O guia fácil para resolver problemas com o método Six Sigma DMAIC

A metodologia mais utilizada no Six Sigma é o processo DMAIC. Muitos o utilizam para resolver problemas e identificar e corrigir erros nos processos de negócios e manufatura.

Neste post, veremos como usar o processo DMAIC para resolver problemas. Você também encontrará modelos úteis e editáveis ​​que podem ser usados ​​imediatamente ao implementar a solução de problemas DMAIC em sua organização.

Quais são os 5 passos para o Seis Sigma?

DMAIC é um método orientado a dados usado para melhorar sistematicamente o processo. A abordagem visa aumentar a qualidade de um produto ou serviço, concentrando-se na otimização do processo que produz a saída. Dessa forma, a DMAIC busca oferecer soluções permanentes no que diz respeito à melhoria de processos.

DMAIC é um acrônimo que significa Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar.

Modelo DMAIC (Clique no modelo para editar online)

Processo DMAIC e solução de problemas

A seguir, listamos as 5 fases do processo DMAIC, juntamente com as etapas que você precisa seguir ao usá-lo para resolver problemas. Diferentes ferramentas para cada fase são fornecidas com modelos editáveis.

Etapa 1: definir o problema

Portanto, há um problema que afeta os processos do seu cliente ou da sua empresa. Nesta primeira etapa do método de solução de problemas DMAIC, você precisa se concentrar em qual é o problema e como ele o afetou como empresa.

Existem alguns passos que você precisa seguir nesta fase.

• Crie uma declaração do problema que deve incluir uma definição do problema em termos quantificáveis ​​e a gravidade do problema.

• Certifique-se de que os recursos necessários, como um líder de equipe e membros competentes, fundos, etc., estejam disponíveis.

• Desenvolva uma declaração de meta com base em sua declaração de problema. Deve ser uma meta mensurável e com prazo para ser alcançada.

• Crie um diagrama SIPOC que fornecerá à equipe uma visão geral de alto nível do processo (junto com suas entradas, saídas, fornecedores e clientes) que está sendo analisado. Você também pode usar um mapa de fluxo de valor para fazer o mesmo trabalho.

Diagrama SIPOC para DMAIC (Clique no modelo para editá-lo online)

• Tente entender o processo com mais detalhes criando um mapa de processo que descreva todas as etapas do processo. Envolva os donos do processo ao identificar as etapas do processo e desenvolver o mapa. Você pode adicionar raias para representar diferentes departamentos e atores responsáveis.

Fluxograma para solução de problemas DMAIC (Clique no modelo para editar online)

Etapa 2: medir o problema

Nesta etapa, você deve medir a extensão do problema. Para fazer isso, você precisa examinar o processo em seu estado atual para ver como ele funciona. O mapa de processo detalhado que você criou na fase 'Definir' pode ajudá-lo com isso.

As medições de linha de base que você precisará analisar nesta fase são a duração do processo, o número de defeitos, custos e outras métricas relevantes.

Essas medições de linha de base serão usadas como os padrões contra os quais a equipe medirá seu sucesso na fase de 'Melhoria'.

Etapa 3: analisar o problema

A fase de análise do processo DMAIC trata da identificação da causa raiz que está causando o problema.

• Consultando os mapas de processo e/mapas de fluxo de valor que você criou, analise ainda mais o processo para identificar as áreas problemáticas.

Fluxograma de processo para DMAIC (Clique no modelo para editar online)

• Visualize os dados que você coletou (tanto na fase 'Medir' quanto na fase de análise) para identificar sinais de problemas nos processos.

• Use gráficos de Pareto, histogramas, gráficos de execução etc. para representar dados numéricos. Estude-os com líderes de equipe e donos de processos para identificar padrões.

Gráfico de Pareto para DMAIC (Clique no modelo para editar online)

• Com os resultados de sua análise de processo e sua análise de dados, comece a fazer um brainstorming das causas-raiz do problema. Use um diagrama de causa e efeito/diagrama de espinha de peixe para capturar o conhecimento dos participantes do processo durante a sessão.

Diagrama de causa e efeito para DMAIC (Clique no diagrama para editá-lo online)

• Usando um diagrama de 5 porquês, reduza suas descobertas às últimas causas do problema em seu processo.

5 Whys for DMAIC (Clique no diagrama para editá-lo online)

Etapa 4: melhorar (resolver o problema)

Nesta fase, o foco está na mitigação da causa raiz identificada e no brainstorming e implementação de soluções. A equipe também coletará dados para medir sua melhoria em relação aos dados coletados durante a fase de 'Medição'.

• Você pode gerar várias soluções eficazes para a causa raiz, mas implementá-las todas não seria prático. Portanto, você terá que selecionar as soluções mais práticas.

Para fazer isso, você pode usar uma matriz de esforço de impacto. Ele o ajudará a determinar qual solução tem o melhor impacto e o menor esforço/custo.

Matriz de Esforço de Impacto para DMAIC (Clique no modelo para editá-lo online)

• Com base em diferentes soluções, você deve desenvolver novos mapas que reflitam o status do processo após a aplicação da solução. Este mapa é conhecido como mapa do futuro ou mapa do estado futuro. Ele fornecerá orientação para a equipe à medida que implementam as mudanças.

• Explorar as diferentes soluções utilizando o ciclo PDCA e selecionar a melhor a implementar. O ciclo permite estudar sistematicamente as soluções possíveis, avaliar os resultados e selecionar as que têm maior chance de sucesso.

Exemplo de Ciclo PDCA (Clique no modelo para editá-lo online)

Passo 5: Controle (Sustentar as Melhorias)

Na fase final do método DMAIC, o foco recai na manutenção das melhorias obtidas com a implementação das soluções. Aqui você deve continuar a medir o sucesso e criar um plano para monitorar as melhorias (um plano de monitoramento).

Você também deve criar um plano de resposta que inclua as etapas a serem seguidas se houver uma queda no desempenho do processo. Com novos mapas de processos e outras documentações, você deve continuar documentando os processos aprimorados.

Entregue esses documentos junto com o plano de monitoramento e o plano de resposta aos proprietários do processo para referência.

Quais são seus pensamentos sobre o método de solução de problemas DMAIC?

Aqui nós cobrimos as 5 fases do Six Sigma DMAIC e as ferramentas que você pode usar em cada estágio. Você pode usá-los para identificar áreas problemáticas em seus processos organizacionais, gerar soluções práticas e implementá-las de forma eficaz.

Você já utilizou o processo DMAIC para melhorar processos e resolver problemas em sua organização? Compartilhe sua experiência com a ferramenta conosco na seção de comentários abaixo.

Além disso, confira nosso post sobre Metodologias de Melhoria de Processos para conhecer mais ferramentas Six Sigma e Lean para otimizar seus processos.