Quão saudáveis ​​são seus dados?

O diagnóstico: coisas cegas

Minha esposa e eu comentamos sobre a “cegueira para coisas” – a capacidade de “não ver” coisas que deixamos espalhadas pela casa. Ela não percebe os elásticos de cabelo que tira onde quer que esteja sentada. Não percebo quando deixo um alicate ou uma chave de fenda em uma bancada. Talvez cada um de nós tenha acabado de se acostumar com a onipresença dessa coisa, ou talvez alguma voz interior esteja nos dizendo que vamos precisar dela novamente em breve, então por que guardá-la? Seja qual for o motivo, cada um não sabe que há um problema com aquela coisa ali.

Da mesma forma, muitos de nossos clientes nos procuram com sua própria versão de cegueira, só que o que importa são seus dados. Eles montaram uma coleção de nomes, endereços, notas, faturas e outros dados que apresentam muitos problemas, mas não veem o que está bem debaixo de seus narizes. Não é que nossos clientes sejam pessoas inerentemente bagunceiras ou que não se importem com a qualidade de seus dados; só que eles pararam de ver as armadilhas de fazer as coisas de maneira desorganizada ou incompleta.

Como consultores, é nosso trabalho esclarecer tudo isso. Isso começa com a compreensão de como as coisas ficaram assim. Abaixo estão algumas das coisas que procuramos.

Envelhecer é uma merda

Os dados ficam desatualizados quase assim que são inseridos. As pessoas se mudam, mudam de escritório, obtêm novos números de telefone e mudam seus sobrenomes. E exatamente zero por cento deles se sentem obrigados a informá-lo sobre isso. Pior ainda, eles não conseguem se lembrar a quem contaram e a quem não contaram, então Elizabeth Cassiano, com quem você fez negócios há três meses, agora é Elizabeth Cassiano-Blightly. Ou, possivelmente, Elizabeth Blightly. Vou te dizer uma coisa, você descobre como encontrá-la enquanto ela espera ao telefone. Ou talvez seja mais fácil criar um novo registro de contato e perder todo o histórico que você tinha na versão antiga e única de Elizabeth. Tentador, mas altamente confuso na próxima vez que ela ligar.

Consistência não é fundamental

A maioria dos aplicativos é bastante específica sobre os termos de pesquisa. É uma tarefa extremamente complicada para os programadores construir uma “lógica difusa”. O que significa “Avenida McKinley”. não é a mesma coisa que “Avenida McKinley”. Digite um deles como um todo e você não encontrará o outro. Outro tipo de dados problemático comum são os números de telefone - algumas pessoas gostam de digitar (xxx) xxx-xxxx, enquanto outras preferem xxx-xxx-xxxx, ou mesmo xxx.xxx.xxxx se forem do tipo artístico. Na minha experiência, é difícil ensinar e impor um conjunto de regras que as pessoas possam lembrar para esse tipo de coisa, embora isso possa ser feito. Mais sobre isso mais tarde.

Basta colocá-lo em qualquer lugar

O que você faz quando tem dois números de telefone e um campo de número de telefone? Ora, coloque o segundo onde puder, é claro. Campo de notas? Claro. Campo de endereço de e-mail? Por que não, de qualquer maneira, não tenho o endereço de e-mail dele. As pessoas vão conseguir encontrar, certo? Certo? Olá? É tudo diversão e jogos até que você precise pesquisar por aquele número de telefone, então você tem um problema real.

Sabendo o certo do errado

Se você usa muitos aplicativos para realizar suas tarefas – Excel, Airtable e QuickBooks, por exemplo – você terá que inserir informações muitas vezes. Nome, endereço, informações sobre status de trabalho, lista de peças – tudo o que for essencial para o seu negócio. Digamos que você tenha dois endereços diferentes para uma empresa e saiba que ela possui apenas um local. Qual deles está certo? Você pode ter pistas ou processos sobrepostos aos seus dados que ajudam nisso. Ou você pode não. As datas de modificação são sempre úteis, se todos os locais onde você armazena os mesmos dados rastreiam automaticamente essas informações. Se pelo menos um deles não funcionar, você não sabe qual versão é a mais recente. Este é um problema potencialmente caro que pode levar ao atendimento incorreto de pedidos, perda de prazos e assim por diante. Pior ainda, é muito comum. Outra forma como esse problema se manifesta é quando os usuários inserem mais de um registro para uma coisa – pessoa, local, pedido, estoque – e, novamente, pode ser difícil saber qual deles é a versão correta ou mais atualizada.

