Como os escritórios de advocacia podem se beneficiar da adoção do software de assinatura eletrônica em nuvem

O setor jurídico está entre os maiores usuários de papel devido aos enormes requisitos de documentação, autenticação e verificação. A elaboração e assinatura de documentos jurídicos é um processo de várias etapas que requer um fluxo de documentos de baixo para cima e de cima para baixo.

Isso não apenas torna o processo de assinatura tremendamente lento, mas também tem enormes implicações de custo. É aí que a adoção do Cloud eSignature Software parece uma opção viável para escritórios de advocacia. Neste artigo, falaremos em detalhes sobre como os escritórios de advocacia podem se beneficiar do software de assinatura eletrônica na nuvem.

O software de assinatura eletrônica baseado em nuvem é hospedado em um servidor remoto que pode ser acessado de qualquer lugar e não requer nenhum hardware especializado. Ele remove todas as limitações geográficas e técnicas associadas aos processos tradicionais de assinatura.

O uso do software de assinatura eletrônica na nuvem em vez do processo de documentação tradicional tem muitas vantagens para os escritórios de advocacia. Os escritórios de advocacia podem proteger os dados dos clientes com criptografia forte e agilizar todo o processo de documentação.

Benefícios do software de assinatura eletrônica em nuvem para escritórios de advocacia

Os benefícios da assinatura eletrônica para escritórios de advocacia são praticamente ilimitados.

• Custos reduzidos

A eliminação do papel traz muitos benefícios e concentra-se principalmente na redução dos custos de manutenção, tendo um impacto positivo nos resultados. De acordo com a pesquisa, as empresas que adotaram o software de assinatura eletrônica conseguiram reduzir o custo geral de manuseio de documentos em 85%.

Eles não precisam mais fazer várias impressões e armazená-las como documentos físicos. Além disso, para aqueles que desejam experimentar uma abordagem organizada, o software de assinatura eletrônica com um plano de assinatura bem definido facilita para os usuários planejar com antecedência e fazer as coisas de acordo.

• Comunicação melhorada baseada no cliente

Documentos legais geralmente ficam presos no lado do parceiro ou do cliente quando compartilhados manualmente. O software de assinatura eletrônica pode ser de grande ajuda para evitar tais atrasos devido a barreiras geográficas. O software ajuda os escritórios de advocacia a monitorar solicitações de assinatura pendentes, acompanhar documentos enviados/recebidos e fazer alterações nos direitos de acesso.

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Documentos judiciais, acordos e contratos podem ser assinados e compartilhados instantaneamente com o software eSignature. Além disso, as empresas podem adicionar formulários on-line autoexplicativos ou livros de instruções junto com os documentos legais, economizando muito tempo e esforço dos clientes simultaneamente.

• Proteção completa dos dados do cliente

Problemas como fraude de assinatura e documentos falsos são bastante comuns em documentos legais, principalmente quando são gerenciados manualmente. Felizmente, a maioria dos softwares de assinatura eletrônica obedece a rigorosas medidas de segurança para cuidar dos documentos legais.

O software de gerenciamento de assinatura eletrônica baseado em nuvem CryptoESIGN é um exemplo que afasta as ameaças cibernéticas. As informações armazenadas no software são hospedadas em um provedor de serviços de nuvem de primeira linha com acesso necessário, segurança de rede e banco de dados. A plataforma é compatível com configurações SSL, além de ser criptografada via tecnologia de criptografia de 256 bits.

• Trilha de auditoria aprimorada aumenta a visibilidade do documento

A maioria dos softwares de assinatura eletrônica vem com recursos de rastreamento aprimorados, tornando mais fácil para os escritórios de advocacia obter a garantia adequada de que os documentos estão sendo devidamente assinados por indivíduos autorizados. Eliminando assim todas as chances de falsificação não autorizada, adulteração de dados e acesso ilegal.

O CryptoESIGN, com seu recurso de trilha de auditoria integrado, facilita para os escritórios de advocacia preencher sua papelada de maneira organizada. O software impede qualquer acesso não autorizado a documentos criando perfis de signatário exclusivos.

• Evita multas regulatórias

Os escritórios de advocacia são propensos a multas regulatórias devido à natureza do setor jurídico. Vazamentos de dados e não conformidade podem levar a pesadas multas e penalidades não apenas para advogados, mas também para seus clientes.

O fato de a maioria dos documentos legais passar por um maior escrutínio os torna mais vulneráveis ​​a multas e penalidades. O software de assinatura eletrônica ajuda os escritórios de advocacia a se concentrarem em áreas como precisão de dados, pontualidade e problemas de conformidade com antecedência. Isso evita qualquer chance de multas e penalidades regulatórias.

• Esvaziar Arquivos

Armazenar, gerenciar e recuperar documentos e documentos legais é uma tarefa complicada para empresas jurídicas. Quanto maior a operação de um escritório de advocacia, mais eles têm que gastar com armazenamento, manutenção e mão de obra.

O software de assinatura digital baseado em nuvem permite que as empresas carreguem todos os documentos no banco de dados em nuvem centralizado e seguro. Ele permite que os escritórios de advocacia extraiam facilmente qualquer documento necessário, economizando tempo, custo de armazenamento e mão de obra.

Tudo é armazenado na nuvem protegido por medidas de segurança rigorosas aclamadas internacionalmente e centros de dados adequadamente hospedados.

• Melhora a mobilidade

O acesso remoto e a assinatura eletrônica são provavelmente as maiores vantagens do software de assinatura eletrônica baseado em nuvem em relação à assinatura tradicional. O software Cloud eSignature oferece acesso online, permitindo que advogados e clientes visualizem, assinem, compartilhem e verifiquem documentos legais a qualquer momento e em qualquer lugar.

Isso torna o processo de assinatura extremamente rápido, pois o signatário pode assinar o documento de qualquer lugar com a Internet e um dispositivo. Também elimina o custo de impressão, digitalização e correio.

Palavras finais

Os escritórios de advocacia estão mudando para escritórios sem papel em uma velocidade inacreditável. Isso ocorre porque o software de assinatura eletrônica em nuvem oferece dezenas de vantagens em relação aos sistemas de assinatura tradicionais. Também supera todas as limitações do sistema tradicional, reduzindo custos e tempo e aumentando a eficiência e a segurança.

Embora o artigo fale sobre o benefício econômico, o maior benefício do uso do software de assinatura eletrônica não é mencionado em nossa lista. Isso porque serve a um propósito maior do que apenas economizar tempo e custo. Salvar árvores é o maior benefício que o software de assinatura digital online pode oferecer à humanidade.

Atualmente, o software de assinatura eletrônica baseado em nuvem é uma prática comercial padrão no setor jurídico, e não apenas uma ferramenta. Todo escritório de advocacia deve mudar para um software de assinatura eletrônica baseado em nuvem para obter eficiência, crescimento, lucratividade e talvez até sobrevivência.