Um guia abrangente sobre como elaborar um plano de treinamento de funcionários

Se você é proprietário de uma empresa, provavelmente entende que o sucesso comercial consiste em equilibrar a necessidade de aumentar a produtividade de sua força de trabalho com os requisitos de funcionários individuais.

Maximizar a produtividade também não é necessariamente simples ou facilmente mensurável. Mas certamente há uma série de ferramentas e processos que podem ajudar. Podem ser soluções baseadas em tecnologia, como o uso de tecnologia de força de trabalho automatizada, ou mais organizacionais, como o design de programas de educação de funcionários.

A maioria das empresas contará com algum tipo de esquema de treinamento para garantir que cada funcionário esteja melhor equipado com as habilidades e conhecimentos certos para realizar seu trabalho. Aqui está nosso guia prático para ajudá-lo a criar um para sua empresa.

O que é um Plano de Treinamento de Funcionários?

Gerenciar o treinamento e o desenvolvimento profissional contínuo dos alunos de uma empresa inevitavelmente se torna mais complicado para empresas com muitos funcionários. O treinamento no departamento de contabilidade será, sem dúvida, muito diferente do treinamento no departamento de marketing.

Criar um plano de treinamento para cada funcionário que seja adaptado às suas necessidades individuais, mantendo os padrões importantes de toda a empresa, é a melhor e mais eficiente maneira de garantir que todos recebam o treinamento de que precisam.

Os planos de treinamento devem ser facilmente acessíveis tanto para os estagiários quanto para a gerência, para que todos possam ter uma ideia do progresso de um funcionário.

Para aqueles que estão sendo treinados, um roteiro claro os ajudará a manter o controle das tarefas e saber o que se espera deles. Para aqueles que supervisionam o treinamento, bons planos ajudam a acompanhar o progresso individual e os conjuntos de habilidades que toda a força de trabalho de sua empresa possui.

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Projetando seu esquema de treinamento

Ao elaborar planos de treinamento de funcionários, há cinco coisas importantes que você precisa ter em mente.

1. Incorporando as necessidades de negócios em seu plano de treinamento

A questão do que sua empresa precisa de um determinado funcionário terá muito a ver com seu cargo e por que sua função foi criada em primeiro lugar. Estabelecer o que é exigido de um funcionário deve ser a primeira parte de qualquer plano de treinamento, pois é o objetivo final de todo treinamento.

O setor em que seu negócio está é outro fator importante a ser levado em consideração. As necessidades de uma marca de tecnologia serão muito diferentes das necessidades de uma marca de moda, por exemplo.

A maioria das empresas geralmente emprega um período de orientação para ajudar os novos funcionários a se atualizarem. Esse processo de treinamento tende a ser uniforme, a menos que o funcionário tenha uma função técnica, caso em que o período de treinamento será normalmente mais longo

Por exemplo, se você contratar um novo gerente de projeto, uma das primeiras coisas que você vai querer fazer é garantir que ele entenda e possa usar qualquer ferramenta de planejamento e planejamento de projeto de que precise.

Quando se trata de desenvolvimento de habilidades para funcionários pré-existentes, integrar as necessidades de negócios em planos de treinamento é uma questão de ponderar os recursos de treinamento disponíveis em relação a áreas específicas onde as habilidades de sua empresa estão faltando.

2. Projetando um plano para as necessidades personalizadas de seus funcionários

Além de entender as necessidades de sua empresa, seu plano de treinamento de funcionários também deve levar em conta as necessidades pessoais de cada funcionário.

A melhor maneira de fazer isso é envolver seus funcionários na elaboração de seus próprios planos de treinamento. A maioria dos funcionários tem alguma ideia sobre a melhor forma de aprender, por isso melhorará a velocidade e a eficácia do treinamento para envolvê-los desde o início.

Ao conversar com cada funcionário sobre seu estilo de aprendizado e metas de carreira, você pode fazer os ajustes necessários no plano para atender às necessidades dos funcionários.

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Essas necessidades podem ser técnicas. Um funcionário pode dizer que tem problemas para operar o software de reunião online gratuito da sua empresa, por exemplo. Se este for o caso, instruções específicas para as ferramentas necessárias podem ser incorporadas ao seu plano de treinamento.

As necessidades pessoais dos funcionários também podem ser estruturais. Os trabalhadores a tempo parcial terão menos tempo para formação do que os trabalhadores a tempo inteiro. Se o seu esquema de treinamento profissional envolve um programa de mentoria, a correspondência de mentores com mentorados também é um aspecto importante a ser considerado.

3. Definindo as metas de treinamento de cada plano

Uma vez que o objetivo do treinamento é definido, as necessidades de negócios e necessidades pessoais podem ser usadas para identificar objetivos de treinamento específicos.

Os objetivos mais comuns são a melhoria das habilidades necessárias. O que são isso varia de empresa para empresa e de função para função. Para as lojas Shopify, os desenvolvedores e designers da Web precisarão aprender os detalhes da plataforma Shopify, e seu treinamento precisará mantê-los atualizados com esse sistema.

No mesmo negócio, no entanto, os fornecedores de produtos podem não precisar dessas habilidades. Seu treinamento provavelmente cobrirá o gerenciamento da cadeia de suprimentos, com o qual os desenvolvedores não precisarão se preocupar.