O Prognóstico: Visão 20-20

A notícia é boa. Desenvolvedores veteranos como eu têm experiência não apenas em curar dados problemáticos como os descritos acima, mas são ainda melhores em construir ambientes limpos e integrados para abrigá-los quando estiverem saudáveis. Aqui estão as chaves para um armazenamento saudável de dados.

Em um sistema de negócios construído adequadamente, existe apenas um local onde cada dado é armazenado. O lema é “entre uma vez, use muitos”. Em outras palavras, deve haver apenas um registro de cliente por cliente. O nome, endereço(s), número(s) de telefone, etc. do cliente devem ser armazenados de forma que permita que apareçam onde quer que sejam necessários, mas apenas como referência, e não como informações potencialmente conflitantes em duas partes diferentes do o sistema.

Em um sistema de negócios construído adequadamente, existe apenas um local onde cada dado é armazenado. O lema é “entre uma vez, use muitos”. Em outras palavras, deve haver apenas um registro de Cliente por cliente. O nome, endereço(s), número(s) de telefone, etc. do cliente devem ser armazenados de forma que permita que apareçam onde quer que sejam necessários, mas apenas como referência, e não como informações potencialmente conflitantes em duas partes diferentes do o sistema.

Garantir que os dados possam ser facilmente encontrados, utilizando ferramentas de pesquisa robustas que permitem variações nos resultados. Você não deve ter dúvidas de que uma pesquisa lhe dará uma resposta definitiva sobre se o registro existe e se é o correto. Depois de encontrá-lo, você poderá editar os dados facilmente, capacitando os usuários a manter tudo atualizado e preciso.

Os dados devem permitir a possibilidade de que haja mais de uma coisa. Um exemplo clássico são as pessoas que possuem mais de um número de telefone ou vários endereços de e-mail. Projetamos cada sistema para permitir a entrada ilimitada deste tipo de dados, para evitar a mentalidade de “basta colocá-los em qualquer lugar”.

A entrada de dados deve facilitar o cumprimento das regras. Se você sempre quiser que números de telefone dos EUA de 10 dígitos sigam o formato (xxx) xxx-xxxx, nós os formataremos para você, independentemente de como você os inserir. Ninguém precisa se lembrar de como isso deve ser feito – simplesmente funciona.

Acompanhamento cuidadoso de modificações. Um bom sistema empresarial deve ter um registro de auditoria que monitore as alterações nos registros (o que foi alterado, quem alterou e quando). Isso ajuda imensamente ao tentar descobrir se um registro está atualizado ou não.

Elimine a necessidade de um cluster de aplicativos independentes. Você deve ser capaz de realizar tudo o que precisa com um sistema de negócios bem construído e personalizado para atender a todas as suas necessidades. Você pode ter um sistema de contabilidade favorito ou de uso obrigatório para trabalhar, mas que pode ser integrado para compartilhar informações com o sistema de negócios, de modo que os dois estejam totalmente integrados e sempre sincronizados.

Olhando para o futuro

A migração de dados entre sistemas mais antigos, como os descritos acima, geralmente ocorre mais tarde no processo de desenvolvimento. Quando criamos um novo aplicativo para você, planejamos-o com muito cuidado para acomodar as necessidades exclusivas da sua empresa ou organização. Temos a visão de ver o ponto final do seu novo sistema de negócios e podemos ajudar a facilitar o caminho para uma maneira de fazer as coisas melhor, mais funcional e com economia de receita.