8 dicas de gerenciamento de e-mail para manter sua caixa de entrada limpa

Você sente que manter sua caixa de entrada de e-mail limpa é uma batalha perdida? Para te ajudar, a estrategista de marketing de conteúdo Zoe Devitto compartilha algumas dicas de gerenciamento de e-mail abaixo.

No mundo de hoje, aparentemente todos e seus papagaios têm uma conta de e-mail.

Talvez você até tenha vários endereços de e-mail para diferentes propósitos (culpado aqui). Mas, independentemente de quantas contas de e-mail eu criei, tenho orgulho de dizer que minha caixa de entrada está sempre limpa e organizada.

Mas nem sempre foi assim (oh, não!).

Eu também estive lá. Aquele lugar escuro quando você perde o controle de todas as assinaturas que você assinou em troca daquele brinde irresistível. Ou quando os funis de e-mail tentam convencê-lo a comprar aquele item que você abandonou dentro do seu carrinho de compras.

Talvez até aquela mensagem importante ocasional de um cliente que se perde entre a bonança ( no bueno ).

Dicas de gerenciamento de e-mail: como organizar sua caixa de entrada

Mas esses dias demorados ficaram para trás. Aprendi dicas de gerenciamento de e-mail que mantêm regularmente minha caixa de entrada limpa com o mínimo de esforço da minha parte.

Eu gosto de chamar isso de 'Método Inbox Zero'. Um sistema onde organizo emails em arquivos para não perder tempo. Dessa forma, posso responder a e-mails relevantes enquanto me livro do lixo visual.

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Sua caixa de entrada está sobrecarregada? Eu tenho algumas boas dicas de gerenciamento de e-mail e estou compartilhando-as abaixo.

Vamos começar.

#1. Crie contas de e-mail separadas para fins específicos

Com muitos excelentes provedores de e-mail gratuitos disponíveis, é raro encontrar alguém hoje em dia com uma única conta de e-mail.

Ter várias contas (ou seja, uma para e-mails de trabalho, outra para e-mails pessoais e uma terceira conta para serviços online, como download de brindes) facilita a organização de e-mails.

Conta de e-mail de trabalho

Proteja esta conta de e-mails desnecessários a todo custo. Isso significa não compartilhá-lo com amigos e familiares. Nunca assine newsletters com esta conta de e-mail.

Conta de e-mail da família e amigos

Uma conta de e-mail especial criada apenas para seus melhores amigos e familiares próximos. Você também pode usá-lo para emergências pessoais e formulários de contato.

Conta de e-mail social

Esta será a sua conta de e-mail mais flexível – e provavelmente aquela com o maior número de e-mails não abertos.

Se você usa provedores de e-mail diferentes para cada conta, ter um cliente de e-mail pode ser útil. Os clientes de e-mail são aplicativos baseados na Web ou de desktop que permitem gerenciar mensagens de e-mail de diferentes provedores de serviços de e-mail.

#2. Separe seus e-mails em zonas

A maioria dos provedores de serviços de e-mail, como Outlook e Gmail, permite definir recursos que separam os e-mails em categorias de acordo com a prioridade e a urgência.

Estrelas e bandeiras

Você pode fazer isso configurando recursos como estrelas e o ícone de bandeira, que permite diferenciar os e-mails recebidos com base em critérios específicos (ou seja, urgência baixa, média ou alta).

Mantenha sua conta organizada para que seus e-mails com estrela sempre apareçam no topo e não se percam no caos.

Mas os usuários tomem cuidado! Não se deixe levar por sinalizar e estrelar seus e-mails. Quando a maior parte de sua correspondência é categorizada, pode ser difícil determinar quais são importantes.

Etiquetas e pastas

Ao organizar sua conta, seu objetivo deve ser ter uma caixa de entrada limpa, portanto, tente excluir o maior número possível de mensagens. A chave aqui é fazer isso com frequência para evitar um efeito de bola de neve onde você perde o controle.

Mas e os que você não pode excluir imediatamente? A solução é bastante simples: aprenda a organizar facilmente seu e-mail usando arquivos e marcadores.

