O que é reputação de e-mail de domínio? Etapas para verificar e melhorar

Tem uma má reputação de e-mail?

Este não é um hino punk cantado por Joan Jett – ter uma má reputação de domínio de e-mail é uma má notícia.

A boa notícia é que você pode consertar! Neste artigo, explicamos como verificar e melhorar a reputação do seu domínio com conselhos de especialistas:

• Olivia Carden - gerente de produto da Cognism (anteriormente, líder da equipe de suporte técnico e implementação)
• Marianne Dupuy - Gerente de Implementação da HiBob (Anteriormente, Chefe de Suporte da Cognism )

Vamos entrar nisso

O que é reputação de domínio?

A reputação do domínio é a “saúde” geral do domínio de sua marca, com base em fatores como engajamento, reclamações de spam, armadilhas e rejeições.

Também conhecido como reputação do remetente, é um fator crítico que os ESPs (provedores de serviços de e-mail) usam para determinar se um e-mail deve ser entregue na caixa de entrada do destinatário ou marcado como spam. É uma medida da confiabilidade e confiabilidade do domínio de envio.

Ou, como diz Olivia:

“É uma medida de suas práticas de envio de e-mail e do quão rigorosamente você segue os padrões definidos por diferentes servidores/provedores de caixa de correio, como Gmail, Yahoo, Hotmail, Outlook etc.”

Como funciona a reputação do domínio de e-mail?

A reputação do e-mail do seu domínio é baseada em dez fatores:

Fator um: os primeiros cinco dias

Tal como a sua própria reputação, leva tempo a construir, pelo que todos os novos domínios de e-mail são imediatamente considerados suspeitos durante os primeiros cinco dias.

Fator dois: classificação da web

Seu domínio de e-mail recebe uma classificação na web que pode incluir qualquer coisa, desde educação, negócios, finanças ou namoro, para citar alguns.

Compreender a reputação do seu domínio é vital para o sucesso do marketing por email. Seu provedor de serviços de e-mail monitora de perto como você utiliza seu domínio , submetendo-o a uma avaliação de 0 a 100.

Para garantir a confiança, eles verificarão a pontuação de reputação do seu domínio e examinarão suas mensagens. Quanto melhor for sua pontuação (que pode ser melhorada com a utilização de um servidor bare metal seguro e confiável), menor será a probabilidade de seu e-mail ser rejeitado ou marcado como domínio de spam.

Mariane disse:

“Os principais servidores de e-mail (Gmail, Outlook, Zoho) usam detectores de spam para manter remetentes e destinatários protegidos contra phishing e comportamento malicioso.”

“Portanto, como remetente, você precisa fazer o melhor que puder para evitar isso e garantir que seu conteúdo não seja sinalizado incorretamente.”

Uma pontuação mais alta indica uma autoridade de reputação que pode impactar significativamente a capacidade de entrega e o envolvimento do seu e-mail. Manter uma pontuação forte de reputação de domínio é a chave para o posicionamento na caixa de entrada.

Quando sua pontuação é alta, é menos provável que seus e-mails sejam rejeitados ou enviados para o temido domínio de spam, garantindo que alcancem o público-alvo.

É importante observar:

A reputação do domínio de e-mail não é estática; é multifacetado e adaptado aos processos de pontuação exclusivos de cada destinatário de email, tudo contribuindo para a reputação geral do email.

Fator três: relatórios de spam

Eles indicam a frequência com que seus e-mails são marcados como spam. Você pode minimizar relatórios de spam enviando conteúdo relevante e valioso a um público-alvo.

Fator quatro: taxas de leitura

Os e-mails lidos com mais frequência contribuem positivamente para a reputação do seu domínio de e-mail. Escreva conteúdo envolvente e assuntos atraentes para melhorar os resultados aqui.

Fator cinco: exclusões de e-mail

Altas taxas de e-mails excluídos que os destinatários não leem podem afetar negativamente a reputação do seu domínio de e-mail. Concentre-se na criação de campanhas de e-mail atraentes que incentivem aberturas e leituras.

