Problemas da cadeia de suprimentos de saúde e como resolvê-los com tecnologia

Crystal Evans, uma mulher de 40 anos com uma doença neuromuscular progressiva, teme que as bactérias cresçam dentro do tubo de silicone que conecta sua traqueia a um ventilador que bombeia ar para seus pulmões. Como ela disse ao Washington Post, ela costumava ter uma rotina completa antes da pandemia. Envolvia a troca dos circuitos de plástico várias vezes por mês para mantê-los estéreis.

Agora que a pandemia causou uma escassez de silício e plástico necessários para a tubulação e tornou esses materiais mais difíceis de fornecer, Evans precisa passar apenas um novo circuito por mês. O que isso significa é que ela e muitos pacientes como ela foram, estritamente falando, vítimas da cadeia de suprimentos interrompida. E as estimativas dos afetados estão na casa das dezenas de milhões.

A escala de disrupção é galopante. De acordo com Kaufman Hall, empresa de consultoria de saúde, desde o início da pandemia, 86% dos hospitais dos EUA relataram problemas na cadeia de suprimentos médicos como fornecimento complicado de suprimentos e 85% reclamaram de aumentos de preços.

E enquanto em 2022, o setor de saúde parecia ter conquistado uma vitória constante sobre o vírus, as principais consequências que o COVID-19 teve na cadeia de suprimentos de saúde (que agora está sendo agravada pela invasão da Ucrânia pela Rússia) ainda precisam ser enfrentadas. Os principais problemas da cadeia de suprimentos de saúde a serem abordados abrangem:

• Disponibilidade limitada de produtos farmacêuticos críticos, especialmente aqueles envolvidos no tratamento de doenças respiratórias agudas e equipamentos de proteção individual
• Problemas na aquisição de materiais usados ​​na fabricação de produtos farmacêuticos
• Disponibilidade limitada de metais básicos e matérias-primas usadas na fabricação de equipamentos médicos
• Dificuldades na produção e fornecimento de semicondutores (usados ​​para máquinas de ressonância magnética, monitores de pressão arterial e outros equipamentos médicos) causadas por acesso interrompido a materiais raros como gás neon e produto químico C4F6
• Um aumento nos custos operacionais e de aquisição alimentados pelo aumento dos preços do petróleo bruto, gás, plásticos e energia
• Visibilidade limitada da cadeia de suprimentos global e da cadeia de suprimentos de saúde como parte dela
• Aquisição offshore falha e a necessidade de redesenhar estratégias de fornecimento para nearshore

Como fornecedores experientes de desenvolvimento de soluções de saúde, nós da ITRex acreditamos que é hora de os líderes da cadeia de suprimentos de saúde repensarem suas estratégias de gerenciamento e começarem a responder aos problemas da cadeia de suprimentos médicos destacados pelo COVID-19. Acreditamos também que a tecnologia pode se tornar uma forte aliada para quem está pronto para embarcar em uma jornada de transformação.

Para ajudá-lo a navegar pelas mudanças, estamos apontando os principais problemas da cadeia de suprimentos de saúde e destacando soluções de tecnologia que ajudam a superar esses desafios.

Problemas críticos da cadeia de suprimentos de saúde a serem resolvidos em 2022

Problema 1. Gastos desnecessários atribuídos principalmente à má gestão de estoque

Uma das questões críticas na cadeia de suprimentos médicos são os gastos cada vez maiores e desnecessários. De fato, um estudo da Navigant com 2.127 hospitais dos EUA descobriu que gastos desnecessários em operações da cadeia de suprimentos chegaram a cerca de US$ 25,7 bilhões por ano. E uma grande parte dos gastos, US$ 11 milhões por instalação anualmente, pode ser liberada otimizando o gerenciamento de estoque.

O gerenciamento de estoque hospitalar é um processo complicado que envolve a previsão de volumes ideais de estoque, rastreamento de entregas, criação de estratégias de armazenamento apropriadas, gerenciamento de recalls e produtos vencidos e muito mais. Muitas vezes, é difícil para os funcionários da cadeia de suprimentos simplesmente levar os produtos necessários aos pacientes e médicos, quanto mais otimizar o processo. No entanto, com a aplicação de avanços tecnológicos recentes, os executivos da cadeia de suprimentos podem superar problemas agudos de gerenciamento de estoque nas cadeias de suprimentos de saúde, realizar economias potenciais e reduzir o aumento nos custos operacionais.

