Lista de verificação de planejamento de eventos: um livro de ajuda para iniciantes

Organizar um evento pode ser uma experiência emocionante e gratificante, mas também estressante e avassaladora.

Seja planejando uma pequena reunião ou um evento de grande escala, há inúmeros detalhes a serem considerados e tarefas a serem concluídas para garantir que tudo corra bem.

Desde criar um orçamento, selecionar um local, gerenciar fornecedores e coordenar a logística, o planejamento de eventos pode ser complexo e demorado.

É aí que entra uma lista de verificação de planejamento de eventos.

Uma lista de verificação de eventos abrangente pode ajudá-lo a se manter organizado e focado durante todo o processo de planejamento, garantindo que nada seja esquecido e que seu evento seja bem-sucedido.

Neste blog, forneceremos uma lista de verificação detalhada do planejamento de eventos que abrange todos os elementos cruciais do planejamento de eventos, para que você possa se manter no caminho certo e planejar um evento memorável.

O que inclui uma lista de verificação de planejamento de eventos?

Uma lista de verificação de planejamento é uma lista abrangente de tarefas e itens para garantir que todos os aspectos necessários de um evento sejam planejados, executados e concluídos com sucesso.

É fundamental ter um checklist do evento para garantir que tudo seja cuidado antes, durante e depois do evento.

1. Defina os objetivos do seu evento

Definir os objetivos do evento é uma das etapas críticas no planejamento do evento.

Os objetivos são o motivo pelo qual o evento está sendo organizado e devem ser a base de todas as outras atividades de planejamento. A primeira etapa na definição dos objetivos do evento é determinar por que você está organizando o evento.

O objetivo do evento pode ser lançar um novo produto, comemorar uma conquista ou arrecadar fundos para uma instituição de caridade. É essencial ter uma compreensão clara do objetivo do evento.

O próximo passo é identificar seu público-alvo. O público-alvo determinará o tipo de evento a organizar e a mensagem a transmitir.

Por exemplo, se o público-alvo for jovem, o evento deve ser planejado de acordo com seus interesses e preferências. O escopo do evento deve ser definido para garantir que os objetivos do evento sejam alcançáveis ​​e precisam incluir tamanho, localização e tipo de evento a ser organizado.

2. Escolha uma data e local

A escolha da data e do local é uma etapa crucial no planejamento do evento. Ele define o tom do evento e afeta vários aspectos do processo de planejamento.

Primeiro, escolher uma data que funcione para as principais partes interessadas, como fornecedores e participantes, é vital para garantir que todos estejam disponíveis. Isso ajudará a garantir que o evento seja bem frequentado e que todos os fornecedores necessários estejam disponíveis.

Além disso, os dados podem impactar no custo do evento, pois os preços podem variar dependendo da época do ano ou dia da semana. Escolher uma data fora da alta temporada ou fins de semana pode reduzir custos.

Em segundo lugar, o local escolhido é fundamental para o sucesso do evento. O local deve ser capaz de acomodar o tamanho do evento e também deve ser acessível para os participantes.

Ele também deve se adequar ao tema geral do evento e fornecer comodidades e serviços, como estacionamento, tecnologia e serviços de alimentação e bebidas. A escolha de um local apropriado para o evento e que atenda às necessidades dos participantes aprimorará a experiência geral.

3. Configurar ferramentas de engajamento

As ferramentas de envolvimento do evento incentivam os participantes a participar, interagir e se envolver com o conteúdo do evento e entre si.

3.1. Mural social

Um mural social é uma exibição digital que agrega postagens de mídia social de várias plataformas usando uma hashtag designada ou palavra-chave relacionada ao evento.

É uma ótima ferramenta de envolvimento do evento, pois incentiva os participantes a participar do evento e compartilhar suas experiências nas mídias sociais, que podem ser exibidas no mural social para que todos possam ver.

Isso cria um senso de comunidade entre os participantes e promove interação e engajamento.

As paredes sociais também fornecem feedback e informações em tempo real sobre o que os participantes dizem sobre o evento, o que pode ajudar os organizadores a fazer os ajustes e melhorias necessários.

Além disso, as paredes sociais podem ser personalizadas para combinar com a marca do evento e podem ser usadas para exibir mensagens, anúncios ou outras informações relevantes do patrocinador.