Fator seis: taxas de abertura e cliques

Fortes taxas de abertura e cliques demonstram engajamento e influenciam positivamente a reputação do seu domínio. Personalize seus e-mails e use frases de chamariz claras para melhorar essas métricas.

Fator sete: taxas de resposta

E-mails que geram respostas e interação aumentam a pontuação de reputação do seu domínio. Envolva-se com seu público por meio de conteúdo bem elaborado e canais de comunicação abertos para aumentar as taxas de resposta.

Fator oito: encaminhamento

Quando os destinatários encaminham seus e-mails para outras pessoas, isso sinaliza confiança e relevância. Para aumentar o encaminhamento, certifique-se de que seus e-mails contenham conteúdo valioso e compartilhável.

Fator nove: marcações “não é spam”

E-mails marcados como “Não é Spam” reforçam a confiança e a credibilidade, fortalecendo a saúde do seu domínio de e-mail.

Fator dez: saltos fortes

Altas taxas de rejeição definitiva podem prejudicar a reputação do seu domínio. Mantenha sua lista de e-mail atualizada para minimizar rejeições definitivas.

Para resumir:

Você deve se concentrar em fornecer valor aos seus assinantes e refinar continuamente suas estratégias de e-mail com base em dados de desempenho. Se você acertar, o resto virá, e implementar o restante dos pontos que mencionamos exigirá pouco ou nenhum esforço.

O que acontece se você tiver uma má reputação de e-mail?

Se você tiver uma reputação de domínio de e-mail ruim, seus e-mails irão direto para o spam.

77% da maioria dos problemas de entrega de e-mail resultam de má reputação de domínio.

As consequências incluem:

1. Problemas de entrega de e-mail

O impacto mais imediato e significativo de uma má reputação de e-mail é a redução da capacidade de entrega do e-mail.

Os provedores de serviços de e-mail (ESPs) são mais propensos a desviar seus e-mails para as pastas de spam dos destinatários ou, em alguns casos, rejeitá-los completamente se suspeitarem que seu domínio tem uma má reputação.

Olívia explicou:

“Um domínio de baixa qualidade começará a chegar aos respectivos filtros de spam com o tempo e os e-mails não chegarão mais à caixa de entrada do destinatário. Você pode descobrir que está acessando um filtro de spam, mas não o outro, pois os provedores de caixa de correio os filtram de maneira diferente usando algoritmos exclusivos.

2. Taxas de abertura mais baixas

Quando os e-mails acabam nas pastas de spam dos destinatários, é menos provável que sejam abertos. Isso resulta em taxas de abertura mais baixas para suas campanhas de email marketing , reduzindo sua eficácia.

3. Taxas de cliques reduzidas

Mesmo que alguns destinatários encontrem seus e-mails nas pastas de spam e os abram, é menos provável que cliquem nos links do e-mail.

Pense bem: você consideraria confiável um e-mail marcado como “spam”?

4. Aumento de cancelamentos

Os destinatários podem ficar frustrados ao receber e-mails indesejados ou irrelevantes e cancelar a inscrição na sua lista. Como resultado, você pode ver rapidamente sua lista de e-mail encolher como um suéter de lã lavado.

5. Danos à reputação da marca

Uma má reputação de domínio de e-mail pode afetar negativamente a sua marca. Os assinantes podem considerar sua organização não confiável, afetando a reputação geral de sua marca .

6. Receita perdida

Em última análise, a má reputação do domínio de e-mail pode levar à perda de oportunidades de vendas e de receitas, especialmente para empresas que dependem do marketing por e-mail para envolvimento do cliente e conversões de vendas.

Problemas contínuos de reputação de e-mail podem fazer com que organizações de monitoramento de spam e ISPs coloquem seu endereço IP e domínio de envio na lista negra. Isso pode resultar no bloqueio de seus e-mails para muitos destinatários.