Solução: otimizar o gerenciamento de estoque

A tecnologia pode resolver problemas de gerenciamento de estoque na cadeia de suprimentos de saúde de várias maneiras. Os dois seguintes, acreditamos, geram o maior impacto: aumentar a visibilidade do inventário e trazer novos insights baseados em dados históricos de inventário.

Melhorando a visibilidade do inventário

As estatísticas e a experiência de nossos clientes comprovam que nem sempre é fácil para os funcionários do hospital acompanhar o estoque e garantir que tenham todos os itens necessários à mão. Além disso, 85% dos trabalhadores médicos afirmam ter problemas para documentar suprimentos e 25% deles dizem que nem sempre verificam a validade do produto ou as informações de recall.

O que poderia ajudar a resolver os problemas da cadeia de suprimentos de saúde relacionados ao inventário é mudar para um gerenciamento de inventário mais transparente e habilitado para tecnologia. Acompanhar os estoques por meio de uma plataforma segura e baseada em nuvem e trazer os elementos da Internet das Coisas, como beacons ou sensores, para rastreamento em tempo real, aumenta drasticamente a visibilidade do estoque. Também torna mais fácil para os funcionários da cadeia de suprimentos calcular os volumes ideais de estoque, lidar com fornecedores, rastrear entregas e entregar os itens necessários aos pacientes e à equipe médica no prazo. Ter uma visão em tempo real dos estoques ajuda a acompanhar a qualidade dos itens entregues, facilitando a conformidade e o gerenciamento de produtos vencidos ou recolhidos.

Ao aumentar a visibilidade do inventário, os hospitais podem recuperar uma parte da receita perdida decorrente da perda de dados do inventário e práticas falhas de gerenciamento de inventário. Anualmente, essa receita perdida equivale a US$ 7 bilhões.

Aproveitando os insights preditivos

Trazendo tecnologia, inteligência artificial (IA) em particular, em seus mixes de gerenciamento da cadeia de suprimentos, as organizações de saúde podem usar os insights gerados pela análise preditiva para superar problemas da cadeia de suprimentos de saúde, como tomada de decisão desinformada e conhecimento limitado sobre o inventário.

Os algoritmos de IA podem, por exemplo, melhorar a previsão de demanda com base em dados históricos de demanda e informações sobre fatores externos que influenciam a demanda, otimizar a distribuição de estoque em vários locais de armazenamento, simplificar o gerenciamento de produtos vencidos e recolhidos e muito mais.

Como resultado, os hospitais podem economizar dinheiro dimensionando corretamente seus estoques e melhorando suas estratégias de compra e armazenamento.

Questão 2. Crise de talentos da cadeia de suprimentos juntamente com operações manuais mundanas

Outro grande desafio na cadeia de suprimentos de saúde é a crise de talentos – as organizações de saúde estão lutando para recrutar, desenvolver e reter trabalhadores de gerenciamento da cadeia de suprimentos.

De acordo com a McKinsey, a crise remonta a mais de 15,9 milhões de pessoas se mudando para os EUA desde o início da pandemia e 1,7 milhão de pessoas se aposentando antecipadamente. Além disso, uma queda de 1,3% na taxa líquida de imigração teve um impacto na oferta de mão de obra, que deve durar.

A falta de profissionais de gestão da cadeia de suprimentos é amplificada pelo fato de que grande parte da gestão da cadeia de suprimentos de saúde ainda é realizada manualmente. De acordo com uma pesquisa recente com 100 líderes da cadeia de suprimentos hospitalares, quase metade dos entrevistados conta com ferramentas manuais, como planilhas do Excel.

Embora sejam uma boa opção para gerenciar cadeias de suprimentos de menor escala, quando aplicadas a operações mais complexas, as ferramentas manuais são lentas, caras e propensas a erros. O que os avanços tecnológicos podem fazer é digitalizar e até automatizar uma parcela maior das operações de gerenciamento da cadeia de suprimentos, compensando assim a falta de talento e liberando os trabalhadores da conclusão de tarefas rotineiras.

Solução: automatizando operações manuais

Além da digitalização básica do gerenciamento da cadeia de suprimentos por meio de plataformas baseadas em nuvem com recursos de rastreamento e análise, as tecnologias podem ajudar a automatizar uma parte das operações, permitindo que as cadeias de suprimentos funcionem com menos força humana. As tecnologias em questão abrangem blockchain, automação de processos robóticos (RPA) e automação de processos inteligentes (IPA).

