Como contratar um assistente virtual ajuda a construir seu negócio

Quando você inicia seu negócio, você é o negócio. Você está fazendo todas as tarefas:

• Administrador - Propostas
• Financeiro - Escrituração
• Site – Gráficos e Copy
• Redes Sociais – Criar posts e publicá-los

Existem muitos sistemas de bastidores para um negócio. À medida que sua empresa cresce, seu tempo é melhor gasto trabalhando em sua área de especialização. Quanto às coisas que não são da sua área de brilhantismo? Estas são tarefas para delegar a um assistente virtual (VA).

Mas como você faz a transição de fazer você mesmo para entregar os sistemas para outra pessoa? Criar um documento ou vídeo agora mostrando como você conclui essas tarefas ajuda a delegá-las posteriormente. Eventualmente, esses processos podem entrar no manual de políticas e procedimentos do seu negócio.

Aqui estão algumas tarefas que são típicas da maioria das empresas. Essa não é uma lista compreensiva. Escolha um deles e documente seu processo para concluí-lo. As ferramentas que uso para documentar são descritas posteriormente neste artigo.

1. Administrador
   uma. Propostas/Contratos
   b. Faturamento
   c. Escrituração
2. Local na rede Internet
   uma. Gráficos
   b. cópia de
   c. Atualizações de páginas em um site
   d. Atualizações de software se o WordPress
3. Postagens no blog
   uma. Escrito
   b. Vídeo
   eu. Como criado
   ii. Onde hospedar o vídeo (geralmente Youtube)
   c. Com que frequência postado
   d. Gráficos
4. Mídia social
   uma. Em quais meios de comunicação social compartilhar
   b. Com que frequência compartilhar
   c. Como compartilhar postagens do blog
   d. Fontes de artigos externos para compartilhar

Aqui estão 2 exemplos de processos em sua empresa que são fáceis de delegar se você delinear as etapas e definir as diretrizes. O objetivo de criar um blog eficaz e uma postagem de mídia social é a consistência da sua marca na aparência – logotipo, cores, fonte etc.

Exemplo 1: Publique um blog em seu site.

1. Crie o título do blog
2. Crie a parte escrita ou em vídeo da postagem do blog
3. Se houver um vídeo adicione o conteúdo escrito para explicar o vídeo
4. Se não houver um vídeo, encontre ou crie imagens relacionadas à postagem do blog – os recursos visuais são importantes para a legibilidade
5. Faça login no Dashboard do site
6. Navegue para adicionar uma nova seção de blog (no WordPress: Posts a Add New)
7. Digite o título
8. Verifique o slug de URL - altere-o se necessário
9. Digite o texto e a(s) imagem(ns)
10. Use diferentes tamanhos de cabeçalho em vários pontos da postagem
11. Adicione um Call to Action (CTA) – baixe uma isca digital grátis ou agende uma ligação curta com você
12. Adicione texto pedindo aos leitores que comentem no blog ou enviem um comentário por meio da mídia social
13. Adicione botões de compartilhamento social e peça aos leitores que compartilhem o artigo
14. Se estiver usando o plug-in Yoast no WordPress
    uma. Decida sobre a palavra-chave em foco
    b. Write snippet (texto de visualização curto que aparece na pesquisa do Google)
    c. Certifique-se de ter 2 luzes verdes para SEO e legibilidade
15. Visualize-o antes de publicar oficialmente o post
16. No WordPress, certifique-se de que o artigo seja atribuído ao proprietário da empresa ou à pessoa correta.
17. Publique o artigo

Embora o acima possa parecer um pouco esmagador, delegar todo ou parte do processo é factível. Certifique-se de que seu VA entenda completamente as etapas e possa transmitir sua marca. Também é essencial que você aprove todo o conteúdo antes de publicar.

O exemplo nº 2 é o processo de criação e postagem de seus blogs, artigos selecionados e citações nas mídias sociais.

1. Tipo de conteúdo
   uma. Links para novas postagens de blog e/ou vídeos de seu site ou canais de mídia social
   b. Links para artigos selecionados relacionados ao seu tópico ou tema que não são seus
   eu. Como você encontra esses artigos – fontes confiáveis, colegas, publicações do setor?
   c. Citações
2. Crie imagens para cada cotação ou link, se necessário
   a. Imagens de marca especialmente para citações são reconhecíveis e mostram consistência. (Exemplo – veja o feed do Twitter @Youpreneur. Todas as citações têm um tema, o logotipo no topo, todas as letras maiúsculas em branco e imagens diferentes.) Isso é branding!
3. Escreva uma cópia explicando cada link (e para mostrar que você leu o artigo que não é seu).
4. Abrir conteúdo/calendário editorial
5. Cole links no calendário para saber o que postar quando e em qual canal
6. Agende postagens em seu software de agendamento de mídia social (exemplos são Buffer ou Hootsuite)

O objetivo é criar um documento com etapas escritas detalhadas com imagens que descrevam seus processos. Assim, qualquer pessoa pode seguir e executar as etapas assim que você começar a delegar tarefas.

Por exemplo, aqui está um exemplo mostrando como documentar uma etapa para adicionar uma nova postagem de blog no back-end do meu site WordPress.

1. Entrar no WordPress
2. Clique em Postagens
3. Clique em Adicionar novo

Aqui estão as ferramentas que eu uso para documentar um processo no meu negócio.

• Microsoft Word ou Google Docs – Ambas as ferramentas permitem fácil edição e compartilhamento do seu trabalho
• Um estudante universitário! Contratei um estudante universitário na rua. Gravei um vídeo mostrando um processo e ela criou o documento do Word com os passos e imagens com base na minha direção.
• Jing por Techsmith. É uma ferramenta gratuita e muito legal. Eu tenho uma pequena bolha amarela na borda da tela da minha área de trabalho. Clico no sinal de mais e obtenho uma mira que clico e arrasto do canto superior esquerdo para o canto inferior direito da imagem que quero capturar na tela. Eu clico em capturar para pegar a imagem. Então eu posso copiar e colar a imagem capturada no Word ou no Google Docs. Eu também posso salvá-lo em um arquivo.

Posso adicionar setas indicando onde clicar ou comentários para descrever uma etapa. Em seguida, você copia a captura de tela para poder colá-la em sua documentação. Isso mostra como Jing pode claramente fornecer orientação, útil na delegação.

Alguns processos serão administrativos e alguns serão técnicos. De qualquer forma, quando você contrata um VA ou precisa substituir seu VA, ao reservar um tempo para documentar como está concluindo as tarefas, você tem um processo que é facilmente seguido.

Esse nível de clareza permite que você delegue e esqueça, confiando que seu VA entenderá como seu negócio funciona. Você tem mais tempo para trabalhar no seu negócio e não no seu negócio. Você pode trabalhar com mais clientes fazendo o que mais gosta, ganhar mais dinheiro e ajudar mais pessoas.