Mariane disse:

“É importante ficar atento a isso e investigar a lista negra para ver se ela será prejudicial. Você pode verificar seu domínio e IP usando sites como MXToolbox.”

Reconstruir uma reputação positiva de domínio de e-mail pode ser um processo lento e desafiador. Você deve identificar e abordar as causas básicas de seus problemas de reputação, seguido por um período de práticas de e-mail consistentes e positivas para reconstruir a confiança.

Como você verifica a reputação do seu domínio?

Siga estas seis etapas para verificar a reputação do e-mail do domínio:

1. Use ferramentas de entrega de e-mail

É incrivelmente difícil descobrir a pontuação do seu domínio, pois os algoritmos usados ​​para determiná-la são ultrassecretos. Isso evita que golpistas e outros remetentes nefastos usem esses dados em seu benefício.

No entanto, existem várias ferramentas que você pode tentar para avaliar a reputação do seu domínio, mas lembre-se: se você não conseguir encontrar muitas informações sobre o seu domínio, provavelmente será uma boa notícia para sua pontuação!

Aqui estão quatro ferramentas que podem ajudá-lo a verificar a reputação do seu e-mail:

1. SenderScore - se quiser um relatório detalhado, você precisará se inscrever, mas poderá ver a classificação do seu domínio sem uma conta.
2. Talos Intelligence - Um serviço da Cisco, esta ferramenta pode dizer se sua classificação é boa, neutra ou ruim e se você tem uma classificação favorável ou desfavorável.
3. BarracudaCentral - atualizada regularmente, é uma ferramenta muito simples que informa se você está na lista negra ou não, bem como em qual categoria seu domínio se enquadra atualmente.
4. Ferramentas do Google Postmaster - usadas para verificar domínios do Google, oferecendo uma visão detalhada de tudo, desde sua taxa de spam e reputação de domínio e IP até erros de entrega e níveis de autoridade de reputação.

2. Ciclos de feedback do ISP

Inscreva-se nos ciclos de feedback (FBLs) fornecidos pelos principais provedores de serviços de e-mail (por exemplo, Gmail, Yahoo, Microsoft). Os FBLs permitem que você receba notificações quando os destinatários marcam seus e-mails como spam.

Eles fornecem informações sobre como seus e-mails são percebidos, ajudando você a tomar ações corretivas.

3. Use verificadores de reputação de domínio online

Várias ferramentas e serviços online podem avaliar a reputação do seu e-mail. Isso pode incluir serviços como Senderbase, Talos Intelligence e ferramentas de pesquisa DNSBL (Domain Name System Blacklists).

4. Listas negras anti-spam

Verifique se alguma lista negra de e-mail, como Spamhaus ou SURBL, lista seu domínio.

Estar listado nessas listas negras pode impactar negativamente a reputação do seu domínio de e-mail.

6. Monitore suas métricas de e-mail

Revise regularmente as métricas de marketing por e-mail, como taxas de abertura, taxas de cliques, taxas de rejeição e taxas de cancelamento de assinatura. Mudanças repentinas nessas métricas podem indicar problemas de reputação.

Como você pode melhorar a reputação do seu domínio?

A reputação do seu domínio pode ser difícil de restaurar. Primeiro, entenda os principais motivos que impedem que seu domínio alcance uma reputação mais elevada:

Olívia disse:

“Se um domínio está caindo em spam, melhorar a reputação exige tempo e paciência. O processo pode ser mais fácil dependendo do provedor de serviços que você está usando, bem como dos filtros de spam que você está acessando.”

A seguir, siga estas treze práticas recomendadas para gerenciar e manter proativamente uma reputação de e-mail positiva:

1. Envolva fontes confiáveis ​​para reconstruir a confiança

Reconstruir a confiança é muitas vezes o primeiro passo. Comece enviando alguns e-mails para fontes confiáveis ​​e peça-lhes que marquem seus e-mails como “Não é spam” ou respondam às suas mensagens.

Esta ação sinaliza aos provedores de serviços de e-mail (ESPs) que seus e-mails são desejáveis.

2. Enriqueça suas listas

Para manter uma reputação limpa, revise regularmente suas listas de e-mail . Remova qualquer pessoa que cancelou a assinatura ou que não interage mais com seus e-mails. Preste atenção especial aos saltos suaves e fortes.

Limpar sua lista melhora a reputação do seu domínio de e-mail e garante a conformidade com os requisitos legais.

Você pode limpar facilmente listas de e-mail com ferramentas de enriquecimento de leads. Eles foram projetados para reduzir o tempo de prospecção, limpando listas existentes integradas ao seu CRM. O Cognism é uma dessas ferramentas – a Tharsus a usou para enriquecer seus bancos de dados, resultando em um aumento de 2 a 6% a 60% nas taxas de abertura.

3. Valide seu domínio

Você deve garantir que configurou corretamente a autenticação do seu domínio. SPF (Sender Policy Framework) é a base que verifica sua identidade.

Além disso, configure DKIM (DomainKeys Identified Mail) e DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) para autenticar ainda mais a legitimidade do seu domínio.

4. Aumente o volume gradativamente

Ao enviar e-mails, comece aos poucos e aumente gradualmente o volume.

Esta abordagem é especialmente essencial para novos domínios, uma vez que podem ser inicialmente vistos com cepticismo pelos ESPs. O crescimento lento e constante ajuda a construir uma reputação de domínio positiva.

5. Almeje compradores interessados

Enviar e-mails frios em massa para clientes em potencial que não se enquadram no seu TAM não é eficaz para vendas B2B e pode se tornar uma passagem só de ida para que seu domínio de e-mail seja marcado como spam.

Em vez de enviar spam para destinatários, segmente seu público e concentre-se naqueles que realmente correspondem ao seu mercado-alvo.

6. Opte por IPs dedicados (se possível)

Para remetentes de alto volume, um endereço IP dedicado pode ser uma virada de jogo. Impede que sua reputação seja afetada pelas ações de outras pessoas.

No entanto, se você enviar menos de 10.000 e-mails por dia, um IP compartilhado pode ser econômico. Certifique-se de que seu provedor de serviços de e-mail mantenha a reputação do pool de IPs compartilhados.

7. Crie conteúdo de qualidade e cumpra os regulamentos

Evite conteúdo de e-mail que grite “spam”. Use letras maiúsculas adequadas, evite pontos de exclamação excessivos e evite palavras-chave como 'grátis', 'ganhar' e 'dinheiro'.

Seus e-mails devem sempre incluir uma opção de cancelamento; isso garante a conformidade com as regulamentações globais.

8. Utilize ciclos de feedback

Se seus e-mails não chegam às caixas de entrada, utilize os ciclos de feedback fornecidos pelos ESPs. Essa ferramenta valiosa permite identificar problemas de entrega imediatamente, corrigi-los e proteger a reputação de seu e-mail.

9. Garanta padrões de envio consistentes

Manter uma programação previsível de envio de e-mail é essencial. Padrões erráticos de envio de e-mail podem levantar suspeitas entre ESPs.

Para promover uma reputação positiva de e-mail, certifique-se de que sua frequência de envio esteja alinhada com as expectativas de seus assinantes.

10. Teste as linhas de assunto

Crie linhas de assunto que sejam informativas e envolventes. Linhas de assunto de teste A/B para descobrir qual repercute melhor em seu público.

Evite linhas de assunto que possam acionar filtros de spam e prejudicar a autoridade de reputação do seu e-mail.

11. Vigilância com listas negras de e-mail

Monitore listas negras de e-mail para verificar se seu domínio permanece não listado. Estar em uma lista negra pode afetar significativamente a capacidade de entrega do seu e-mail.

Se você descobrir que seu domínio está listado, resolva o problema imediatamente e solicite a remoção.