Blockchain, por exemplo, tem o potencial de transformar fundamentalmente a maneira como a saúde aborda o gerenciamento de contratos, preços e transações.

Por sua vez, o RPA que envolve a criação, implantação e gerenciamento de bots que emulam determinadas ações humanas pode assumir as seguintes tarefas:

• Processando pedidos
• Tratamento de faturas e pagamentos
• Supervisão de volumes de estoque
• Lendo e comparando cotações de fornecedores
• Comunicação de status de remessas e muito mais

E enquanto o RPA é usado para executar tarefas repetitivas com variação mínima, a automação inteligente de processos – que combina RPA e inteligência artificial – aborda processos de ponta a ponta mais complexos, como:

• Listagem de fornecedores
• Avaliação dos níveis de estoque de estoque
• Lidar com pedidos pendentes e gerenciar recalls
• Revisão de contratos de fornecedores

Questão 3. Garantia complicada de fornecimento e dificuldades em prever escassez de fornecimento

Outro desafio importante da cadeia de suprimentos de saúde que deve continuar ao longo de 2022 é a complicada garantia de fornecimento.

A indústria está lidando com escassez primária e secundária de produtos médicos, equipamentos e medicamentos essenciais.

A escassez primária ocorre sempre que a demanda aumenta por produtos diretamente relacionados a interrupções, como produtos relacionados à ventilação ou suprimentos de teste em tempos de COVID.

A escassez secundária ocorre quando os produtos estão vinculados a interrupções indiretamente. Uma fábrica de matérias-primas que está fechando e afetando a fabricação de produtos usados ​​em salas de cirurgia é um exemplo de falta de suprimento secundária.

Embora as ferramentas de gerenciamento da cadeia de suprimentos permitam prever até certo ponto as faltas primárias, elas não fornecem visibilidade das faltas secundárias. O que as tecnologias avançadas podem fazer é ajudar as organizações de saúde a entender melhor como os fatores pandêmicos, geopolíticos, de transporte, trabalhistas, financeiros, de segurança cibernética e outros afetam dinamicamente a cadeia de suprimentos.

Solução: prever interrupções de fornecimento em todos os níveis

Os avanços tecnológicos podem ajudar os trabalhadores da cadeia de suprimentos a entender melhor os riscos que ocorrem no nível de suprimento secundário e além, bem como prever a escassez de suprimentos.

Inovações tecnológicas promissoras abrangem soluções médicas baseadas em IA que identificam produtos que se tornam críticos em vários cenários de interrupção e, em seguida, fazem referência cruzada de produtos equivalentes em uma ampla rede de fornecedores sem viés competitivo. Outras soluções que estão ganhando popularidade são análises avançadas e sistemas de monitoramento de eventos que ajudam a prever faltas primárias e secundárias de fornecimento.

Ferramentas de detecção de demanda e ferramentas que conectam parceiros comerciais também ajudam a resolver o problema da escassez de oferta.

Aplicando as soluções acima, os especialistas em cadeia de suprimentos podem melhorar significativamente a visibilidade de todas as camadas de suprimentos, obter uma melhor compreensão dos riscos potenciais e avaliar as fontes alternativas de suprimento.

Questão 4: Uma falta geral de resiliência da cadeia de suprimentos

Especialistas em saúde afirmam que as atuais cadeias de suprimentos de saúde são reativas em sua natureza. A pandemia destacou a necessidade de as organizações de saúde reconsiderarem a maneira como abordam o planejamento estratégico e a prevenção de riscos.

O que a tecnologia pode fazer é apoiar os executivos da cadeia de suprimentos no planejamento estratégico e fornecer acesso a insights que antes estavam fora de alcance.

