Explicando auditorias fiscais para pequenas empresas

Está ansioso com a possibilidade de uma auditoria fiscal para pequenas empresas ou confuso sobre como elas funcionam? Você não está sozinho. Só a ideia de uma auditoria fiscal pode fazer estremecer até o proprietário de uma pequena empresa mais experiente. Para aliviar algumas de suas preocupações, criamos este guia para orientá-lo nos princípios básicos de uma auditoria e como evitá-la.

O que é uma auditoria fiscal empresarial?

Uma auditoria fiscal para pequenas empresas é uma revisão aprofundada dos registros financeiros de uma empresa para garantir que eles relataram com precisão receitas, despesas e obrigações fiscais. Eles darão uma olhada no dinheiro que entra e sai e o compararão com os números dos anos anteriores e negócios semelhantes para ver se há algum sinal de alerta.

Por que você pode ser sinalizado para uma auditoria

Os critérios gerais do CRA para uma auditoria fiscal são “declarações fiscais consideradas de alto risco de incumprimento”. Então, essas são as declarações que apresentam erros ou que claramente não estão tentando cumprir as obrigações fiscais. Por exemplo, se as informações em sua declaração não corresponderem às que recebem de outras fontes, como recibos T4, é mais provável que você seja auditado.

Mas também há uma chance de que o sistema de computador do CRA selecione você aleatoriamente para uma auditoria. Isso pode ser devido a coisas como o aumento repentino da receita ou das despesas comerciais do seu negócio.

Como funciona uma auditoria fiscal para pequenas empresas

Se você for selecionado para uma auditoria, um auditor do CRA entrará em contato com você por correio ou telefone. Eles informarão quais anos foram selecionados e a data, hora e local da auditoria. Eles geralmente acontecem em seu local de trabalho ou em um escritório do CRA. Os auditores nunca pedirão que você envie documentos por e-mail e sempre fornecerão recibos detalhados de quaisquer registros que precisem examinar.

O auditor solicitará seus registros comerciais e pessoais. Mas o que eles querem ver?

• Negócios – Seus livros contábeis, registros de folha de pagamento, faturas, recibos, contratos e extratos bancários.
• Pessoal – Seus extratos bancários, documentos de hipoteca e extratos de cartão de crédito para você, seu cônjuge e sua família.

Preparando-se para uma auditoria

Antes de começar, você precisará confirmar quais anos fiscais estão sendo auditados, qual empresa está sendo auditada (se houver mais de um) e quais registros específicos o auditor deseja ver.

Se a auditoria ocorrer em um período do ano movimentado para sua empresa e você desejar estar disponível quando a auditoria ocorrer, poderá solicitar uma prorrogação. Desde que o pedido seja razoável, deve ser concedido.

O Processo de Auditoria

Ao lidar com auditores, lembre-se de ser agradável e cortês. Forneça uma mesa vazia em um canto tranquilo e tente limitar as perguntas apenas a você e ao seu contador ou contador. Não tenha medo de fazer perguntas se precisar de ajuda para entender o que eles procuram. É sempre melhor perguntar do que dar uma resposta incorreta.

Quanto tempo demora o processo? De acordo com um relatório da CBC , uma auditoria fiscal para uma pequena empresa leva cerca de 314 dias para ser concluída, uma vez que todos os documentos tenham sido coletados e verificados. Portanto, não se preocupe se o processo demorar mais do que o esperado.

E se você discordar da avaliação?

Se você discordar da avaliação do auditor após a conclusão do processo, você tem o direito de contestar. Apresentar uma objeção significa que você só terá que pagar os impostos adicionais depois que ela for resolvida. Você pode registrar sua objeção online usando o site do CRA.

Dicas para evitar uma auditoria fiscal

O número de empresas que são efetivamente auditadas é pequeno. Segundo o relatório do CBC, apenas 11.328 empresas foram auditadas em 2020/2021. Mas não importa quão pequeno seja o número, a maioria dos empresários gostaria de evitá-los completamente.