12. Otimização móvel para melhor entrega de e-mail

Dada a proliferação de dispositivos móveis, certifique-se de que seus e-mails sejam compatíveis com dispositivos móveis. Os ESPs consideram a capacidade de resposta móvel ao avaliar o posicionamento do email, um aspecto crucial para manter uma reputação positiva do domínio de email.

13. Reduza os encurtadores de URL

Tenha cuidado ao usar encurtadores de URL em seus e-mails. Alguns encurtadores de URL estão associados a spammers, o que pode afetar negativamente os resultados da verificação de reputação do seu domínio de e-mail.

Opte por links completos e descritivos quando possível.

Como os dados podem ajudá-lo a evitar uma má reputação de e-mail

Os dados podem desempenhar um papel vital para ajudar você a evitar e corrigir uma má reputação de e-mail.

Ao usar um provedor de dados que leva a sério a qualidade e a conformidade, você reduzirá significativamente suas taxas de rejeição, alcançará apenas aqueles que desejam ser contatados e atualizará facilmente seus bancos de dados para obter precisão.

Por exemplo, Plandek usou o Cognismo para:

• Melhore a qualidade e o enriquecimento dos dados em 85%.
• Obtenha uma taxa consistente de entrega de e-mail de 95%.

Eles disseram:

“Com outros softwares que testamos, todos pareciam ótimos superficialmente, mas eu procurava funcionários da minha empresa e havia três de mim, por exemplo, e os detalhes também estavam incorretos. Então, imediatamente, pudemos ver a diferença.”

“Nos ofereceram muitos complementos, mas a única coisa que precisávamos era de dados confiáveis. Você pode acrescentar muitas coisas, mas se os dados não estiverem atualizados e de alta qualidade, isso anula todo o propósito.”

Eles podem prospectar com confiança, sabendo que dados incorretos não afetarão negativamente a saúde do domínio de e-mail.

Outra maneira pela qual os dados B2B podem impactar sua autoridade de e-mail é personalizar e segmentar listas de e-mail com base em vários critérios, como dados demográficos, localização, histórico de compras ou níveis de engajamento.

Isso permite que você envie conteúdo direcionado e relevante para grupos específicos, reduzindo a probabilidade de os destinatários marcarem seus e-mails como spam.

Além disso, ao incluir dados B2B, como o nome e o cargo de um cliente potencial, você pode torná-los mais personalizados. E-mails personalizados têm taxas de engajamento mais altas e é menos provável que os destinatários os marquem como spam.

Certifique-se sempre de ter consentimento explícito para enviar e-mails aos seus destinatários. Existem várias leis anti-spam, como a Lei CAN-SPAM e o GDPR, para fornecer aos potenciais compradores a garantia de que não serão bombardeados com e-mails de spam.

A SmartFrame ficou impressionada com o volume de dados compatíveis que a Cognism tem disponível. Eles disseram:

“É muito útil podermos acessar esses dados sem violar as diretrizes do GDPR.”

“As taxas de entrega são de 93%, exatamente o que o Cognism prometeu. Nossas taxas de abertura de HTML são de 25 a 30%, acima do padrão da indústria.”

“Antes do Cognismo, nossas taxas de abertura para e-mails de texto simples variavam de 15 a 20%. Desde que usamos o Cognism, nossas taxas de abertura são de 40-50% e, em alguns casos, de 70%.”

“As taxas de engajamento são muito boas''

Os dados de marketing podem ajudá-lo a manter registros de opt-ins e preferências, demonstrando seu compromisso em respeitar as escolhas deles e reduzindo as chances de seus e-mails irem para o lixo eletrônico.

Aproveitando os dados para manter uma lista de e-mail limpa, engajada e bem direcionada e seguindo as práticas recomendadas, você pode evitar uma má reputação de e-mail e aumentar a eficácia de seus esforços de marketing por e-mail.

Lembre-se de que uma reputação positiva de e-mail é um esforço contínuo que requer monitoramento e adaptação constantes com base nos insights fornecidos pelos dados.

Evite uma má reputação de e-mail com Cognism

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