O estado do cumprimento das subvenções em 2024: O que você precisa saber sobre como a Orientação Uniforme está mudando

Está surgindo um vislumbre do futuro da Orientação Uniforme, mas se você não participou do Treinamento Anual de Subsídios (AGT) de 2024, pode ter perdido. Em suma, provavelmente veremos um aumento nos limites de auditoria e gastos, menos jargões e uma detecção mais rápida de fraudes. Vamos cavar.

Isenção de responsabilidade: o conteúdo deste blog serve apenas para fins informativos gerais e não deve ser interpretado como aconselhamento jurídico. Os leitores são incentivados a buscar orientação de seu próprio consultor jurídico antes de tomar decisões com base nas informações aqui contidas. Não nos responsabilizamos por ações tomadas ou não com base neste artigo.

Nota do autor: Este artigo foi escrito antes do anúncio de que as novas regras de Orientação Uniforme serão lançadas na quinta-feira, 4 de abril. Você pode se inscrever no webinar de lançamento aqui . Atualizaremos esta peça com o que aprendemos.

Em abril de 2023, eu estava aprendendo tudo o que podia sobre Orientação Uniforme para Prêmios Federais, ou 2 CFR Parte 200, que é uma estrutura de regras e regulamentos para a concessão de fundos federais. Como parte desse esforço, participei do AGT 2023 da National Grant Management Association (NGMA).

Se você também estivesse lá, talvez se lembrasse de um momento tão vividamente quanto eu. Deidre Harrison, vice-controladora do Escritório de Gestão e Orçamento (OMB), sobe ao palco e lança uma bomba: o OMB está trabalhando em uma atualização iminente da Orientação Uniforme.

A notícia de Harrison é recebida com um gemido coletivo.

Literalmente - posso ouvir os profissionais de bolsas ao meu redor desanimarem. Os gestores de bolsas dedicam anos ao domínio da Orientação Uniforme, muitas vezes passando por rigorosos processos de certificação. Qualquer mudança nesta orientação significa muito trabalho para muitas pessoas.

Com o passar dos meses, começamos a ter uma ideia mais clara do que vai mudar. Em setembro de 2023, o OMB publicou algumas das primeiras documentações das próximas mudanças na Orientação Uniforme. Isso foi muito útil, mas o que todos nós precisávamos era de um mergulho profundo como parte do evento AGT.

O AGT de 2024 forneceu esse mergulho profundo e muito mais. Este ano, Harrison nos deu detalhes e eu fiz muitas anotações. Aqui está o que sabemos até agora.

Por que a Orientação Uniforme está mudando

Quando Harrison subiu ao palco este ano, a sala estava agitada, esperando para ouvir mais sobre o que ela e sua equipe planejaram. Com alterações na Orientação Uniforme, o OMB busca:

1. Alinhe-se com as prioridades da administração incorporando requisitos legais.
2. Reduza a carga através de processos simplificados para agências e destinatários.
3. Esclareça e padronize seções ambíguas para garantir uma interpretação consistente.
4. Reescreva as seções em linguagem simples, melhorando o fluxo e resolvendo inconsistências.

Harrison também apresentou o recém-formado Conselho de Assistência Financeira Federal (COFFA), que foi anunciado no outono passado e tem a tarefa de: “garantir que as agências federais tenham as ferramentas necessárias para fornecer programas de assistência financeira federal de forma eficiente, eficaz e equitativa. , ao mesmo tempo que reduz os encargos administrativos sobre os requerentes e beneficiários de assistência financeira federal.

Como parte deste objetivo, o COFFA começará a padronizar treinamentos e processos em Orientação Uniforme. Para entender como, precisamos entender o que está mudando.

Os limites aumentarão

A sala aplaudiu quando Harrison anunciou a proposta de aumentar o de minimis para custos indiretos e diretos.

• Para a taxa de custos indiretos, o novo de minimis proposto é de 15% (acima dos 10%).
• Para custos diretos, o novo de minimis proposto é de US$ 50 mil (acima dos US$ 25 mil).

