Como melhorar a comunicação da equipe com colaboração visual

Uma coisa que todas as equipes de alto desempenho têm em comum é a comunicação eficaz.

A comunicação eficaz da equipe é fundamental para manter a produtividade, evitar conflitos, construir confiança e, finalmente, atingir as metas organizacionais em tempo hábil.

Uma equipe que não se comunica efetivamente entre si prepara o terreno para o caos, estresse, atrasos e conflitos indesejados.

O que nos leva à próxima pergunta. Como melhorar a comunicação da equipe? As estratégias de comunicação da equipe são muitas, mas não vamos focar em nenhuma delas hoje. Em vez disso, falaremos sobre colaboração visual e como ela pode ajudá-lo a se comunicar melhor com sua equipe, sejam eles locais, remotos ou uma mistura dos dois.

Você pode coçar a cabeça no início, mas tenha paciência conosco. Ao final desta postagem no blog, você concordará com a cabeça.

Vamos cavar.

O que é Colaboração Visual

A colaboração visual envolve trabalhar em conjunto usando meios visuais, como uma tela ou quadro branco, videoconferência, diagramação, símbolos, imagens, esboços, etc.

Ele é aproveitado por equipes localizadas e remotas para várias finalidades, incluindo gerenciamento de reuniões, planejamento de projetos, prototipagem, brainstorming, design thinking e planejamento de sprint.

Por que colaboração visual

Falar uns com os outros parece bastante fácil, mas os projetos falham, os erros acontecem e as pessoas ficam para trás e muitas vezes ficam confusas - tudo por causa da comunicação ineficaz.

Com muitas equipes mudando para o trabalho remoto, onde as equipes escrevem principalmente para se comunicar do que para falar, os desafios de comunicação se multiplicaram.

Uma solução eficaz para superar esses desafios comuns é o uso de recursos visuais em seu material de comunicação e durante a colaboração. Em vez de simplesmente comunicar uns com os outros usando palavras (em formato falado ou escrito), anexe recursos visuais para elaborá-lo mais.

Foi comprovado que o uso de recursos visuais melhora a compreensão e ajuda a processar informações de maneira melhor e mais rápida. Pesquisas mostram que humanos podem processar imagens 60.000 vezes mais rápido que texto e que tendem a lembrar 80% do que veem, enquanto apenas 20% do que leem e 10% do que ouvem. É por isso que acompanhar sua mensagem com um visual deixará menos espaço para confusão e conduzirá a mensagem mais rapidamente.

Por exemplo, se você quiser explicar como um processo funciona, use um fluxograma para facilitar a compreensão do destinatário.

Exemplo de colaboração visual

Vamos tentar entender como a colaboração visual pode ajudar a melhorar a comunicação com um exemplo.

Brainstorming em grupo. Essa técnica criativa é ótima para reunir soluções para um problema ou gerar ideias novas e inovadoras para projetos, com sua equipe.

Uma das barreiras para uma sessão de brainstorming eficaz é manter o ritmo e permitir que todos contribuam igualmente. Além disso, quando muitas ideias são jogadas pela sala ao mesmo tempo, algumas podem nunca chegar à lista final.

Solução; brainstorming usando um mapa mental, uma ferramenta visual para capturar ideias e organizá-las. Se você usar uma tela online que possa dar a todos (mesmo aqueles que estão ingressando remotamente) acesso ao mesmo espaço para colaborar em torno do mapa mental, todos os indivíduos podem contribuir igualmente para construí-lo à medida que adicionam suas ideias. Eles também podem usar imagens ou símbolos em vez de palavras. A melhor parte é que ninguém necessariamente precisa falar; todas as idéias serão comunicadas e registradas no entanto.

O mapa mental final definirá claramente todas as ideias e subidéias, como elas estão relacionadas entre si e como elas ajudam a resolver o problema em questão. Você também pode compartilhar a tela com suas partes interessadas quando for a hora de obter suas opiniões.

Espaço de trabalho visual on-line

A maioria das equipes está trabalhando remotamente hoje em dia, ou pelo menos tem alguns membros que o fazem. Para permitir que todos participem igualmente na colaboração e na comunicação visual de ideias, você precisa de um espaço de trabalho online que suporte edição síncrona, videoconferência, comentários, rastreamento do mouse em tempo real e visualizações de alterações.

É aqui que uma ferramenta como o Creately pode ajudar. Ele fornece uma tela on-line infinita que as equipes podem usar para se comunicar e colaborar em torno de seus planos, projetos, estratégias e ideias. Ele oferece recursos de colaboração em tempo real que permitem que as equipes trabalhem juntas como se estivessem na mesma sala.

Métodos de colaboração visual para comunicação eficaz da equipe

Agora que você está pronto para pensar, trabalhar e se comunicar visualmente, é hora de considerar por onde começar. Com uma tela infinita, há infinitas possibilidades, também confusão por onde começar. Para ajudá-lo a reduzi-lo e gerar os melhores resultados, listamos abaixo alguns métodos junto com modelos.

Planejamento estratégico

O planejamento estratégico exige que você avalie onde está e onde deseja estar e estabeleça a direção do seu negócio de acordo. Sem dúvida, o processo consiste em muita comunicação entre os membros da equipe e as partes interessadas.

Ao trazer tudo e todos para uma tela, você pode evitar muita confusão que geralmente vem com comunicação não visual e métodos de colaboração, como tópicos de e-mail, chamadas em conferência intermináveis, tópicos de bate-papo etc.

Mapeamento da jornada do cliente

O mapeamento da jornada do cliente envolve delinear e analisar a jornada do seu cliente à medida que ele interage com sua marca. Ele revela ações, emoções, pontos problemáticos e expectativas do cliente ao longo de sua jornada.

Você pode simplificar efetivamente a comunicação em torno desse processo colaborando visualmente com sua equipe.

Executando reuniões

As reuniões envolvem muitas discussões e, para tornar algo produtivo de tudo o que é comunicado, você precisa organizar e registrar adequadamente as ideias compartilhadas, priorizá-las e criar planos de ação.

Essa tela é criada em torno de componentes básicos em uma reunião, como brainstorming, priorização de ideias, planejamento de ações, etc. Edite ou adicione outros elementos à tela conforme necessário para executar sua reunião com eficiência.

Confira nosso guia para realizar reuniões eficazes para saber mais.

Planejamento de Sprint

O planejamento do Sprint também envolve muitas discussões destinadas a definir o que pode ser feito durante o Sprint e como o trabalho escolhido será feito. Ao reunir todos esses elementos em uma tela, você pode vê-los lado a lado e obter uma visão geral rápida de tudo.

Pronto para experimentar a colaboração visual para uma comunicação eficaz em equipe?

Uma imagem vale mais que mil palavras. Em vez de falar mil palavras para explicar ideias únicas em sua cabeça, você pode convertê-las em algo visual e tangível com um simples diagrama ou esboço, para ajudar os outros a entendê-las melhor e mais rapidamente.

Você pode simplesmente alcançar uma comunicação eficaz da equipe incorporando uma tela em suas reuniões diárias, onde os participantes podem compartilhar e construir suas ideias de forma visual (ou seja, fluxograma, mapa mental, infográfico, etc.) para explicá-las melhor aos outros.

Tem alguma dica para melhorar a comunicação da equipe? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo.