A maioria dos proprietários de pequenas empresas pensa em backups e recuperação de dados fazendo uma pergunta simples:

Estamos mantendo cópias de nossos arquivos mais importantes?

Felizmente, a resposta é quase sempre “sim”. E obviamente isso importa. Mas muito poucos desses mesmos empresários pensam em se fazer uma pergunta igualmente importante:

Quão caro seria realmente usar esses backups?

Vamos ser sinceros, quanto mais tempo o seu negócio está parado, mais dinheiro sai pela porta. Primeiro, seus custos de funcionamento: aluguel, salários, contas. Você ainda gasta esse dinheiro; você simplesmente não tem nada para mostrar para ele.

Seus outros custos – moral da equipe, relacionamento com clientes, estresse, perda de impulso e oportunidades – são mais difíceis de medir. E, no entanto, isso também é dinheiro real saindo de sua carteira.

A perda de dados é inevitável

Imagem: Markus Spiske no Unsplash

A verdade simples é que, para que seu negócio continue operando, em algum momento você precisará usar seus backups.

É difícil prever como exatamente isso vai acontecer. A TI pode ser um relâmpago, um roubo, um malware, uma falha de hardware ou uma competição de cerveja na sala do servidor que deu terrivelmente errado. Mas seja como for, não é uma questão de se, mas de quando.

E honestamente, perder seus dados sempre será uma droga. Mas será uma crise, ou apenas um aborrecimento? Isso depende principalmente da rapidez com que você pode se recuperar.

A boa notícia é que você pode assumir o controle disso. Então vamos dar uma olhada mais de perto.

Backup e recuperação de dados para sua empresa

O sistema de backup certo se resume a duas coisas:

• Quantos dados você está fazendo backup?
• Quanto custa cada hora de inatividade?
  
  

Isso realmente se resume à matemática. Grandes quantidades de dados levam mais tempo para serem transferidas, enquanto horas mais caras são... bem... mais caras. À medida que cada uma dessas coisas aumenta, faz mais sentido migrar para sistemas de backup maiores e mais sofisticados que podem levá-lo de volta aos negócios mais rapidamente.

Ambos os números serão dimensionados com o tamanho de uma empresa. Uma empresa maior tem mais dados e sangra mais dinheiro a cada hora perdida.

Mãos para cima – quem mais teve um laptop morto enquanto trabalhava como freelancer em casa? Fiquei feliz por ter todos os meus documentos sincronizados com o armazenamento em nuvem. Então, eu poderia simplesmente comprar um novo computador, reinstalar meus aplicativos e esperar meia hora para meus documentos reaparecerem.

Uma empresa não precisa ser muito maior para que essa mesma abordagem seja uma ideia terrível.

Imagine (ou talvez você não precise imaginar) que você administra uma pequena agência de algum tipo. Você tem um pequeno escritório, uma rede cliente/servidor e três pessoas trabalhando para você.

Se você tivesse apenas o backup de seus documentos no armazenamento em nuvem, poderia reconfigurar o restante do zero. Mas é muito mais trabalhoso do que configurar um único laptop – também é um trabalho mais especializado. E você está pagando aluguel e salários para uma equipe inteira enquanto espera. Você realmente deseja que suas estações de trabalho e servidores tenham backup completo.

Existem outros fatores além do número de pessoas em seu negócio. Um publicitário freelancer e um editor de vídeo freelancer podem ter despesas e taxas horárias semelhantes, mas o cara do vídeo manipula muito mais dados. Um bar pequeno e exclusivo na parte mais chique da cidade pode não ter uma tonelada de dados, mas pode facilmente ter grandes somas em jogo no tempo de recuperação.

No extremo, você tem empresas de tecnologia de bilhões e trilhões de dólares. Eles têm quantidades impressionantes de dados para fazer backup e não podem suportar nem um segundo de tempo de inatividade. Não é incomum que esses caras coloquem um disco rígido gigante em um trailer de caminhão e o conduzam pela estrada. Quando você lida com tantos dados, essa é a maneira mais rápida de enviá-los – literalmente por caminhão.

Imagem: Chantal Cadorette no Unsplash

Este é apenas o longo caminho para dizer que os sistemas certos dependem imensamente de quem você é. Espero que seu negócio esteja crescendo e crescendo também. Portanto, você deve revisitar isso a cada um ou dois anos à medida que sobe de nível.

