Como organizar um evento virtual de sucesso: do convite ao acompanhamento

Todos nós já participamos de inúmeras reuniões do Zoom neste momento. Adicionar um evento virtual à lista pode parecer maisumareunião virtual para sentar e assistir. Booooooring.

Retroceda a tendência e reinvente o que um evento virtual pode e deve ser! Você ainda pode fornecer a sensação de networking, engajamento e educação que costumava ser alcançada apenas participando de um evento pessoalmente.

Para realmente realizar o melhor evento virtual possível, você precisa pegar as características de um evento presencial e dimensioná-las para o espaço digital.

Como organizar um evento virtual de sucesso

Pode parecer um pouco assustador no começo, mas dividi o processo em atividades menores, desde o planejamento até a execução, para ajudá-lo a ter sucesso.

1. Envie um convite
2. Alimente suas inscrições
3. Prepare-se para o seu evento
4. Encontre a plataforma de hospedagem certa
5. Acompanhamento de participantes

Vamos mergulhar nos detalhes de cada etapa e prepará-lo para hospedar um evento virtual de sucesso!

1. Envie um convite memorável

O convite é o primeiro ponto de contato para possíveis participantes do evento. Um convite envolvente e divertido é mais atraente do que simplesmente postar um link de inscrição em um site ou mídia social.

A chave é tornar o convite para um evento divertido, real, imediatamente informativo e pessoal. Convide pessoas pelo nome (se você tiver uma lista conhecida, como fazemos com o CRM da HubSpot) e promova o evento de marca com um design consistente e envolvente.

Dê aos destinatários algum contexto e valor em cada convite. Adicionar informações importantes imediatamente mostra ao seu público-alvo que você tem ideias para compartilhar e cria um burburinho para atrair o interesse das pessoas. Lembre-se de que os participantes não terão todo o escopo da marca de uma empresa virtualmente, mas um convite eficaz é o primeiro passo para aumentar o conhecimento e a familiaridade com a marca.

Embora vivamos no mundo digital do “agora”, os convites para eventos virtuais devem ser enviados com semanas de antecedência. Faça do seu evento um evento que os participantes não vão querer perder, promovendo:

• Palestrantes ou convidados principais
• Novas habilidades para aprender
• oportunidades de networking
• Tendências do setor ou do cliente
• Swag!

Então, qual é o melhor momento para começar a enviar convites? Normalmente, há um aumento no registro de um evento 2 a 3 semanas antes da data. Em outras palavras, promoções e convites são mais eficazes durante esse período . Concentre seus esforços de marketing algumas semanas antes para maximizar o comparecimento.

Existem centenas de maneiras de compartilhar detalhes de eventos virtuais, mas é essencial que os convites forneçam todos os detalhes necessários em um só lugar.

Crie uma página de destino que forneça o nome do evento, data, como acessar o evento, um CTA para se inscrever e qualquer outra informação necessária, como agenda ou preço, se aplicável. Depois que a página de destino for criada, envie os convites por meio de:

• Publicidades. Estenda o alcance de uma marca em plataformas onde o público já está ativo para divulgar o evento, onde encontrar detalhes e como se inscrever.
• Mídia social. Crie gráficos de contagem regressiva, histórias do Instagram ou teasers de vídeo para gerar interesse com um link para a página de destino.
• O email. Faça com que sua equipe envie mais convites pessoais para sua rede para aumentar os relacionamentos existentes e criar relacionamento.

2. Alimente inscrições

A lista de inscritos está crescendo - yay! Tenha cuidado e mantenha as inscrições engajadas para garantir que elas compareçam ao evento. Se você não continuar a nutrir e manter os indivíduos que se inscreveram engajados, poderá ter números menores do que o previsto quando o evento em si estiver no ar.

O e-mail marketing é uma das melhores formas de ficar à frente das inscrições para agregar valor ao evento e aumentar a taxa de participação. Envie e-mails que demonstrem o valor do evento e gerem entusiasmo para participar. Ou toque no marketing FOMO. Gotejar detalhes como o anúncio de um novo orador, ou um novo segmento foi adicionado devido à demanda popular, para aumentar ainda mais as taxas de inscrição.

Se as empresas tiverem orçamento, um pacote de brindes para inscrições é uma tendência emergente para envolver os participantes e dar a eles a sensação familiar de participar de um evento. Se coordenar um evento com um orçamento menor, considere fazer parceria com um patrocinador para itens de marca conjunta para conectar os participantes, gerar buzz e aumentar o conhecimento geral da marca antes e depois do evento.

3. Prepare-se para o evento

Crie uma hashtag e mostre o planejamento e a preparação dos bastidores para envolver os participantes. À medida que a data se aproxima, incentive os participantes a participar nas mídias sociais com a hashtag, respondendo sobre os preparativos para o evento e como estão ansiosos para participar.

Planeje para o pior, mas espere pelo melhor. Crie um plano de suporte técnico e tenha conteúdo de backup caso um palestrante ou host esteja tendo problemas. Certifique-se de que haja um plano de solução de problemas técnicos para os participantes consultarem se eles próprios tiverem problemas. Um suporte por chat ou um membro da equipe dedicado para suporte técnico é uma boa solução para garantir que o evento ocorra sem problemas.

4. Hospede na plataforma certa

Certifique-se de escolher a melhor plataforma de vídeo que atenda ao orçamento, tenha o melhor serviço de streaming, recursos de eventos e recursos de relatórios. Defina KPIs para eventos virtuais para medir o ROI e use recursos de rastreamento para obter os melhores insights sobre os participantes.

Salve ou registre os principais elementos do evento para compartilhar com os participantes e os não comparecimentos posteriormente para criar um recurso útil e continuar a conversa.

5. Acompanhamento dos participantes

O evento não termina completamente depois que o host faz logoff. É necessária uma estratégia de acompanhamento para garantir que os participantes tenham uma experiência completa.

• Enviar um email. Forneça os slides ou a transcrição do evento, além dos recursos mencionados. Inclua uma pesquisa para obter feedback direto dos participantes para melhorar outros eventos posteriormente.
• Publique nas redes sociais. Publique imagens, citações ou vídeos curtos do evento para manter a conversa fluindo.
• blog. Escreva sobre como foram as coisas e como foi a organização de um evento virtual. Inclua dicas para outras pessoas usarem se quiserem hospedar um evento virtual; você pode se tornar um líder de pensamento na indústria. Incentive os participantes a escrever sobre o que aprenderam em seu site ou, se você criou uma conexão forte, peça que escrevam para seu site.

Planeje com antecedência para ter sucesso no espaço do evento virtual

Ufa, isso foi muito! Um evento virtual de sucesso requer muito tempo, energia e planejamento. Cada detalhe, desde o convite até o acompanhamento, é importante na hora de criar um evento virtual para que marcas e participantes aproveitem ao máximo.

Dedique alguns minutos para conversar com sua equipe para falar sobre como as coisas correram, o que melhorar na próxima vez e fornecer um relatório sobre as análises. Aprenda com o envolvimento para entender melhor seu público e tomar decisões informadas para eventos virtuais futuros.