Práticas recomendadas de integração de funcionários

Toda empresa em crescimento tem um departamento de RH (recursos humanos) robusto como seu comitê de boas-vindas para novas contratações. A atmosfera agradável e confortável no local de trabalho depende de quão bem essas pessoas gerenciam os processos demorados e caros dentro da empresa.

Enquanto muitos deles pensam que já têm práticas bem estabelecidas, a integração de funcionários pode ser bastante tediosa e deixá-los com uma pilha de papelada para cada funcionário.

O processo de integração envolve processos manuais de novas contratações cruciais para a imersão dos novos funcionários na cultura da empresa, juntamente com as tarefas específicas do trabalho e as expectativas de trabalho. Ele ajuda os funcionários, millennials ou trabalhadores experientes, a avaliar se a empresa é adequada para eles.

De acordo com um estudo publicado no Journal of Applied Psychology, o conhecimento e o ajuste à cultura da empresa estão associados ao aumento da satisfação no trabalho, comprometimento e melhor desempenho e rotatividade.

Inicie uma transição suave de novos recrutas para a empresa com essas práticas recomendadas de integração de funcionários sem complicações.

Construir diagramas informativos

Uma pesquisa de 2005 apresentada no MIT Sloan Management Review reconhece que mais de 25% da população ativa nos Estados Unidos muda de emprego e tem menos de um ano de permanência em uma empresa. Dado esse número alarmante, a integração de funcionários deve continuar sendo uma prioridade para o departamento de RH após um recrutamento e seleção eficazes.

Um processo de integração de funcionários bem estruturado pode fazer a diferença ao atender a maioria dos alunos visuais.

Durante o processo de integração, os novos funcionários aprendem melhor quando as palavras são acompanhadas de diagramas. Esses recursos visuais os orientam a socializar mais rapidamente com a cultura da empresa. Além disso, adicionar recursos visuais pode economizar tempo e dinheiro da empresa, pois os gerentes de RH podem usá-los rotineiramente para novas contratações.

A integração de funcionários começa antes do primeiro dia

A integração eficaz dos funcionários envolve a preparação antes do primeiro dia do novo contratado para criar uma boa primeira impressão. De acordo com a Society for Human Resource Management, o dia mais importante do novo funcionário no trabalho é o seu primeiro dia.

Realize uma agenda para a primeira semana para que você tenha tudo no lugar quando os funcionários se apresentarem para o trabalho. Faça com que eles se sintam acomodados em um espaço de trabalho totalmente equipado. Jeff Caron, Diretor Digital da FREE Branding & Advertising, aconselha: “Comece limpando a área de trabalho e estocar suprimentos e ferramentas necessários para fazer seu trabalho no primeiro dia, como computador com programas de software instalados, listas de e-mail relevantes, login credenciais, canetas, papel, diagramas organizacionais e similares. Quanto mais preparado você estiver, mais suave será a transição.”

Este é um ótimo exemplo de organograma simples que você pode colocar nos “pacotes de boas-vindas” de seus novos contratados (canetas, caderno, fichário).

Aumente a produtividade com uma plataforma de colaboração social

Acelere o processo de integração de funcionários usando aplicativos de gerenciamento de projetos e produtividade e monitore atividades ou status de tarefas dentro da empresa. Por meio desses aplicativos, você pode transmitir aos seus recrutas uma mensagem de como a organização funciona, ao mesmo tempo, definindo uma ética de trabalho organizada onde tudo é transparente.

Além de um fluxo de trabalho simplificado e consolidado, essas plataformas podem otimizar a produtividade decorrente da sensação dos funcionários de que suas contribuições são bem-vindas e a equipe é melhor quando todos trabalham juntos.

Garanta que todos os seus funcionários, incluindo os novos, estejam na mesma página com o uso de plataformas de colaboração social como Basecamp, Asana e Trello.

Da papelada ao processo eletrônico

Abandone o processo estendido da integração tradicional baseada em papel. Se você deseja um processo de integração mais fácil, não use papel. O onboarding online proporciona consistência às informações divulgadas e um registro digital permanente. Também ajuda a garantir que os formulários necessários sejam cumpridos em tempo hábil. Mudar para nuvens de dados, como Google Drive e Dropbox, pode tornar a integração mais eficiente para ambas as partes.

