Seu guia para comunicação assíncrona

Equipes de todo o mundo agora estão bem arraigadas no conceito de trabalho remoto. Ao longo do último ano e meio, houve aprendizados, frustrações e alguns grandes avanços na dinâmica da equipe, cultura organizacional e produtividade geral.

As empresas tiveram sucesso variado em sua mudança para o trabalho remoto. Mas as organizações mais bem-sucedidas perceberam uma coisa, que o trabalho remoto não é tão simples quanto implementar uma estrutura que existia quando as equipes estavam localizadas.

Equipes distribuídas se sentem mais empoderadas quando têm maior flexibilidade e autonomia. A capacidade de fazer sua própria agenda e priorizar várias tarefas em um dia de acordo com o que melhor lhes convier dá aos membros da equipe a capacidade de projetar seu dia e maximizar sua produtividade.

Cada vez mais, os benefícios de trabalhar de forma assíncrona estão se tornando aparentes. As organizações estão criando e implementando estruturas que aproveitam ao máximo todos os benefícios advindos do trabalho assíncrono.

O que é Comunicação Assíncrona?

O trabalho assíncrono é quando os membros de uma equipe podem se comunicar uns com os outros sem precisar estar presentes exatamente no mesmo momento. Isso acontece quando as informações podem ser trocadas independentemente do tempo. Na comunicação assíncrona, os membros da equipe geralmente apresentam algumas informações e há algum atraso antes que o destinatário ofereça sua resposta. Simplificando, o trabalho assíncrono é qualquer forma de trabalho que não acontece em tempo real e permite que os membros da equipe coordenem seus esforços em vários cronogramas para trabalhar juntos em um projeto.

Trabalho assíncrono não é o mesmo que trabalho remoto

Esses dois termos são muitas vezes confundidos, mas na realidade eles são distintamente diferentes. Algumas empresas que foram remotas ainda esperam que os funcionários façam login em um determinado horário e permaneçam em suas mesas das 9 às 5, exatamente como fariam se estivessem em um escritório.

O trabalho assíncrono, no entanto, permite que os funcionários concluam tarefas em seu próprio tempo, o que pode ser muito diferente de seus colegas. Isso pressupõe que a comunicação não deve ser imediata e as pessoas podem responder quando for conveniente para elas. Hubs online e ferramentas de colaboração remota permitem que as equipes acessem um recurso comum por conta própria. Eles concluem as tarefas e as enviam para seus colegas, que podem buscá-las assim que o dia de trabalho começar.

As reuniões são horríveis

Check-ins intermináveis, reuniões diárias e reuniões gerais podem ser extremamente improdutivas. As reuniões foram identificadas como um dos maiores sumidouros de tempo em qualquer organização. Em um estudo recente realizado pela Harvard Business Review, 65% dos gerentes disseram que as reuniões os impediam de concluir o trabalho real, 71% disseram que as reuniões são improdutivas e ineficientes e 64% disseram que atrapalhavam o pensamento profundo.

Embora algumas reuniões sejam inevitáveis, trabalhar de forma assíncrona muda a maneira como as organizações abordam as reuniões em geral. Para agendar uma reunião enquanto trabalha de forma assíncrona, você precisa coordenar os horários de várias pessoas, o que garante que as reuniões ocorram apenas quando forem absolutamente necessárias. Isso garante agendas claras e interações mais produtivas.

A Era do Trabalho Profundo

À medida que as equipes ficam mais distribuídas, o valor que as organizações atribuem à quantidade de tempo gasto no trabalho diminuiu bastante. A produção e a produtividade tornaram-se os únicos fatores importantes ao avaliar o desempenho dos funcionários.

“Tarefas de estilo logístico não cognitivamente exigentes são frequentemente realizadas enquanto distraídos. Esses esforços tendem a não criar novo valor no mundo e são fáceis de replicar.”

– Cal Newport

O trabalho profundo refere-se à nossa capacidade de trabalhar em um estado de concentração e foco profundos por um longo período de tempo, sem distração ou interrupção.

Trabalhar de forma assíncrona remove os funcionários das distrações diárias de um local de trabalho para que possam dedicar partes do dia à criação de resultados produtivos de alto valor.

Benefícios de trabalhar de forma assíncrona

Mais flexibilidade: Trabalhar de forma assíncrona permite que os funcionários se tornem os mestres de seu tempo. Eles podem criar horários de trabalho que se encaixem em seu estilo de vida, o que leva a um equilíbrio entre vida profissional e pessoal mais completo.

