Gestão financeira digital e contabilidade online | Digitalizando seu negócio #5

A gestão financeira digital e a contabilidade online tornaram-se cada vez mais populares nos negócios. Segundo relatório da Sage (2020), 67% das pequenas e médias empresas já utilizam essas soluções. Vamos ver mais de perto por que vale a pena implementar a gestão financeira digital e como a contabilidade online pode beneficiar sua empresa. Continue a ler para saber mais.

Gestão financeira digital e contabilidade online – sumário:

1. Introdução
2. Uma revisão das ferramentas e softwares disponíveis
3. Principais aspectos da implementação de serviços financeiros digitais
4. Segurança de dados e ameaças na contabilidade online
5. O futuro da gestão financeira digital e da contabilidade online
6. Resumo

Introdução

A automatização de processos contábeis, como emissão de notas fiscais ou liquidação de tributos, pode aumentar significativamente a eficiência de sua empresa . Por exemplo, pode reduzir o tempo necessário para emitir faturas em 73%. Além disso, a integração de sistemas de contabilidade online com outros dispositivos utilizados em uma empresa, como software de CRM, sistemas de gerenciamento de projetos, sistemas de gerenciamento de pagamentos e HRMS, permite que você centralize seus dados e controle suas finanças com mais facilidade. Além disso, a capacidade de realizar pagamentos online agiliza o processo de gerenciamento de caixa e a colaboração com fornecedores e clientes.

Uma revisão das ferramentas e softwares disponíveis

O software de contabilidade oferece muitos recursos. Antes de escolher um software específico, é uma boa ideia verificar se ele é certificado. Ele garante que a ferramenta esteja em conformidade com os regulamentos do país onde você faz negócios e é segura para o empresário. Para incorporar a contabilidade online ao seu negócio, é essencial escolher o provedor certo. Algumas das ferramentas mais populares incluem:

1. Xero – uma ferramenta fácil de usar que permite emitir faturas rapidamente e integrar com vários sistemas de pagamento. Infelizmente, seu preço pode ser bastante alto para pequenas empresas, especialmente se quiserem usar recursos extras.
2. QuickBooks – fornece uma ampla variedade de funções, como gerenciamento de estoque e controle de tempo, o que o torna uma solução versátil para diversos setores. Sua maior desvantagem, no entanto, é a interface do programa, que pode ser problemática para quem não tem experiência em contabilidade.
3. Wave – oferece acesso gratuito para lidar com funções básicas de contabilidade, como faturamento e rastreamento de despesas. No entanto, possui menos recursos do que outras ferramentas pagas, o que pode limitar sua utilidade para empresas mais exigentes.
4. Firmbee – esta ferramenta gratuita permite que você faça muitas tarefas demoradas de forma automatizada e significativamente simplificada. Ele oferece recursos como:
• controle de custos de funcionários – permite monitorar despesas de pessoal, aplicar taxas individuais de funcionários e gerar custos com base no tempo registrado.
• pagamentos parciais – permitem que os clientes façam pagamentos parcelados, mantendo o controle sobre quanto ainda falta pagar.
• faturas personalizadas – possibilitam a utilização do Sistema de Gestão Financeira para a criação de diversas faturas com moedas e alíquotas não padronizadas.

O software também oferece fácil migração de dados dos sistemas contábeis existentes e suporte para diferentes tipos de negócios. O cadastro na plataforma é simples e rápido, e a interface intuitiva facilita o uso, mesmo para empreendedores iniciantes.

Principais aspectos da implementação de serviços financeiros digitais

O processo de implementação da contabilidade online pode ser exigente. No entanto, ao mesmo tempo, traz enormes benefícios. No entanto, vale lembrar alguns aspectos importantes que podem ajudar na sua implementação. Em primeiro lugar, é aconselhável contratar um contador experiente para apoiar a implementação e fornecer consultoria em todas as etapas.

Outro aspecto importante é escolher o momento certo para introduzir mudanças. Por exemplo, será muito mais fácil no início do ano fiscal do que no meio do ano. Isso ajudará você a evitar problemas com a transferência de dados entre sistemas.

Segurança de dados e ameaças na contabilidade online

Além das inúmeras vantagens da contabilidade online, também existem vários riscos associados à segurança dos dados. Os empreendedores devem estar cientes dos problemas potenciais e tomar as medidas adequadas para minimizar os riscos:

• Perda de dados – você precisa se lembrar de fazer backup de seus dados financeiros regularmente para evitar a perda de informações devido a falhas do sistema, erros do operador ou ataques de hackers. É uma boa ideia escolher um software que crie backups automaticamente em servidores seguros.
• Criptografia de dados – vale a pena escolher um software que utilize técnicas avançadas de criptografia para proteger as informações de acessos não autorizados.
• Educação e treinamento – a segurança dos dados financeiros armazenados e processados ​​digitalmente é ameaçada não apenas por falhas de hardware e software, mas também pelo uso inepto da contabilidade online. Portanto, os funcionários com acesso a software de contabilidade online devem estar cientes dos riscos de segurança cibernética. A formação regular e atualização dos seus conhecimentos sobre o assunto é uma parte importante de uma estratégia de gestão de risco.

O futuro da gestão financeira digital e da contabilidade online

O futuro da contabilidade online parece ser muito promissor. O desenvolvimento de tecnologias, como inteligência artificial e aprendizado de máquina, possibilita a automatização de processos. Criar um fluxo de trabalho automatizado em uma empresa está se tornando mais fácil graças a ferramentas como Zapier ou Make.com . Eles podem ser usados ​​para construir processos personalizados, facilitando o manuseio de operações financeiras complexas e o gerenciamento financeiro. Com o desenvolvimento da IA ​​e o declínio da popularidade dos pagamentos em dinheiro, podemos esperar um crescimento exponencial de ferramentas e softwares modernos nos próximos anos, o que permitirá um controle ainda melhor das finanças da empresa.

Resumo

A contabilidade online está se tornando uma solução cada vez mais popular para o gerenciamento das finanças empresariais. Apesar de seus vários benefícios, também existem muitos riscos associados à segurança de dados. Para aproveitar ao máximo as vantagens da contabilidade online, vale a pena escolher o software certo , proteger o sistema contra ameaças cibernéticas e treinar regularmente os funcionários. O futuro deste campo parece muito promissor, o que pode levar a uma maior evolução e inovação.

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Autor: Andy Nichols

Um solucionador de problemas com 5 graus diferentes e reservas infinitas de motivação. Isso faz dele um empresário e gerente perfeito. Na procura de colaboradores e parceiros, a abertura e a curiosidade do mundo são qualidades que mais valoriza.

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