiscais apenas em transações B2B. A transação de mercadorias entre empresas é mais confiável do que as vendas B2C, portanto, os vendedores estão confiantes de que receberão pagamentos quando os compradores puderem fazê-los.

Como fornecedor de varejistas ou empresas de comércio eletrônico, as mercadorias são normalmente vendidas com uma margem de lucro pelo comprador. Isso cria um fluxo de caixa que dá aos vendedores originais mais confiança de que serão pagos.

Por que uma fatura é importante?

As faturas são importantes para os vendedores como uma forma de receber o pagamento em dia.

Ao combinar as faturas com os pedidos de compra, ele permite uma transação mais perfeita. Em essência, fecha o ciclo entre o pedido e a solicitação de pagamento.

As faturas também fornecem evidências de que os produtos ou serviços foram entregues. Isso mostra que o vendedor cumpriu os termos do contrato e estabelece o direito do vendedor ao pagamento . Se o comprador não pagar, ele fornece uma prova adicional de que o vendedor cumpriu o pedido.

Do ponto de vista contábil, uma fatura registra a transação como contas a receber até que todas as dívidas sejam pagas.

O que é uma guia de remessa?

Uma guia de remessa é um documento de remessa que vem com um pedido dentro da embalagem de remessa ou dentro de uma bolsa de remessa anexada à embalagem.

Às vezes chamado de conhecimento de embarque, lista de embalagem ou lista de remessa - uma guia de remessa detalha os detalhes do produto para que o destinatário possa garantir que os itens da remessa correspondam ao pedido.

Qual é a diferença entre uma guia de remessa e uma fatura?

Tanto as faturas quanto as guias de remessa são enviadas aos compradores pelos vendedores, mas servem a propósitos completamente diferentes. Todas as empresas usam faturas, mas nem todas as empresas usam guias de remessa.

Por exemplo, empresas de serviços não usam guias de remessa por um motivo muito óbvio: elas não vendem produtos. Em vez disso, eles apenas emitem faturas.

As guias de remessa só são necessárias se houver produtos sendo enviados e recebidos para venda.

Outra diferença entre uma fatura e uma guia de remessa é quem recebe os documentos.

Se for você quem está enviando esses documentos, é importante ter em mente quem deve recebê-los. A fatura deverá ser enviada ao responsável pelo pagamento.Pode ser o departamento de contabilidade, por exemplo.

A guia de remessa seria enviada ao departamento que recebe os itens para que eles possam registrar as mercadorias recebidas.Em alguns casos, pode ser a mesma pessoa, mas é mais provável que sejam áreas diferentes do negócio, especialmente em um depósito ou operação de grande escala.

No mundo real, houve muitos problemas com empresas iniciantes ou em novos relacionamentos quando guias de remessa e faturas foram enviadas para a pessoa errada.

Cada remessa deve incluir uma guia de remessa. Os detalhes nas guias de remessa serão personalizados com base no negócio e nas mercadorias vendidas.

O documento deve listar a data do pedido, os produtos incluídos no pedido e a quantidade de cada produto. Dependendo do negócio, o peso do produto também pode ser incluído. Detalhes como esses são importantes para muitos compradores que usam a guia de remessa como um guia ao desembalar seu pedido.

Exemplo de guia de remessa

Aqui está um exemplo de como seria uma guia de remessa típica e os detalhes que ela contém:

Se você precisar de modelos de guias de remessa, aqui estão alguns lugares onde você pode encontrar modelos gratuitos para guias de remessa:

• Arquivo de modelo
• Microsoft Office
• Berry da Fatura

Se você estiver fazendo um negócio de baixo volume, esses modelos gratuitos podem funcionar para você.

Para negócios mais robustos ou operações de depósito, convém gerar guias de remessa usando um sistema de gerenciamento de estoque , como o SkuVault , para automatizar listas de seleção que podem funcionar como guias de remessa ou usar omissões de embalagem geradas por seu software de remessa.

O SkuVault integra-se com todas as soluções de remessa populares , incluindo ShipStation, ReadyCloud, ShipRush, ShipWorks e Temando.

Por que a guia de remessa é importante?

As guias de remessa são importantes por vários motivos.

Para os vendedores, as guias de remessa fornecem uma contagem precisa dos itens que estão sendo enviados. Eles podem servir como uma verificação durante a fase de controle de qualidade do atendimento de pedidos para garantir que os itens e as quantidades certas estejam saindo pela porta.

Para os compradores, as guias de remessa funcionam da mesma maneira para garantir que as mercadorias recebidas correspondam ao que dizem as guias de remessa.

Detectar quaisquer discrepâncias antes que elas saiam das instalações do vendedor é importante.

Ao identificar claramente o conteúdo do pacote, a pessoa que o recebe pode verificar os itens na lista. O melhor momento para os compradores detectarem qualquer problema com os pedidos recebidos é quando eles chegam.

Embora as faturas devam ser mantidas por compradores e vendedores para registro, uma vez que as mercadorias tenham sido recebidas e verificadas, as guias de remessa não são mais necessárias.

Ordens de compra x guia de remessa x fatura – como funcionam

Pedidos de compra, faturas e guias de remessa servem a propósitos diferentes, mas funcionam juntos. Tanto os compradores quanto os vendedores ganham quando executam essas transações corretamente.

O vendedor lucra com o comprador e, por sua vez, o comprador lucra com seus clientes, que acabam comprando o produto. Graças aos pedidos de compra, faturas e guias de remessa, esse processo é executado de maneira suave e eficiente.