Documentando e testando seu procedimento

Se o seu negócio é apenas você e seu laptop, seu procedimento de recuperação de desastres pode ser tão simples que você pode mantê-lo em sua cabeça.

Para algo maior, você realmente quer um plano escrito, passo a passo, pronto para ser executado. Se o seu técnico tiver que resolver isso depois que o excremento atingir o ar condicionado, as coisas precisam demorar mais. O estresse e a pressão do tempo dessa circunstância também podem significar que a comunicação não é perfeita e as coisas são perdidas.

Os backups também devem ser testados. Esta é a medida mais real e precisa do seu tempo de recuperação e a melhor maneira de descobrir que você superou seus sistemas antigos.

A principal razão para testá-los é verificar se a maldita coisa realmente funciona. Caso contrário, você pode aprender sobre algum problema cataclísmico no pior momento possível.

Em teoria, é possível perder absolutamente tudo nesta circunstância. Mas é muito mais provável que um técnico talentoso possa, de uma forma ou de outra, juntar pelo menos a maior parte. Isso pode demorar um pouco embora.

Armazenamento no local e fora do local

As soluções de backup em nuvem são populares por boas razões: são acessíveis, flexíveis, convenientes e ainda estão lá se algo catastrófico acontecer em todo o seu escritório.

Então, por que usar qualquer outra coisa? O principal problema é que todos esses dados são limitados à velocidade da sua conexão com a internet.

Isso é um problema? Isso depende da velocidade da sua internet e da quantidade de dados que você tem. É como encher um balde com uma mangueira de jardim? Ou como encher uma piscina olímpica?

Portanto, você também pode querer uma camada adicional no local, como um armazenamento conectado à rede. É claro que você também deseja algum tipo de camada externa, caso algo aconteça com a camada local ou mesmo com todo o escritório.

E os acordos provisórios?

Definitivamente ajuda se você puder recuperar dados rapidamente depois de perdê-los. Mas e se algo mais estiver no caminho – como a perda total do seu prédio? Você poderia fazer algum trabalho nesse meio tempo?

Essa é uma das coisas em que pensamos quando analisamos qual solução de backup em nuvem incluir como parte de nossa oferta de serviços. Escolhemos um provedor que, ao toque de um botão, pudesse disponibilizar o servidor de arquivos pela internet.

Então, quando todo o seu prédio pega fogo e você de repente precisa se reagrupar em um espaço de coworking, sua equipe pode acessar seus projetos enquanto você lida com o seguro e um bilhão de outras dores de cabeça.

Isso é tão bom quanto ter todo o seu escritório de volta? Dificilmente. Mas é muito melhor do que pagar funcionários para mexer os polegares enquanto tudo é reconstruído.

Armazenamento de sombra

O melhor sistema de backup do mundo ainda não é bom se seus funcionários salvarem arquivos importantes em outro local.

Este é geralmente um problema de comunicação e treinamento. Para muitas pessoas, salvar arquivos em um pendrive é um ritual familiar que eles entendem, enquanto salvar em uma unidade de rede pode parecer confuso e misterioso.

Mas também o coloca em uma situação em que simples falhas de hardware podem significar taxas de chamadas de emergência para serviços especializados de recuperação de disco. Ou se a mídia for perdida ou extraviada, os arquivos podem ter desaparecido definitivamente.

Isso é realmente uma coisa muito simples, mas é algo que as pequenas empresas erram o tempo todo.

Espero que seus backups sempre sejam chatos

Backups são geralmente um tópico seco e isso é uma coisa boa. Se é aqui que seu cérebro está durante uma semana normal de trabalho, você está fazendo errado. O foco de um empresário deve estar nas coisas que criam valor, dinheiro e crescimento.

Mas se você negligenciar essas coisas inteiramente? Você pode descobrir que há realmente um mundo de experiências emocionalmente ricas para explorar aqui – porque tudo deu terrivelmente errado.

A solução? Ser organizado. A cada um ou dois anos, durante uma parte mais tranquila do ano, faça com que seu técnico de TI revise e teste seus sistemas e processos.

Em seguida, prossiga com o crescimento do seu negócio com a verdadeira tranquilidade de que está preparado para o que quer que aconteça.

James Mawson é um nerd de tecnologia, negócios e internet, com grande interesse em tecnologias de código aberto, comida chinesa e videogames da velha escola. Ele é cofundador da DXM Tech Support, uma pequena equipe de serviços de TI com sede em Melbourne, Austrália.