“De uma barreira a uma ponte”: seis conclusões para uma melhor gestão de subsídios em nossa conversa com três United Ways locais

Durante anos, a Submittable tem sido uma parceira orgulhosa de muitas organizações locais da United Way que usam a tecnologia de doações da Submittable para gerenciar seus investimentos em organizações sem fins lucrativos em suas comunidades por meio de doações competitivas.

Recentemente, convidamos três clientes da United Way para se juntarem ao vice-presidente de impacto social da Submittable, Sam Caplan, para uma conversa com seus colegas sobre o que aprenderam ao implementar estratégias modernas e centradas na comunidade com a Submittable.

Se você deseja criar relacionamentos mais fortes em sua comunidade por meio de doações, esta conversa é para você. Aqui estão as principais conclusões, em suas próprias palavras.

Na conversa:

• Jeff Howell, diretor de programas da United Way of the Greater Triangle
• Craig Shoemaker, Diretor de Tecnologia e Operações da United Way do Condado de Greenville
• Christopher Nicholas, CFO/CTO/COO da United Way do Condado de Greenville
• Sabra Williams, analista de sistemas da United Way da Grande Filadélfia e sul de Nova Jersey
• Sam Caplan, vice-presidente de impacto social da Submittable

1. Não tenha medo de mudar a maneira como você sempre fez

A United Way existe há mais de cem anos. E embora esta história deixe a organização como um pilar bem estabelecido em muitas comunidades, também pode levar a uma sensação de inércia. Qualquer esforço para fazer mudanças esbarra no desafio “da maneira como sempre fizemos”.

Para Craig Shoemaker, Diretor de Tecnologia e Operações, e Christopher Nicholas, CIO da United Way do Condado de Greenville, um processo de concessão de doações realmente desatualizado era complicado para todos os envolvidos. Eles estavam prontos para agitar tudo.

Como Craig explica, eles queriam adotar uma nova forma: ousada e simples . Reproduza o clipe para ouvir sobre isso.

Ao simplificar o aplicativo em si e a tecnologia do aplicativo com a mudança para Submittable, eles conseguiram atingir seu objetivo.

Como Craig descreve no clipe, no passado, “o software era desajeitado. Foi difícil. Tivemos que fazer treinamentos focados especificamente apenas no processo de inscrição, em vez de falar sobre qual conteúdo era necessário ou o que procurávamos dos candidatos. Então, [para sermos] ousados ​​e simples, queríamos realmente uma ferramenta que ajudasse a facilitar e não fosse um obstáculo para impedir o financiamento como acontecia no passado .”

2.Trate sua experiência de inscrição como o início de seu relacionamento com seus beneficiários

Para Jeff Howell, diretor de programas da United Way of the Greater Triangle, que atende o triângulo de pesquisa em torno de Raleigh, Durham e Chapel Hill, na Carolina do Norte, uma plataforma de gerenciamento de subsídios é mais do que apenas um produto. É uma ferramenta para construir confiança. Ele explica no clipe.

Como Jeff diz no clipe: “Acho que, do nosso ponto de vista, o investimento em algo como Submittable significa investirmos naquela primeira experiência com a United Way of the Greater Triangle”.

Ao iniciar esse relacionamento com o pé direito, Jeff aprendeu, mais tarde, que os candidatos estão “dispostos a trabalhar com você em mais algumas coisas e a se dedicar um pouco mais a esse relacionamento ”.

3. Centralize a humanidade de seus candidatos

Mais conselhos de Jeff? Para construir um relacionamento real com os candidatos, em vez de uma transação, concentre-se em centrar a sua humanidade. Submittable oferece uploads fáceis de arquivos para suportar vários tipos de arquivos de vídeo e áudio que podem ajudá-lo a fazer isso. Ouça Jeff responder à pergunta de Sam Caplan sobre isso no clipe.

Conforme detalha Jeff, aproveitar o upload de arquivos permite que a United Way of the Greater Triangle:

• Aproxime-se do trabalho do candidato. Como diz Jeff: “Conseguimos ver como é, como é e como soa esse trabalho no dia a dia”.
• Prepare seus revisores para serem defensores poderosos. Jeff explica: “Nossos revisores estão percebendo que são capazes de construir um relacionamento pessoal com a organização, onde podem se tornar defensores de seu trabalho. Acho que mesmo além do nosso processo de concessão de doações, eles se sentem mais conectados a esse espaço.”
• Dê às organizações sem fins lucrativos mais espaço para se concentrarem em seu trabalho. Nas palavras de Jeff: “Podemos permitir que eles façam esta aplicação da maneira mais fácil possível e que voltem ao que fazem realmente bem e ao que nós, como financiadores neste espaço, precisamos que eles se concentrem. Essa é uma grande vitória para nós como comunidade.”