Os arquivos funcionam como gavetas. Você armazena seus e-mails para que eles não causem poluição visual. E você continua criando vários arquivos e dedicando cada um a e-mails específicos.

As categorias podem ser:

• e-mails relacionados ao trabalho
• notificações de mídia social
• ou e-mails de amigos e familiares.

Sua caixa de entrada deve ser a pasta principal com todas essas categorias diferentes.

Dica bônus: sua caixa de entrada está inundada por centenas, talvez até milhares, de e-mails de spam?

Eu tenho uma solução que não requer a criação de outra conta de e-mail.

Crie um arquivo e rotule-o como 'Arquivado'. Em seguida, selecione todas as mensagens em sua caixa de entrada e mova-as para este arquivo. Dessa forma, sua caixa de entrada ficará limpa e você não perderá nem perderá nenhum de seus e-mails anteriores.

Da mesma forma, os rótulos são semelhantes às pastas. Ao selecionar um termo, você verá todos os e-mails com esse marcador. Mas os marcadores diferem dos arquivos porque são usados ​​para atribuir uma categoria aos e-mails da caixa de entrada, sem movê-los para um arquivo específico.

Dessa forma, uma única mensagem pode ter vários rótulos, mas estar presente em apenas um arquivo. É uma forma de encontrar rapidamente suas mensagens quando você precisar delas usando palavras-chave atribuídas que correspondem ao seu conteúdo.

#3. Cancelar a inscrição em listas de e-mail que você não precisa

Isso pode parecer um acéfalo, mas surpreendentemente, muitas pessoas continuam excluindo e-mails promocionais regularmente, mas nunca saem de tais boletins.

Por que fazemos isto a nós mesmos?

Certifique-se de cancelar a inscrição em listas de discussão e e-mails promocionais que você nunca abre. Além disso, cancele a inscrição de qualquer alerta de mídia social que você não precise.

Como alternativa, você pode usar uma conta de e-mail separada para e-mails promocionais para manter seus e-mails importantes em sua conta principal.

Assinaturas indesejadas são o seu não. 1 inimigo quando você está tentando alcançar o Inbox Zero. De boletins informativos a anúncios, essas mensagens podem facilmente sobrecarregar sua caixa de entrada e dificultar a identificação de mensagens importantes.

Ao procurar em sua caixa de entrada social / em massa por algo para ler, não passe apenas pelas coisas desinteressantes. Tire-os do purgatório do e-mail e exclua-os da sua vida para sempre.

Compreensivelmente, cancelar a inscrição em listas de e-mail também pode ser demorado, então lembre-se de que prevenir é melhor do que remediar. Não assine a menos que você saiba que deseja em sua caixa de entrada.

Agende um período maior de tempo uma vez por semana para fazer uma limpeza mais profunda na organização da caixa de entrada, como criar e usar arquivos e rótulos.

#4. Usar grupos ou listas de distribuição

Você recebeu uma cópia em uma conversa sobre a qual não precisa ser atualizado? Ou você se viu preso em um tópico de resposta a todos os e-mails? Bem, assim como nas mensagens de texto móveis em bate-papos em grupo, você tem a opção de silenciar esse tópico.

Para fazer isso no Google e no Outlook, abra qualquer mensagem no tópico, clique nos três pontos na parte superior da tela (acima da linha de assunto). Selecione “Silenciar” nas opções suspensas (no Gmail) ou “Ignorar” (se estiver usando o Outlook).

Dependendo do seu estilo de vida, você também pode ser inundado com e-mails de eventos (e infinitas respostas em grupo) para datas de brincadeiras, reuniões de trabalho e eventos sociais. Use o Google Agenda para acompanhar todos os seus eventos e excluir e-mails de convite para eventos assim que os vir em sua agenda.

#5. Use a matriz de Eisenhower

Muitos profissionais desperdiçam tanta energia e tempo tentando decidir qual tarefa enfrentar primeiro. E quando você tem muito trabalho, priorizar o que fazer (e em que ordem) é imensamente útil.