Além disso, o limite proposto para auditorias únicas é de US$ 1 milhão (acima dos US$ 750 mil). Esta mudança parece bem-vinda, pois é provável que reduza a carga administrativa de muitos doadores. Teremos que esperar e ver se isso afeta o número total de auditorias necessárias.

A linguagem será mais simples e clara

Andrew Victor, Esq da USAID, riu-se na sessão de encerramento da AGT de 2024 quando disse: “Talvez você não precise ir ao seu advogado apenas para que [a Orientação Uniforme] lhe seja explicada”. Para este fim, o OMB pretende tornar a nova Orientação Uniforme mais clara e fácil de ler, a fim de evitar múltiplas interpretações da mesma linguagem.

Por exemplo, usar “Destinatário” em vez de “entidade não federal” e o nome real de um determinado sistema governamental (como SAM.gov) versus o anteriormente vago “sistema governamental designado por OPB”. OMB forneceu um documento que mostra um exemplo das edições.

O OMB também visa padronizar o Aviso de Oportunidades de Financiamento (NOFO), que é um aviso de que uma instituição federal possui recursos disponíveis para concessão. Atualmente, os NOFOs podem ter centenas de páginas, preenchidos com linguagem de Orientação Uniforme que não precisa estar lá. No futuro, o OMB pretende reduzir os NOFOs em conjunto com uma linguagem mais simples de Orientação Uniforme.

Divulgações obrigatórias podem acontecer assim que você tiver evidências

Compreensivelmente, a transparência e a redução da fraude são extremamente importantes para o OMB. Então, estão mudando os prazos das divulgações obrigatórias, que são notificações de investigações de fraude.

Na prática, essas mudanças são pequenos ajustes de redação que acabam tendo um grande impacto no momento das divulgações obrigatórias. Melissa Prusock, Esq Greenberg Traurig, LLP, afirmou que sentiu que esta mudança de terminologia é a maior mudança que ela está vendo nas novas regras de conformidade propostas. Ela explicou: “Com a regra proposta, é qualquer [atividade] criminosa. Esta é uma expansão significativa. Isso coloca você no mesmo barco que os empreiteiros. Também diz que você deve ‘ser rápido’ em sua divulgação, enquanto antes dizia ‘oportuno’”.

Anteriormente, a interpretação era que os requerentes, beneficiários e subrecipientes necessitariam de divulgar potenciais actividades fraudulentas assim que tivessem a certeza de que eram fraudulentas. Com as mudanças propostas, essas pessoas precisariam divulgar que a investigação está acontecendo assim que houver evidências confiáveis.

Na AGT de 2024, David Clark, diretor administrativo de serviços especiais da indústria da BDO USA, explicou que: “Assim que tiver evidências confiáveis, você precisa informá-los. Você não precisa mais terminar sua investigação. Se você tem uma dica e acredita que é real, você precisa divulgá-la.”

Essas novas regras de divulgação, embora aparentemente pequenas, são uma grande mudança, portanto, fique atento para saber mais sobre elas e consulte um consultor jurídico.

A mudança vai demorar um pouco

Finalmente, a maior coisa que aprendi é que essas mudanças provavelmente não entrarão em vigor tão cedo. Quando as atualizações finais da Orientação Uniforme forem lançadas, Harrison nos garantiu que haverá bastante tempo para nos prepararmos antes da implementação.

Então, por enquanto, recomendo que você mantenha o foco na Orientação Uniforme que temos hoje e mantenha os olhos abertos para as mudanças que estão surgindo no horizonte.

A gestão de subsídios é um trabalho árduo

Agradeço muito aos nossos gestores de subsídios porque eles trabalham incansavelmente para cumprir e compreender essas regras por dentro e por fora. Ainda assim, eles estão educando e treinando uns aos outros e aos seus sub-beneficiários, organizações sem fins lucrativos e todas as pessoas boas que fazem o bom trabalho. Não é uma tarefa fácil.

Se você está procurando um software de gerenciamento de subsídios para ajudá-lo a desembolsar fundos com segurança e dentro da conformidade, recomendo que você agende uma demonstração com o Submittable. Se você procura consultores para ajudá-lo a pensar em compliance, entre em contato com nossos amigos da BDO.