4. Crie uma experiência de revisão mais acolhedora para os voluntários

Sabra Williams, Analista de Sistemas da United Way da Grande Filadélfia e Sul de Nova Jersey, como muitas outras United Ways locais, pratica doações participativas. Isto significa que ela acolhe intencionalmente voluntários da sua comunidade para participarem ativamente no processo de revisão. Com esta estratégia, uma experiência positiva – ou negativa – do revisor pode ter repercussões que impactam sua reputação na comunidade.

Entrando em seu mais novo ciclo de doações, Sabra estava, portanto, focada em melhorar a experiência do revisor. Ela sabia que isso economizaria o tempo dela e de seus revisores. Mas acabou proporcionando uma infinidade de outros benefícios. Sabra explica no clipe.

Conforme ela detalha no clipe, muitos dos benefícios estavam enraizados no recurso intuitivo de revisão lado a lado do Submittable, que levou a:

• Menos tempo investido em revisões de treinamento. Sabra diz: “Nos anos anteriores, oferecemos várias sessões de treinamento. Imprimimos todo tipo de coisa. Fizemos fichários com todas as aplicações. Realizamos painéis de discussão. Não dessa vez."
• Um impulso na participação. Com a ajuda de uma ferramenta fácil de usar, ela explica: “No geral, tivemos uma participação muito boa dos nossos voluntários”.
• Um processo de revisão mais rápido e pontual. Sabra afirma: “Como o sistema é realmente muito amigável e fácil de usar, os revisores conseguiram concluir suas tarefas no prazo, com muito poucas dúvidas ou problemas”.
• Frustração reduzida do revisor. A revisão lado a lado intuitiva do Submittable significou menos dores de cabeça. Como explica Sabra: “Acho que [isso] foi realmente fundamental para economizar tempo e reduzir a frustração. Eu sei que isso foi uma reclamação em ciclos anteriores.”

5. Torne os relatórios o mais fáceis possível

Submittable não aparece simplesmente no seu processo de inscrição e vai embora. Em vez disso, é uma ferramenta que você e seu candidato podem usar durante todo o ciclo da concessão para comunicar e acompanhar facilmente os documentos, visitas ao local, verificações verbais – tudo o que faz parte de uma parceria de concessão.

Para Sabra, essa ferramenta consistente ao longo de todo o ciclo de subvenção levou a um resultado muito satisfatório na elaboração de relatórios de participação. Ouça nas palavras dela no clipe.

Como ela explica:

“Ficámos entusiasmados com o facto de todas as cem agências terem apresentado os seus relatórios . Acho que isso nunca aconteceu conosco antes. Já recebemos todos eles. E, na verdade, a maioria chegou na hora certa. Então isso também foi uma boa surpresa.”

Como eles fizeram isso?

“Acho que ter um sistema realmente fácil de usar, com o qual eles já estavam familiarizados, realmente nos ajudou a garantir que todos recebessem seus relatórios”, diz Sabra.

6. Restaure sua reputação aceitando mudanças

Voltando a Craig e Christopher na United Way do condado de Greenville, sua nova filosofia simples e ousada acabou fazendo muito mais do que apenas simplificar processos. Isso reforçou sua reputação . Christopher explica no clipe.

Você pode se perguntar: como a adaptação de um novo sistema de gestão de subsídios poderia ser tão impactante?

Como diz Christopher, tudo se resumiu a levar o próprio processo de concessão “de uma barreira a uma ponte ”. Ele queria que o processo deixasse de ser “ um obstáculo ao financiamento para se tornar um meio fácil de obter acesso ao capital que pode ser reinvestido na nossa comunidade ”.

Submittable também permitiu que a equipe da United Way of Greenville County se movesse muito mais rápido. O que, para uma organização sem fins lucrativos que espera financiamento, pode fazer uma grande diferença. No caso deles, essas mudanças juntas acabaram melhorando a reputação da organização. Como explica Cristóvão,

“Para alguns dos nossos parceiros, somos uma fonte significativa de rendimento durante um ano. E assim, ao simplificar esse processo, permitiu-nos realmente ajudá-los a tomar decisões orçamentais, ajudá-los a tomar decisões estratégicas, e eles puderam tomá-las rapidamente e isso , em última análise, ajudou a nossa reputação como organizador, como facilitador, como financiador, e não assim, bem, temos que passar por todos esses obstáculos e espero que eles nos concedam, você sabe, o dinheiro que estamos pedindo.

Dê o primeiro passo em direção à mudança

Muitos financiadores encontram-se numa situação em que sabem que é altura de abraçar a mudança, mas não têm a certeza de como dar o primeiro passo. Consultar outras organizações que fizeram grandes transições pode ajudá-lo a desenvolver uma estratégia que faça sentido para sua equipe e comunidade.

Há muito mais pérolas de sabedoria acumuladas em uma conversa de uma hora. Para ouvir Christopher revelar qual ferramenta ajudou a “salvar [seu] casamento” (dica: é a mesma que Jeff disse que se algum dia nos livrarmos dela, teremos “uma revolta” em nossas mãos), ouça a conversa completa.

Se você estiver pronto para saber mais sobre o Submittable, adoraríamos conversar com você. Entre em contato com nossa equipe hoje mesmo!