Mas quando sua lista de tarefas parece mais longa do que o tapete do Grammy, como você pode decidir qual tarefa priorizar? Além de contar com sua ferramenta usual de gerenciamento de tarefas, há mais um truque que você pode tirar da manga.

Entre na Matriz de Eisenhower. Um sistema que permite entender rapidamente quais tarefas e decisões devem ser abordadas primeiro. É uma ferramenta simples de tomada de decisão que divide as tarefas em quatro caixas e prioriza quais tarefas você deve focar primeiro e quais você deve delegar ou excluir.

Então, quando você estiver em dúvida em relação a vários e-mails, pergunte a si mesmo:

• É importante?
• Ou é urgente?

Ironicamente, os humanos tendem a priorizar tarefas urgentes, mas a surpreendente capacidade de procrastinar as importantes. O objetivo da triagem de e-mail é identificar os e-mails que você sabe que são urgentes – não aqueles com as linhas de assunto mais dramáticas.

A Matriz de Eisenhower melhora a produtividade ensinando como priorizar melhor. Essa técnica ajuda você a aprender quais atividades valem o seu tempo e esforço e quais não valem. E em um mundo onde todos nós corremos para manter nossos horários, essa é uma habilidade inestimável.

Ao usar a Matriz Eisenhower, você pode separar seus e-mails em quatro categorias:

• Urgente e Importante (faça agora)
• Urgente e sem importância (delegado)
• Não urgente e importante (adiar)
• Não urgente e sem importância (excluir)

#6. Verifique seu e-mail logo pela manhã

Essa não é apenas uma dica importante de gerenciamento de e-mail, mas também o manterá mais produtivo, removendo as distrações. Como os e-mails podem chegar a qualquer hora do dia, é fácil ficar tentado a verificá-los – mesmo quando você está no meio de alguma coisa.

Verificar meu e-mail assim que acordo me ajuda a me preparar para o meu dia. Posso ter certeza de que não há emergências com as quais preciso lidar – ou planejá-las no meu dia, se houver. Além disso, posso acompanhar o trabalho que meus colegas fizeram durante a noite. Particularmente útil ao trabalhar em uma equipe remota com colegas de todo o mundo.

Geralmente, não respondo a nenhum e-mail logo de manhã, mas verificar minha caixa de entrada me ajuda a me preparar para o dia seguinte.

Ao fazer uma de suas verificações regulares da caixa de entrada, lide apenas com os e-mails que você pode processar rapidamente. Se um e-mail precisar de uma resposta rápida, abra-o e responda-o à medida que você lê suas mensagens. Mas se um e-mail recebido precisar de mais tempo para responder, reserve algum tempo depois.

Uma boa maneira de continuar sobre isso é usar o recurso de soneca para receber o e-mail em um horário mais conveniente (sim, isso é uma coisa).

Agende também horários de verificação de e-mail durante o dia

Se você não precisa ficar atento a e-mails ou anúncios importantes, agende alguns períodos curtos durante o dia para verificar seu e-mail. Portanto, em vez de ler cada mensagem assim que a receber, reserve um tempo todos os dias para responder e-mails e limpar.

Você pode fazer isso de manhã, quando começar a trabalhar, para aliviar essa curiosidade assim que acordar. Então, antes e depois do almoço. E por último, no final do dia.

O segredo aqui é resistir à tentação. Portanto, sempre que você se encontrar no meio de uma tarefa querendo dar uma olhada casual no seu Gmail, diga a si mesmo para resistir ao desejo até o próximo horário dedicado a isso.

Fora isso, fique longe de sua caixa de correio.

#7. Use respostas automáticas quando necessário

O nome do Autoresponder diz tudo. São mensagens que são enviadas automaticamente para os assinantes com base em um horário definido ou em um rótulo de evento específico. E o uso correto de autoresponders pode ser uma estratégia poderosa para uma campanha de email marketing.

Então, digamos que você não se sinta à vontade para fechar uma janela de e-mail porque está preocupado que alguém possa entrar em contato com você com uma solicitação urgente e que o atraso na resposta possa afetar seus negócios.

A solução alternativa? Configure uma mensagem OOO (fora do escritório) ou de resposta automática que diga algo na linha de:

"Olá,

Obrigado por seu e-mail.

Estou fora do escritório de mm/dd a mm/dd e terei acesso limitado aos meus e-mails/não terei acesso aos meus e-mails.

Se for urgente, entre em contato com [NAME] em [EMAIL] ou [PHONE]. Farei o possível para responder prontamente ao seu e-mail quando retornar.

Atenciosamente,

[NOME]"

#8. Esvazie a lixeira

Pense na limpeza profunda de sua caixa de entrada como uma limpeza de primavera para sua vida digital. O objetivo aqui é revisar toda a sua estratégia de reorganização de e-mail e eliminar qualquer confusão na caixa de entrada que esteja causando perda de tempo.

E isso também significa sua lixeira eletrônica (algo que a maioria das pessoas ignora). Os e-mails que você recebe não são armazenados em seu computador ou telefone, mas são salvos remotamente na nuvem. Mesmo que pareça haver uma capacidade infinita de dados, se você ficar sem espaço no Gmail, é uma boa ideia esvaziar a pasta Lixeira da sua conta.

Além disso, não se esqueça de limpar suas mensagens arquivadas de tempos em tempos para liberar espaço de armazenamento. Você pode arquivar mensagens manualmente ou, alternativamente, configurar um limpador automático da caixa de entrada para excluir mensagens com mais de 30 dias.

Mas tenha cuidado e exclua apenas as mensagens que você tem 100% de certeza de que não precisará mais. Se você clicar em 'Esvaziar Lixeira' ou 'Esvaziar Lixeira', não poderá recuperar nenhuma mensagem.

Foi embora. Adeus amigo! Não apenas você não seria capaz de recuperar o conteúdo de sua lixeira, mas também não teria nenhuma indicação de que havia algo lá para começar.

Assuma o controle sobre sua caixa de entrada de e-mail

Mantenha sua caixa de entrada sob controle. Quaisquer que sejam seus hacks de gerenciamento de e-mail, revise seus e-mails todos os dias para evitar uma caixa de entrada supersaturada.

Aqui estão algumas dicas rápidas para manter em mente:

1. Revise sua correspondência em horários específicos e predeterminados do dia.

2. Aplique o princípio de Pareto: priorize 20% dos seus e-mails e adie o restante.

3. Tenha uma pasta “Responder até XX Dia”.

4. Perceba que você não precisa responder a todos os e-mails.

5. Seja implacável e pressione o botão Excluir. Não se apegue ao lixo eletrônico.

Escolha suas mensagens e tarefas mais prioritárias, evite distrações e mergulhe de cabeça. E quando tiver sua caixa de entrada domada, lembre-se de se parabenizar.

Gerenciar e-mails requer estabelecer regras estratégicas e manter a disciplina. Isso pode demorar um pouco – e está perfeitamente bem. Aprender a dominar isso é como desenvolver um novo hábito. Dê um tempo e você começará a achar o processo mais fácil.

Lembre-se de não se preocupar em fazer tudo de uma vez. Verdade seja dita, organizar e reorganizar uma caixa de entrada caótica durante a noite é tão avassalador quanto lidar com uma caixa lotada. Adapte alguns hábitos positivos pouco a pouco.

Faça algumas das ações periódicas, como esvaziar a lixeira ou excluir e-mails enviados em massa, para ajudá-lo a sentir que está progredindo.

Espero que este guia rápido ajude você a melhorar seu fluxo de trabalho de e-mail e aumentar sua produtividade.

E lembre-se, em caso de dúvida, arquive-o.

Autor: Zoe Devitto é estrategista de marketing de conteúdo para marcas SaaS como FollowUpBoss, Mention.com e muito mais. Na frente pessoal, Zoe é uma entusiasta do pho e adora viajar pelo mundo como nômade digital.