Quem está no controle de sua primeira impressão nos negócios?

Última atualização em 2 de março de 2021

Em qualquer empresa onde os clientes podem ligar ou ser chamados, existe a chance de oferecer a eles uma primeira impressão nos negócios. Essa impressão representa as características do seu negócio no futuro. Seja para suporte ao cliente, chamadas frias ou uma primeira chamada, a voz e a atitude que cumprimentam o cliente os afetam. Isso construirá um relacionamento positivo ou prejudicará a representação da empresa antes que o relacionamento comece a ser construído. As startups devem estar cientes disso desde o início e garantir que a primeira impressão nos negócios seja tratada por uma recepcionista treinada e experiente.

Quais são os deveres do trabalho do recepcionista?

A maioria das pessoas assume que a única responsabilidade de uma recepcionista é atender telefones. A descrição do trabalho do recepcionista ou funcionário da recepção pode variar muito de empresa para empresa. Atender o telefone normalmente é uma pequena porcentagem da enorme lista de tarefas diárias que esses importantes funcionários realizam. Alguns exemplos de apenas alguns dos deveres da recepcionista incluem:

Você adivinhou, atendendo telefones

• Chamadas externas
• Encomenda e gestão de material de escritório
• Gerenciamento de eventos
• Gerenciamento de higiene do escritório
• Monitoramento Diário de Chamadas de Funcionários
• Rastreamento diário de funcionários
• Treinamento geral de funcionários
• Agendamento de reunião do cliente
• …demais para listar tudo!

Para o cargo de recepcionista, normalmente não é fácil encontrar tempo livre ou, às vezes, até mesmo intervalo, a menos que haja uma força maior de recepcionistas que possam cobrir quando uma não estiver disponível. No entanto, para as empresas com uma única recepcionista cuidando da estação da frente e dos telefones, pode ser difícil substituir as muitas responsabilidades que eles têm quando estão ausentes. Embora possa parecer a produção, a equipe é o que mantém a bola rolando em um negócio, essa bola nunca ganha ou mantém o ímpeto sem começar pelo funcionário da recepção. Clique para Tweetar

Etiqueta Recepcionista

Como dito no início deste artigo, recepcionistas são a primeira impressão nos negócios. Por isso, o funcionário da recepção precisa mais do que apenas uma característica “muito legal”. A recepcionista também precisa ser a pessoa mais experiente para falar sobre o funcionamento interno da empresa e seus valores. Eles também devem ser educados em telefone, e-mail e etiqueta face a face ao conversar com clientes em potencial e outros.

Isso inclui entender a “maneira correta” de cumprimentar os clientes em ligações telefônicas ou como iniciar e encerrar uma mensagem de e-mail, dependendo dos padrões da empresa. E, mais importante, como representar o negócio ao se reunir com clientes e leads em ambientes físicos ou virtuais. O funcionário da recepção é como o modelo da empresa. Porque quaisquer valores que eles mostrem aos clientes geralmente é o que eles podem esperar do resto da equipe.

É por isso que é da mais alta prioridade que os recepcionistas recebam treinamento de alto valor em todos os aspectos do negócio. Como eles responderão à maioria das perguntas antes de os clientes obterem serviços ou agendarem reuniões, eles devem entender todas as informações da empresa ou esses mesmos clientes podem nunca passar para a próxima etapa. Ter funcionários não treinados atendendo telefones ou contatos é um risco sério. Isso muitas vezes pode resultar na perda do cliente ou potencial cliente. Tudo isso por falta de informação ou deturpação da empresa. Uma recepcionista treinada e experiente geralmente mostrará ao cliente em potencial o que eles podem esperar do negócio desde a primeira impressão.

O marketing digital é muito parecido com uma primeira impressão. Cada anúncio ou conteúdo é uma oportunidade de impressionar alguém. Se você precisar de ajuda com essas primeiras impressões digitais, considere usar nossos serviços de marca branca.