É importante criar uma ordem clara nos planos de treinamento que comunique a prioridade das diferentes metas de aprendizado para seus funcionários. Significado simplesmente; quais objetivos dos elementos de treinamento eles devem focar primeiro.

Planos de treinamento mais abrangentes realizados a longo prazo provavelmente serão divididos em módulos e cursos. Como eles provavelmente se conectarão, verifique se a ordem em que são concluídos permite que os alunos construam seu conhecimento cumulativamente. Comece com bases sólidas e leve a metas de treinamento mais avançadas quando apropriado.

Embora seja importante estruturar os caminhos de aprendizado em uma ordem lógica, muito foco em um único tópico de uma só vez pode levar à sobrecarga de informações. Evite isso misturando a ordem em que os alunos completam seus objetivos, dando-lhes tempo para digerir materiais de outras partes de seu treinamento antes de retornar ao tópico.

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4. Encontrar e acompanhar as métricas de sucesso

Como você sabe se seus planos de treinamento de funcionários estão funcionando? Para planos de treinamento de novas contratações e esquemas de integração, é comum medir o progresso com testes e exames de fim de unidade. Se os novos funcionários estão passando nos testes e demonstrando as habilidades que aprenderam, é um sinal de que um programa de treinamento é eficaz.

Para o desenvolvimento profissional contínuo e os testes de treinamento também podem desempenhar um papel, mas você também desejará acompanhar o desempenho diário de um trabalhador. Para fazer isso, você deve identificar os principais indicadores de desempenho (KPIs) para cada função.

É claro que os KPIs variam de função para função. Um funcionário encarregado do gerenciamento de atendimento de pedidos provavelmente medirá seu desempenho pela taxa e eficiência do atendimento de pedidos. Se, após o treinamento, a porcentagem de pedidos atendidos aumentar ou o tempo médio para conclusão de um pedido diminuir, isso é sinal de que o treinamento funcionou.

No caso do gerenciamento de estoque, por outro lado, os KPIs seriam diferentes. O pessoal nesta área do seu negócio pode ser melhor avaliado medindo a regularidade das rupturas de stock ou o desperdício que existe no armazém. Essas coisas serão importantes para eles, pois são diretamente impactados por seu próprio desempenho, assim como a forma como eles medem seu sucesso.

5. Estabeleça um mecanismo de feedback

O feedback não é apenas um procedimento de revisão para empresas de comércio eletrônico que vendem na Amazon, é uma parte vital de qualquer processo de treinamento. Quando recebemos feedback, isso nos permite saber onde nos saímos bem e em quais áreas precisamos melhorar.
A forma como o feedback é fornecido pode ser a diferença entre um esquema de treinamento de apoio que incentiva os funcionários a melhorar e um que gera ressentimento e gera uma atmosfera profissional tóxica.

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Para incentivar todos os trabalhadores, o feedback deve ser geralmente positivo. O feedback baseado nas pontuações dos testes pode ser usado para criar uma competição saudável entre colegas, mas é importante garantir que aqueles que não alcançam as pontuações mais altas não sintam que perderam de alguma forma.

Mesmo um resultado de teste ruim pode ser um bom resultado de um programa de treinamento, pois destaca as dificuldades que um funcionário pode ter. Uma vez destacado, mais treinamentos podem ser organizados ou, se resultados ruins forem observados por vários funcionários, pode ser um sinal de que o programa precisa ser aprimorado.

Se sua equipe estiver trabalhando remotamente, é extremamente importante fornecer feedback detalhado. Mas evite enviar relatórios de feedback sem alguma forma de comunicação cara a cara para complementá-los. Certifique-se de prestar muita atenção às respostas de seus funcionários e ouvir quaisquer preocupações que possam ter.

Finalmente, tenha sempre em mente que o feedback deve ser um processo circular. Os funcionários devem receber feedback da equipe de treinamento, que deve, por sua vez, receber feedback dos trainees.

Crescimento de funcionários estável e contínuo

Qualquer sistema para treinar sua força de trabalho pode se beneficiar com a implementação de planos de treinamento de funcionários eficazes. Uma equipe interna de treinamento deve ser responsável por criar e implementar esses treinamentos para que o treinamento esteja disponível para as pessoas certas no momento certo.

Em vez de apenas um curso obrigatório que os novos recrutas da sua empresa precisam concluir, pense nos planos de treinamento como uma ferramenta de carreira útil que pode ser aplicada de muitas maneiras diferentes para funcionários de todos os níveis.

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É melhor pensar no treinamento como uma arma comercial de duas pontas. Por um lado, é um aspecto importante das operações de negócios que pode aumentar a eficiência e a produtividade de sua força de trabalho. Por outro lado, é um investimento que vale a pena no desenvolvimento profissional de longo prazo de seus funcionários, que ajudará suas carreiras a crescer e os levará a uma maior satisfação no trabalho.

Em última análise, funcionários felizes e engajados aumentarão a taxa de retenção de funcionários e contribuirão para uma cultura de trabalho saudável que beneficie a todos. Com isso em mente, considere introduzir ou ajustar seus planos de treinamento de funcionários hoje.