Respostas mais detalhadas: Ao trabalhar de forma assíncrona, não se espera que as pessoas respondam ou respondam imediatamente, o que significa que elas podem dedicar algum tempo para realmente pensar sobre um problema e analisá-lo antes de oferecer sua resposta ou opinião. Isso leva a decisões mais ponderadas.

Menos distrações: Trabalhar de forma assíncrona ajuda os funcionários a entrar em um estado de fluxo mais facilmente. Ao dedicar algum tempo a uma tarefa específica, eles podem realmente se envolver em pensamentos profundos sem ter que se preocupar em ser interrompidos por colegas sobre outras tarefas não relacionadas.

Documentação Automática: A maioria das comunicações assíncronas é comunicação escrita. Seja por e-mail, chat ou em um quadro branco online, geralmente há um registro da comunicação que ocorre. Você sempre pode voltar e consultar essa comunicação e ela serve como um log que evita redundância de comunicação.

Nivela hierarquias: cria um fórum aberto para os funcionários adicionarem sugestões e pensamentos. Elimina alguns dos fatores intimidantes que podem existir durante as reuniões ou interações face a face.

Ferramentas para comunicação assíncrona eficiente

E-mail:
A popularidade do e-mail parece estar desaparecendo com o surgimento de muitas ferramentas de comunicação da nova era, como o Slack, que afirmam ter sido criadas para colaboração remota. Mas o e-mail ainda se traduz muito bem em comunicação assíncrona. Ele não espera uma resposta imediata, portanto, os membros da equipe podem responder em seu próprio tempo com contribuições ponderadas e valiosas.

Comunicação de vídeo:
A videoconferência tem sido a forma padrão de comunicação para substituir as reuniões presenciais. Mas não se traduz muito bem em trabalho assíncrono, pois envolve ter que reunir as pessoas em um momento comum. Ferramentas como o Loom corrigem isso e permitem que você experimente os benefícios da comunicação verbal por meio de gravações e compartilhamento de tela.

Quadro branco on-line:

Com ferramentas como o Creately, você pode visualizar pensamentos, ideias e planos como faria em uma sala de conferências. Os membros da equipe podem revisar suas visualizações e adicionar comentários, pensamentos e sugestões a elas em seu próprio tempo. Isso cria um espaço de trabalho virtual flexível e intuitivo que é ótimo para suas equipes assíncronas.

Dicas para trabalhar de forma assíncrona

Foco nos objetivos : muitos trabalhadores remotos sentem-se pressionados a “parecer ocupados”. Mas o trabalho assíncrono tem tudo a ver com saída, não atividade. Ao se concentrar em tarefas claramente definidas, você pode reduzir as conversas desnecessárias da equipe, fazer um trabalho melhor e aproveitar seu novo equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

Estabeleça as horas principais. Trabalhar de forma assíncrona não significa trabalhar sem rotina. Pelo contrário, às vezes envolve a criação de um plano mais estruturado e detalhado que você segue. Comunicar quais são suas principais horas de trabalho para o resto da organização é importante para que todos saibam quem está trabalhando em qual horário.

Defina as expectativas de tempo: Ao colaborar de forma assíncrona, é crucial ter clareza sobre os prazos. Trabalhar em horários individuais não pode ignorar o fato de que cronogramas maiores precisam ser respeitados. Definir as expectativas de quando algo deve acontecer é importante para ajudar os funcionários a organizar o dia de trabalho para priorizar as tarefas urgentes primeiro.

Assíncrono não significa associal. Trabalhar de forma assíncrona não significa trabalhar isoladamente. Ainda é importante encontrar maneiras de fazer com que os membros da equipe se conectem e se divirtam.
As organizações precisam priorizar os quebra-gelos e as festas virtuais para que os colegas de trabalho possam relaxar e conhecer seus colegas de equipe em um nível pessoal.

Conte-nos sobre sua experiência trabalhando de forma assíncrona

O trabalho assíncrono em toda a organização ainda é um conceito relativamente novo e as equipes ainda estão tentando resolver todos os chutes. Você tem alguma experiência trabalhando de forma assíncrona? Gostaríamos muito de ouvir seus pensamentos sobre o assunto, sinta-se à vontade para compartilhar suas ideias nos comentários abaixo.