Um serviço seguro de armazenamento online e compartilhamento de arquivos, o Google Drive, permite que você crie documentos, compartilhe arquivos e colabore com os outros membros da equipe. O Dropbox é outro serviço de hospedagem de arquivos que inclui software cliente, armazenamento em nuvem de dados e sincronização de arquivos em computadores e dispositivos móveis.

Esses aplicativos funcionam como um balcão único, um local centralizado onde todos os arquivos e documentos pertinentes podem ser compartilhados e armazenados. Por que perder horas procurando papelada desordenada quando você pode encontrar e pesquisar tudo em um só lugar? Economize tempo e pesquise rapidamente os recursos e materiais da empresa para uma melhor assistência às tarefas. Atualize um arquivo facilmente sem ter que imprimir páginas e enviar cópias aos funcionários.

Aprendendo através dos outros

A integração estratégica não acontece instantaneamente. Uma tática eficaz é designar um mentor ou amigo para sua nova contratação. Essa abordagem 1:1 aprimora muito a experiência de integração à medida que o novo funcionário adquire oportunidades de aprendizado que podem ser aplicadas ao trabalho diário.

O colega de escritório é um colega de trabalho que pode fornecer aconselhamento e orientação imediatos além do gerente. Paul Grant, CEO da Royal Essence, enfatiza que: “Todo novo funcionário deve ter uma pessoa de referência além de seu chefe. Essa pessoa deve ter uma compreensão completa dos meandros da cultura organizacional e dos objetivos da empresa”, acrescenta.

Além disso, este mentor ajudará o novo contratado a construir uma rede de recursos individuais para uma melhor provisão de conhecimento em toda a empresa. Mais conexões traduzem a integração e retenção da empresa. De acordo com o International Journal of Science and Research, uma das razões pelas quais os funcionários gostam de oportunidades de treinamento é porque eles podem estar perto de outros colegas e construir camaradagem.

Gerenciando os primeiros 90 dias

A estrutura para o sucesso começa com as metas estabelecidas pela empresa. A quantidade de tempo que você tem para motivar esses novos funcionários é limitada, portanto, é imperativo construir um plano concreto. Defina as bases para o avanço na carreira de seus funcionários com os seguintes objetivos:

• Em 30 dias, espera-se que o novo contratado aprenda o sistema ou ferramentas de gerenciamento de conteúdo, participe do almoço semanal da equipe, participe de treinamentos da empresa e conclua um pequeno projeto monitorando conversas on-line e familiarizando-se com plataformas de mídia social.
• Após 60 dias, o funcionário deve assumir responsabilidades de longo prazo, realizar um grande projeto, se acostumar com reuniões semanais e tarefas diárias e colaborar com diferentes departamentos.
• No 90º dia, trabalhe ^de forma independente em um projeto, assuma tarefas maiores, como o desenvolvimento de um projeto, e gerencie todas as responsabilidades, ao mesmo tempo, cumprindo o calendário.

Aqui está um exemplo de definição de metas pelo proprietário da Computerized AutoPro, Todd Eskow. Ele diz: “Acabei de contratar um novo vendedor e, no final de seu primeiro mês, espero que ele lide com os clientes com confiança pessoalmente ou por telefone. Em dois meses, ele deve estar fazendo cotações e negócios com perfeição, e em quatro meses, mais ou menos, ele deve ser independente em todos os aspectos do negócio, lidando com fornecedores e gerando novos clientes.”

Vai Pagar

Os funcionários experimentam vários tipos de integração. Alguns falham em realizar o processo mundano, enquanto outros conseguem reter indivíduos melhores. Ao definir adequadamente o processo de integração da sua empresa, você projeta recrutas bem ajustados e os integra com sucesso à força de trabalho.

Em troca, isso abre caminho para um desenvolvimento de negócios mais estável, colaboração de equipe harmoniosa, eficiência e implementação mais precisas e concretas e, eventualmente, um negócio em expansão e sucesso a longo prazo.

Biografia:

Jane Dizon é uma profissional de marketing digital e escritora durante o dia e uma mãe ninja à noite. Ela é bacharel em Enfermagem, mas sua verdadeira paixão é escrever. Ela adora escrever sobre tudo e qualquer coisa, incluindo vendas e marketing, saúde e fitness, namoro e relacionamentos e hacks de produtividade. Este post foi escrito em colaboração com Paul Grant, ex-diretor de recrutamento e agora proprietário da Royal Essence, uma empresa de velas de anel.