Como a automação contábil pode ajudar as empresas em 2023

Publicados: 2022-11-23

Atualmente, a maioria dos contadores e empresas mudou para a automação contábil. Com essa transição, ficou mais fácil gerenciar a contabilidade, manter registros financeiros e rastrear dados de lucros e perdas.

Então, o que exatamente é automação contábil? Quais são seus benefícios? E como isso pode lucrar o seu negócio? Vamos aprender tudo sobre automação em procedimentos financeiros e contábeis abaixo.

Índice

O que é automação contábil?

A automação contábil é o procedimento de automatizar as principais operações financeiras e contábeis com a ajuda de software. Inclui reconciliação de contas, alteração de dados financeiros e criação de demonstrações contábeis.

Com o avanço da IA e da automação robótica de processos (RPA) nos últimos anos, a capacidade do software de contabilidade se expandiu. Com essas tecnologias, as empresas podem registrar e rastrear dados, automatizar tarefas repetitivas como entrada de dados, simplificar auditoria, orçamento, processamento de faturas etc. .

Como a automação do processo contábil pode ajudar as empresas?

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Ao automatizar todo o procedimento contábil, as empresas podem ser beneficiadas de várias maneiras, como:

Evite uma crise de fluxo de caixa: pode ser difícil manter um registro manual de todo o fluxo de caixa. A automação contábil elimina essa possibilidade, registrando com precisão cada transação em dinheiro e fornecendo seu status financeiro. Além disso, também fornece visibilidade de quanta entrada de caixa ocorreu no ano financeiro atual.
Economiza tempo: as soluções de contabilidade simplificam a tarefa de inserir detalhes de cartão de débito e crédito e informações de clientes para contadores. Além disso, essas soluções processam automaticamente os dados inseridos e geram relatórios de dados precisos. Além disso, essas ferramentas criam balanços, demonstrações de lucros e perdas, etc., que economizam um tempo valioso.
Oferece segurança aprimorada: o sistema de contabilidade automatizado usa vários protocolos de segurança, como criptografia, para manter todos os dados e registros seguros contra ataques cibernéticos. Além disso, permite gerenciar permissões para quem pode acessar os dados para evitar o uso não autorizado.
Fornece análise de dados detalhada: Com sistema de contabilidade automatizado, a compilação e análise de dados tornam-se mais fáceis. As empresas podem obter dados financeiros e relatórios rapidamente. Esses dados podem ser usados para encontrar discrepâncias, erros de omissão, entradas duplicadas, erros de cálculo.
Cumprir a conformidade regulamentar: Na contabilidade manual, a conformidade é totalmente baseada no conhecimento e experiência do contador. No entanto, o software de contabilidade garante que você permaneça em conformidade registrando e mantendo demonstrações financeiras de acordo com seus requisitos regulamentares.

Quais são os benefícios do sistema de contabilidade automatizado?

Benefício da Automação de Processos Contábeis

As ferramentas de contabilidade automatizada ajudam a manter a precisão dos dados, garantem uma recuperação mais rápida de dados e reduzem os custos. A automação auxilia ainda mais na preparação de registros fiscais e no acesso a dados da nuvem. Além disso, ajuda a gerar demonstrações financeiras sem erros e a manter a conformidade. Vejamos cada um deles em detalhes -

Precisão dos dados: pode haver erros de cálculo ou detalhes imprecisos quando as demonstrações contábeis são criadas manualmente. Portanto, a contabilidade automatizada garante que os dados foram alimentados com precisão por meio da contabilidade financeira automatizada. Isso ajudará na criação de demonstrações financeiras precisas.
Recuperação de dados mais rápida: os dados financeiros podem ser facilmente perdidos quando os dados são compilados manualmente. No entanto, quando você usa um software de automação contábil, todos os seus dados financeiros são armazenados no servidor em nuvem com segurança. Portanto, você pode fazer backup e recuperar dados rapidamente em caso de perda.
Reduz custos: Com a automação contábil, as empresas podem automatizar tarefas diárias, como contabilidade, cálculo de impostos, criação de demonstrações financeiras, conciliação de extratos bancários etc.
Prepare registros para deduções fiscais: Manter o registro de todas as despesas e receitas para reduções de impostos é agitado. Com a automatização dos processos contábeis, as transações serão registradas automaticamente para serem utilizadas no momento do preenchimento das declarações. Isso fornecerá informações sobre todas as franquias em um único local.
Acessibilidade na nuvem: a maioria das ferramentas de automação contábil oferece acessibilidade na nuvem para armazenar todos os dados e documentos contábeis. Isso torna mais fácil recuperar e localizar qualquer arquivo por seu nome, data ou tipo de dados, sem pesquisá-lo manualmente. Além disso, você também pode compartilhar arquivos criptografados.