Como causar uma boa primeira impressão nos negócios

É claro que não existe uma prática padrão para criar uma boa primeira impressão nos negócios. Cada empresa é diferente. O que uma empresa pode aceitar como melhor prática para uma impressão positiva nem sempre funciona para outra empresa. No entanto, existem algumas sugestões sobre o que você pode fazer para obter essa boa primeira impressão nos negócios. Embora algumas possam parecer óbvias, muitas recepcionistas perdem completamente o alvo em algumas dessas sugestões e correm o risco de prejudicar a reputação de sua empresa por causa disso. Então, aqui estão algumas sugestões óbvias e talvez não tão óbvias para obter uma boa primeira impressão:

• Compartilhe apenas as informações que você entende
  Os clientes ligam para você em busca de respostas, não de suposições. Desperdiçar o tempo de um cliente em potencial é uma maneira segura de impedi-lo de retornar. Certifique-se de entender o máximo possível sobre sua empresa antes de tentar responder a perguntas. E se você não sabe a resposta, não deixe por isso mesmo. Assegure ao cliente que, embora você não saiba a resposta, sabe onde encontrá-la e oferecerá a resposta o mais rápido possível.
• Sorria audivelmente
  Mesmo em um telefonema, as pessoas geralmente podem identificar sua atitude pelo tom e pela estrutura de suas respostas. Tente falar com um sorriso, não importa como você esteja se sentindo por dentro, e a ligação geralmente é atendida com um sorriso. Nunca deixe alguém ao telefone ouvir seu estresse ou frustração, porque quando não puder ver seu rosto, eles visualizarão a própria empresa como a voz do outro lado da linha e isso se traduz em uma “Empresa Estressada” ou “Frustrada”. Companhia". Lembre-se, a recepcionista é a representante da empresa nessa primeira ligação. Suas características se tornarão a “atitude” da empresa, portanto, certifique-se de que seja uma boa.
• Vista-se apropriadamente
  Se o proprietário da empresa ainda não lhe disse isso, você ainda deve saber, a maneira como sua atitude representa sua empresa vai da mesma forma com sua aparência. A maioria não pensaria que uma pessoa com buracos nos sapatos, manchas nas roupas e cabelos desgrenhados moraria em uma mansão (embora às vezes possa ser o caso) e é o mesmo com um negócio. Os clientes que veem a recepcionista com uma aparência que representa uma aparência descuidada, suja e indesejável verão o negócio da mesma maneira. As pessoas terão dificuldade em acreditar que você cuidará de seus bens quando você não cuidar de si mesmo. Embora geralmente não haja necessidade de exagerar na maioria dos ambientes com gravatas ou uniformes, ainda é importante expressar uma aparência que mostre que você se importa com você e com o ambiente, o que se traduz em cuidar também dos negócios deles.

Uma recepcionista adequada que causa uma boa impressão permite que o cliente veja que você é o tipo de empresa que acredita que você não apenas faz promessas, você faz acontecer. Você construirá confiança com um cliente e eles estarão mais propensos a contratar seus serviços.

Não faça da sua primeira impressão nos negócios a última

Embora esse conselho seja importante para todas as empresas, isso é principalmente da mais alta prioridade para empresas iniciantes. Para startups, as primeiras impressões serão tudo o que elas terão no início. Mesmo com um plano de negócios sólido, capital forte e uma força de trabalho experiente, apenas ter uma recepcionista inexperiente cumprimentando seus clientes em potencial pode interromper seu crescimento antes mesmo de começar.

Não é difícil dizer que na maioria dos negócios que dependem da geração de leads, a recepcionista é um dos ativos mais valiosos para o negócio. No entanto, eles também podem ser o maior risco se forem colocados na linha de frente sem treinamento ou experiência. É essencial que a sua recepcionista não estrague a primeira impressão do seu negócio. Embora este seja apenas o primeiro passo para o seu sucesso, é de longe um dos mais importantes.

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