No geral, as paredes sociais são uma maneira muito eficaz de aumentar o envolvimento dos participantes e aprimorar a experiência do evento.

3.2. Enquetes ao vivo com placar

As enquetes ao vivo com tabelas de classificação são uma ótima ferramenta de envolvimento do evento, pois incentivam os participantes a participar em tempo real e competir entre si pela pontuação mais alta.

Isso cria um ambiente divertido e competitivo que motiva os participantes a participar ativamente e se envolver com o evento. As enquetes ao vivo com tabelas de classificação também são uma maneira eficaz de obter feedback dos participantes, pois os organizadores do evento podem criar perguntas relevantes para os objetivos e metas do evento.

Os resultados podem ser analisados ​​para entender as preferências, opiniões e expectativas dos participantes, o que pode ajudar os organizadores a tomar decisões baseadas em dados.

As enquetes ao vivo com tabelas de classificação são uma ferramenta de evento interativa e envolvente que pode aprimorar a experiência dos participantes e criar uma impressão duradoura do evento.

3.3. Carregamento de postagem privada com códigos QR

O recurso de upload de postagem privada do Taggbox é uma ótima ferramenta de envolvimento do evento, pois permite que os participantes compartilhem seu conteúdo em tempo real durante o evento sem fazer login em suas contas de mídia social.

Esse recurso permite que os participantes capturem fotos e vídeos relacionados ao evento e os enviem diretamente, que podem ser exibidos em telas digitais ou projetados em um mural social.

Esse recurso incentiva os participantes a compartilhar suas experiências e se envolver com o evento, pois podem ver seu conteúdo exibido para um grande público.

Também cria um senso de comunidade entre os participantes, pois eles podem ver o que os outros compartilham e se conectar com pessoas que pensam da mesma forma.

O upload de postagem privada da Taggbox também fornece aos organizadores de eventos um valioso conteúdo gerado pelo usuário que pode ser usado para marketing e promoção futuros.

3.4. Cabines de fotos ao vivo

As cabines de fotos ao vivo são uma ótima ferramenta de envolvimento em eventos, pois fornecem uma maneira divertida e interativa para os participantes capturarem e compartilharem suas experiências de eventos.

Essas cabines de fotos são normalmente equipadas com câmeras, iluminação e adereços de alta qualidade que permitem que os participantes tirem fotos criativas ou GIFs com seus amigos e colegas.

As cabines de fotos ao vivo também são uma maneira eficaz de promover o reconhecimento e o marketing da marca, pois os organizadores do evento podem personalizar o estande com sua marca e logotipos.

Além disso, as cabines de fotos ao vivo podem fornecer aos organizadores de eventos um valioso conteúdo gerado pelo usuário que pode ser usado para marketing e promoção futuros.

4. Monte sua equipe

Montar sua equipe de eventos é um aspecto crucial do planejamento de eventos. Uma equipe bem organizada e qualificada é necessária para garantir que o evento ocorra sem problemas e seja um sucesso.

A equipe do evento deve consistir de indivíduos com diferentes habilidades e conhecimentos para garantir que todos os aspectos do evento sejam cobertos.

Determinar as habilidades necessárias para o evento é crucial na montagem de uma equipe. Isso pode incluir planejamento de eventos, marketing, logística, catering e conhecimento técnico. É vital determinar as funções específicas exigidas para o evento para garantir que todos na equipe entendam suas responsabilidades.

Garantir que os membros da equipe tenham as habilidades, experiência e disponibilidade necessárias para atender aos objetivos do evento é vital.

Uma vez identificadas as habilidades necessárias, o próximo passo é identificar os possíveis membros da equipe. Isso pode incluir colegas, voluntários ou contratados externos.

Por fim, defina quem será responsável por tarefas específicas, estabeleça prazos e garanta que todos da equipe entendam seu papel no evento.

5. Analise o orçamento do seu evento

Analisar o orçamento do seu evento refere-se a revisar e avaliar os recursos financeiros que você tem disponíveis para um determinado evento.

Isso envolve a criação de uma divisão detalhada de todas as despesas envolvidas na organização do evento, como aluguel do local, alimentação, marketing, pessoal e outros custos associados.