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Quais são os riscos da automação contábil?

A automação contábil tem benefícios incríveis. No entanto, alguns riscos estão associados a ele, como interface complicada, período de treinamento lento, transferência de dados complexa, etc. As empresas também testemunharam falhas técnicas e problemas de segurança ao automatizar seus procedimentos contábeis.

Interface complicada: algumas soluções de software de contabilidade têm uma interface complexa que pode ser difícil de aprender e navegar. Portanto, os contadores comerciais podem levar algum tempo para se familiarizar com a solução inicialmente.
Período de treinamento lento: a transição da contabilidade manual para a automatizada requer treinamento para os funcionários usarem o sistema de contabilidade. Além disso, o período de treinamento seria diferente de pessoa para pessoa com base em sua capacidade, tornando a implementação do software um pouco lenta.
Falhas técnicas: o suporte de TI é frequentemente necessário para corrigir problemas que possam prejudicar o trabalho. Além disso, o servidor de software também pode ficar lento, atrasando ainda mais o trabalho e afetando a acessibilidade do banco de dados.
Transferência e integração de dados complexos: pode ser possível que a solução perca algum dado importante durante a transferência. Assim, criando discrepâncias nos dados migrados. Além disso, nem todo software de contabilidade pode ser integrado ao software existente, incluindo ERP, CRM, etc., para compartilhamento de dados.
Problemas de segurança: embora a automação contábil use vários protocolos de segurança de dados, como criptografia. No entanto, os dados permanecem propensos a violações e ataques de malware, representando uma ameaça à segurança da informação.

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Empacotando

A mudança para a automação contábil é inevitável e toda empresa precisa mudar para uma opção mais competitiva. Essa transição do manual para a automação contábil ajudará as empresas a melhorar sua eficiência operacional, manter a precisão dos dados e permanecer em conformidade. Ele libera os contadores do fardo de realizar tarefas mundanas para que possam se concentrar mais no planejamento e na estratégia financeira.

Além disso, a automação dos procedimentos contábeis fornecerá relatórios financeiros detalhados que podem ser usados para analisar rapidamente o status de crescimento de uma organização.

perguntas frequentes

O que você entende por automação do processo contábil?
A automação do procedimento contábil significa simplesmente o gerenciamento de todas as tarefas contábeis e financeiras por meio de um software de contabilidade. Com ele, você pode registrar contas a pagar e receber automaticamente, calcular impostos, criar demonstrativos financeiros, etc. Além disso, também fornece análises em tempo real para verificar a saúde financeira da sua empresa.
A automação vai dominar a contabilidade?
Não, a automação nunca vai dominar a contabilidade. Em vez disso, pode apenas eliminar redundâncias e erros. Os contadores podem usá-lo para verificar o fluxo de caixa, automatizar a contabilidade, calcular lucros, gerar relatórios financeiros, etc.
Como a automação afeta a contabilidade?
A automação dos procedimentos contábeis ajudou as empresas a gerenciar suas principais tarefas contábeis e financeiras com eficiência. Além disso, ajuda as empresas a manter seus dados contábeis protegidos contra violações de dados. Também simplifica a gestão do livro razão, gestão do fluxo de caixa, gestão de faturas, etc.
Os contadores estão protegidos contra a automação?
Sim, os contadores estão protegidos da automação, pois ela nunca os substituirá. No entanto, apenas simplificará suas tarefas, simplificando as principais funções contábeis. Dados e relatórios gerados pelo software podem ser usados por contadores para criar estratégias financeiras, encontrar gargalos de fluxo de caixa e muito mais.
A auditoria pode ser automatizada?
Sim, a auditoria financeira pode ser facilmente automatizada com um sistema de contabilidade. Você pode usá-lo para otimizar seus processos de auditoria e garantir que sua empresa esteja em conformidade com os regulamentos e políticas internas do setor.