Um exemplo do mundo real

Vamos dar uma olhada em um exemplo do mundo real de como todo o processo de compra funciona do início ao fim e como esses documentos funcionam juntos:

1. Criação de ordem de compra: a empresa A está com pouco estoque de um de seus produtos mais vendidos.Eles precisam reordenar para manter as vendas fluindo. A empresa A cria um pedido de compra com a quantidade e requisitos específicos para o produto. Este pedido de compra é entregue ao fornecedor, Empresa B.
2. Pedido de compra recebido : A empresa B recebe o pedido de compra e confirma que é capaz de fornecer o produto com as especificações exigidas.
3. Pedido enviado : a empresa B envia os produtos ao comprador e inclui uma guia de remessa.Eles também enviam uma fatura solicitando o pagamento das mercadorias entregues.
4. Pedido recebido : a empresa A usa a guia de remessa para garantir que o pedido esteja correto e cruza as referências da ordem de compra, da guia de remessa e da fatura para garantir que todos estejam de acordo.Depois que tudo estiver em ordem, a fatura é processada para pagamento.
5. Pedido registrado : Depois de aceitar as mercadorias em estoque, a Empresa A inserirá essas informações em seu sistema de gerenciamento de estoque para manter os registros precisos.

A empresa A é compradora neste cenário, mas também pode se tornar vendedora. Quando um consumidor posteriormente comprar um produto da Empresa A, esta empresa criará sua própria guia de remessa para enviar com o(s) produto(s).

Antes do envio, a Empresa A confirmará que está enviando o(s) item(ns) correto(s) comparando a guia de remessa com o pedido de compra. Esta etapa por si só evita qualquer possibilidade de a transação resultar em um envio incorreto.

A empresa A então envia ao cliente seu produto junto com uma guia de remessa. Assim que o cliente receber o produto, ele usará a guia de remessa para confirmar sua compra.

Todo esse processo de compra e venda pode ser feito manualmente usando planilhas ou documentos do Word, mas é sujeito a erros e difícil de rastrear.

Usando o software de gerenciamento de estoque e armazém da SkuVault, você pode gerenciar de forma mais confiável todo o processo, do início ao fim . Você pode economizar tempo automatizando processos e garantindo contagens de estoque precisas durante todo o processo de compra e venda.

Perguntas comuns sobre ordens de compra, guias de remessa e faturas

Aqui estão algumas das perguntas mais comuns sobre ordens de compra, guias de remessa e faturas.

Existem diferentes tipos de ordens de compra?

Sim. Os fornecedores aceitarão pedidos de compra padrão, como os gerados pelo SkuVault, mas pode haver momentos em que você queira usar diferentes POs para fins específicos, como:

• Contrato : As ordens de compra do contrato são para um período especificado.Você pode, por exemplo, ter um pedido de compra para um fornecedor válido por um ano. Detalhes de pedidos específicos e prazos podem variar.
• Cobertura : Às vezes, as ordens de compra gerais são usadas para solicitar itens específicos sem um cronograma de entrega ou para estabelecer uma “conta aberta” para reordenar em um cronograma regular ou irregular, conforme necessário.
• Planejado : ordens de compra planejadas são usadas quando os itens, quantidades e preços são conhecidos, mas as datas de entrega são imprevisíveis.

Qual é a diferença entre uma fatura e uma fatura?

Embora as pessoas tendam a usar “fatura” e “fatura” de forma intercambiável, eles têm significados diferentes.

Uma conta é uma lista simplificada e geralmente exige pagamento imediato – como o que você recebe depois de comer em um restaurante. Uma fatura é um detalhamento mais detalhado das mercadorias ou serviços que você solicitou e especifica as condições e obrigações de pagamento.

Qual é a diferença entre uma fatura de venda e um recibo?

Uma fatura é uma solicitação de pagamento. Um recibo é a prova de que o pagamento foi feito.

O que é uma declaração?

Uma fatura é emitida como uma solicitação de pagamento com base em remessas específicas ou mercadorias entregues.

Um extrato é emitido como um resumo de todas as cobranças pendentes como parte do processo de cobrança.

Normalmente, as faturas são enviadas quando as mercadorias são enviadas ou entregues. Os extratos geralmente são enviados mensalmente como um lembrete de todas as faturas não pagas e atividades da conta.

Qual é a diferença entre uma guia de remessa e um conhecimento de embarque?

Um conhecimento de embarque (BOL) é um documento que transfere a propriedade de itens de vendedores para compradores. Um BOL é um documento legal que serve como confirmação de que uma remessa de frete foi entregue.

Uma guia de remessa mostra as mercadorias reais sendo entregues na remessa.

O que é um pedido de compra aberto?

Um pedido de compra aberto é um tipo de contrato de longo prazo entre um comprador e um fornecedor, no qual o comprador concorda em comprar uma certa quantidade de produtos ou serviços do fornecedor durante um período especificado.

Esse tipo de acordo pode ser benéfico para ambas as partes, pois agiliza o processo de aquisição e fornece ao fornecedor um fluxo estável e previsível de pedidos.

Conclusão

Ao administrar uma empresa ou armazém, é muito importante conhecer as diferenças e funções que esses documentos desempenham no processo de compra.

Comprar para uma empresa pode ser um processo estressante para alguns. Aprender como fazer e receber pedidos corretamente pode ser complicado, especialmente se você nunca fez isso antes.

No entanto, é algo que você simplesmente deve aprender a fazer corretamente e, depois de pegar o jeito, a compra pode ser um processo tranquilo e contínuo.

Lembre-se desses princípios básicos e assuma o controle do seu negócio.