Solução: Planejamento proativo com riscos em mente

A tecnologia pode mudar a própria abordagem para gerenciar o fluxo de produtos na área da saúde, facilitando os três aspectos principais de uma cadeia de suprimentos resiliente:

• Relacionamentos confiáveis ​​com fornecedores: integrados às soluções de gerenciamento da cadeia de suprimentos, os algoritmos de IA podem ajudar a listar fornecedores, executar avaliações automatizadas de fornecedores, selecionar contratos com fornecedores e otimizar o gerenciamento de fornecedores, ponderando custos e prazos de entrega.
• Transparência dos fluxos de trabalho: a tecnologia ajuda a permitir a transparência dos fluxos de trabalho com produtos sendo rastreados em tempo real ao longo da cadeia de suprimentos, bem como a transparência da comunicação – com todos os nós da cadeia de suprimentos tendo acesso às mesmas informações em tempo real.
• Gerenciamento de estoque enxuto e just-in-time: aproveitando as oportunidades de IoT, IA e RPA, as organizações de saúde podem prever volumes de estoque perfeitos para atender à demanda sem o risco de excesso de estoque ou falta de estoque, gerenciar a qualidade dos itens entregues e definir automação reabastecimentos para reabastecimento mais rápido e fácil.

Como resultado, os gerentes da cadeia de suprimentos de saúde podem desenvolver estratégias de gerenciamento muito mais equilibradas e prevenir riscos, em vez de reagir a interrupções.

Coisas a ter em mente ao dar uma revisão digital à sua cadeia de suprimentos de saúde

Impulsionadas pela pandemia, as organizações de saúde estão intensificando seus investimentos em tecnologia. De acordo com um estudo recente, quase 81% das organizações de saúde indicaram que aumentaram seus investimentos em tecnologia em 2021.

No entanto, para garantir que os grandes investimentos sejam recompensados, é importante lembrar que a adoção de tecnologias avançadas – incluindo IA, IoT e RPA – tem suas especificidades. Recomendamos manter os seguintes aspectos em mente:

• Dimensionamento de soluções de tecnologia em toda a empresa

A cadeia de suprimentos de saúde é uma mistura complicada de nós conectados por vários fluxos de trabalho e pessoas, e dificilmente é viável implantar uma tecnologia que cubra tudo. Portanto, ao digitalizar suas cadeias de suprimentos, recomendamos seguir o caminho de desenvolvimento iterativo.

Digamos que você opte por implantar uma solução de RPA para automatizar uma parte das operações do dia-a-dia. Comece executando uma análise completa dos fluxos de trabalho da sua organização, identifique o que pode e o que não pode ser automatizado e priorize as possibilidades de criação de valor nos segmentos e fluxos de trabalho da cadeia de suprimentos. Comece a lançar RPA para os segmentos que têm o maior potencial de criação de valor e gere um ROI mais rápido. Assim que a solução inicial estiver em funcionamento, você poderá começar a desenvolvê-la e evoluir ainda mais a tecnologia — tanto vertical quanto horizontalmente.

• Garantir a conformidade com os regulamentos e padrões relevantes de TI de saúde

A implantação de tecnologia em um campo tão regulamentado quanto a saúde não é fácil. Ao fazer isso, certifique-se de que seu parceiro de tecnologia tenha uma compreensão profunda das complexidades e especificidades do sistema de saúde. É crucial que eles estudem minuciosamente o contexto em que a tecnologia será usada, incluindo configurações organizacionais e grupos de partes interessadas relevantes, antes de realmente projetar a solução.

Durante o desenvolvimento, certifique-se de que seu fornecedor de tecnologia documente minuciosamente todo o processo — desde a concepção até o projeto, a engenharia e o teste de sua solução de software. Isso facilitaria a comunicação com as autoridades reguladoras.

Por fim, antes de implantar a tecnologia em toda a empresa, considere realizar uma auditoria externa para reduzir ao mínimo os possíveis riscos de conformidade.

• Como manter a segurança da infraestrutura de TI

Ao adotar a tecnologia de gerenciamento da cadeia de suprimentos de saúde, você deve estar atento às ameaças. Portanto, é imperativo projetar uma estratégia de segurança cibernética pensada no início do processo de desenvolvimento e referenciá-la ao longo do desenvolvimento para segurança integrada. Certifique-se de estabelecer um plano de ação para prevenir, detectar e mitigar os riscos de segurança, bem como considerar a realização de auditorias de segurança externas para maior segurança.

Se você está pensando em resolver os problemas da cadeia de suprimentos de saúde, dando à sua cadeia de suprimentos uma revisão digital, entre em contato com os especialistas da ITRex. A ITRex responderá às suas perguntas e planejará outras etapas.

Originalmente publicado em https://itrexgroup.com em 14 de julho de 2022.