Embora não haja uma maneira garantida de escapar deles, aqui estão alguns sinais de alerta para evitar e reduzir suas chances.

1. Seja preciso, completo e organizado - Devoluções confusas e erros matemáticos são motivo de preocupação, especialmente se você tiver um negócio com muito dinheiro. Usar software de contabilidade como QuickBooks faz com que seu retorno pareça mais profissional e ajuda a evitar erros. Isso também significa que se o CRA questioná-lo sobre qualquer coisa em suas declarações, você poderá provar que está correto com mais facilidade.
2. Seja específico – Evite categorias vagas de despesas comerciais. Embora títulos como “Diversos” possam ser uma maneira mais fácil e rápida de agrupar suas despesas, também é um sinal de alerta se você reivindicar grandes deduções na categoria.
3. Não arredonde os números – assim como acontece com as categorias, seus números também devem ser específicos. É mais fácil somar totais com números arredondados, mas inconsistências no dinheiro que você está sendo tributado parecerão questionáveis.
4. Arquive dentro do prazo – Solicitar uma prorrogação é simples, portanto, há poucos motivos para perder o prazo inicial. Lembre-se de que qualquer dinheiro devido ainda será devido no prazo original, o tempo extra é para tratar da papelada.
5. Certifique-se de reivindicar a dedução correta do escritório doméstico – Existem duas maneiras de reivindicá-la: o método detalhado ou o método de taxa fixa. Embora o método detalhado possa resultar em uma dedução mais significativa, você precisará garantir que possui os documentos e cálculos corretos. Para obter mais informações, visite a página de despesas de home office do CRA e a calculadora online .
6. Evite reivindicar 100 por cento de uso comercial de um veículo - O CRA sabe que a maioria das pessoas não usará um carro para negócios 100 por cento do tempo. Portanto, se você usa legitimamente um veículo estritamente para negócios, mantenha um registro de seus quilômetros percorridos, as datas em que o utilizou, aonde vai e por quê.
7. Despesas excessivas com refeições e entretenimento – Se este é o ano em que você está se dedicando ao desenvolvimento de negócios e aumentou consideravelmente os gastos com refeições e entretenimento, mantenha datas, horários, nomes e raciocínios associados a eles.
8. Pague aos membros da família a taxa atual – Se seu filho ou cônjuge trabalha para a empresa familiar, certifique-se de que seus salários estejam alinhados com as taxas atuais. O pagamento indevido de serviços e a falta de documentação de apoio são sinais de alerta.
9. Incorrendo em perdas repetidas? Mostre expectativa de lucro – Muitas empresas sofrem perdas, especialmente nos primeiros anos. Mas, se você viu vários anos de perdas, especialmente se elas foram usadas para compensar outros ganhos ou ganhos, você será solicitado a demonstrar uma expectativa razoável de lucro .
10. Suas declarações fiscais estão alinhadas? – Você terá que apresentar uma declaração de GST/PST, relatar seus impostos sobre a folha de pagamento e preencher uma declaração de imposto de renda corporativa. Antes de enviá-los, certifique-se de que a receita informada seja consistente em todos os registros.
11. Altere sua declaração se notar um erro ou omissão – é simples e vale o esforço. Lembre-se de que precisão e transparência são sua melhor defesa contra atrair atenção indesejada.
12. Procure aconselhamento profissional – Considere procurar aconselhamento profissional de um especialista fiscal ou contador para garantir que sua declaração de imposto de renda seja precisa e esteja em conformidade com a lei.

Resumindo

Compreender o processo de auditoria e tomar medidas para reduzir o risco é essencial. Ao relatar receitas com precisão, manter registros financeiros detalhados, reivindicar deduções relevantes, relatar todas as atividades comerciais e buscar aconselhamento profissional, você ajudará a garantir que sua empresa esteja em conformidade com as leis tributárias.

Lembre-se, se você for selecionado para uma auditoria, é do seu interesse responder prontamente, reunir as informações necessárias e cooperar com o CRA.

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