Ao analisar o orçamento do seu evento, você pode identificar áreas onde pode reduzir custos ou realocar recursos para atender melhor às suas necessidades.

Além disso, analisar seu orçamento pode ajudá-lo a permanecer dentro de suas restrições financeiras e a tomar decisões informadas sobre a alocação de recursos para obter o máximo impacto.

Por fim, analisar cuidadosamente o orçamento do evento pode ajudá-lo a criar um evento mais próspero e econômico que atenda às suas metas e objetivos.

6. Selecione e contrate palestrantes

Escolher um palestrante convidado é uma das decisões mais importantes que você deve tomar ao planejar um evento e, muitas vezes, pode significar a diferença entre o sucesso e o fracasso.

Se você tomar a decisão certa, seu evento será o assunto da cidade. Os palestrantes adequados aumentarão a credibilidade e a importância do seu evento, aumentarão o número de inscrições e manterão o público envolvido.

Um orador convidado ideal irá cativar o público, mantê-lo envolvido e entretido durante todo o evento, educá-lo, inspirá-lo a fazer uma mudança positiva, apresentar novas ideias e perspectivas e reforçar os principais temas do evento.

7. Trabalhe no marketing e publicidade de eventos

As empresas precisam se destacar da concorrência mais do que nunca, e o marketing de eventos é um ótimo lugar para começar. Os dados do cliente que você coleta de outras fontes podem ajudá-lo a conhecer seus clientes antes do evento, permitindo que você os trate como indivíduos, em vez de apenas mais um rosto na multidão.

O marketing de eventos não apenas oferece novos canais e métodos para se conectar com clientes potenciais e recorrentes. Segundo 73% dos organizadores de eventos, “a personalização e o marketing baseado em dados são prioridades para os eventos”.

O marketing de eventos deve ser um componente crucial de sua estratégia de geração de demanda, seja organizando um pequeno webinar, uma grande feira internacional ou um evento privado para executivos seniores.

Razões para criar uma lista de verificação de planejamento de eventos

O planejamento de eventos não precisa ser uma tarefa difícil e demorada. Planejar um evento pode ser divertido e emocionante se você souber como torná-lo simples para si mesmo.

A coisa mais importante que você pode fazer para garantir que seu evento seja planejado corretamente é criar uma lista de verificação de planejamento de eventos.

Uma lista de verificação bem planejada irá mantê-lo organizado, focado e no caminho certo. Aqui estão algumas das principais razões:

1. Limpa sua mente

Ao planejar um evento, existem vários fatores a serem considerados. Você ficará rapidamente sobrecarregado se tentar manter seus pensamentos, ideias e tarefas em sua cabeça.

Fazer uma lista de verificação detalhada e bem organizada permitirá que você tire tudo da sua mente e coloque no papel.

O primeiro passo para criar sua lista de verificação deve ser fazer um brainstorming e anotar tudo o que vier à mente.

Depois de concluído, você pode agrupar e organizar suas tarefas. A lista de verificação ideal lista todas as suas tarefas em ordem de importância.

2. Acompanha todos os seus contatos

Tarefas envolvendo comunicação com contatos do evento devem ser incluídas em sua lista de verificação.

Todos os seus contatos serão listados em algum lugar quando sua lista de verificação estiver organizada corretamente.

Você não precisará procurar suas informações de contato ou se perguntar se entrou em contato com todos para finalizar os planos.

Tudo estará em sua lista de verificação; você pode marcá-lo ao completá-lo.

3. Acompanhe suas finanças

Incluir finanças em sua lista de verificação é uma ótima maneira de controlar quanto dinheiro você gasta ao planejar seu evento.

Você pode criar uma lista de verificação que inclua estimativas financeiras ou números exatos.

Ao efetuar um pagamento, você pode marcá-lo como concluído marcando-o.

Como tudo está listado e organizado em uma planilha contábil separada, você pode transferir rapidamente todas as despesas do checklist para a planilha.

Conclusão

Este guia ensinará tudo o que você precisa saber para se tornar um excelente organizador de eventos.

Ele aborda os fundamentos do planejamento de eventos, como conseguir seus primeiros clientes, como organizar um evento significativo e muitos outros detalhes que você ainda deve considerar.

Se você consultar este guia à medida que avança, marcará as caixas para um evento bem-sucedido.

Perguntas frequentes:-