Como pagar funcionários remotos e fora do estado e permanecer em conformidade

Fazer as melhores escolhas para o seu negócio pode significar contratar alguém que mora em outro estado, acomodar um funcionário que queira se mudar ou transferir um funcionário para além das fronteiras estaduais para expandir sua base de clientes. Para cada funcionário de fora do estado em sua folha de pagamento, você precisará fazer algum trabalho braçal para ficar em conformidade com as agências fiscais e de emprego aplicáveis. O guia abaixo pode ajudá-lo a começar.

1. Funcionários W-2 vs. Contratados Independentes

Este artigo se concentra em trabalhadores remotos que se qualificam como funcionários W-2, não contratados independentes, mas é uma distinção essencial a ser feita imediatamente. O IRS normalmente trata os trabalhadores como contratados independentes se eles controlarem como, quando e onde o trabalho é feito e se o empregador apenas direcionar o resultado desejado do trabalho. Caso contrário, eles são um funcionário W-2.

Observe que essa não é uma definição definitiva, e o trabalho remoto pode criar áreas cinzentas. Mas a resposta determinará se sua empresa retém o imposto de renda estadual e paga o Seguro Social, o Medicare e o imposto de desemprego. As empresas normalmente não são obrigadas a reter ou pagar impostos sobre salários a contratados independentes, mas devem fazê-lo para funcionários W-2.

A página de Empregado ou Empregado Independente do IRS descreve 3 categorias amplas—controle comportamental, controle financeiro e tipo de relacionamento—para ajudá-lo a escolher a classificação correta do trabalhador. Além disso, as leis estaduais podem afetar a forma como você classifica e paga seus trabalhadores. O Assembly Bill 5 (AB5) da Califórnia, por exemplo, torna mais difícil para as empresas classificar os trabalhadores como contratados independentes.

2. Estado de trabalho vs. Estado de residência para trabalhadores remotos

Depois de ter certeza de que seu funcionário remoto se qualifica como funcionário W-2, é hora de determinar onde seu funcionário remoto trabalha e onde mora. Um funcionário remoto pode residir em um estado e viajar para trabalhar em outro, mas normalmente você precisará reter e declarar impostos no estado em que seu funcionário remoto trabalha. Se sua empresa estiver sediada em Washington e tiver um funcionário remoto que trabalhe na Califórnia e more em Nevada, por exemplo, você reterá o imposto de renda do funcionário e pagará o imposto estadual de desemprego na Califórnia.

Você pode basear sua retenção de imposto no local de trabalho informado pelo seu funcionário se a resposta for razoável. No entanto, existem algumas exceções possíveis a serem consideradas, incluindo acordos recíprocos entre estados e regras de minimis ou de isenção.

Acordos recíprocos

Acordos recíprocos são entre 2 estados vizinhos que permitem que os residentes de um estado solicitem isenção de retenção de imposto no outro estado (recíproco). Acordos recíprocos impedem que os trabalhadores apresentem várias declarações de impostos estaduais. Se o estado de trabalho e o estado de residência do seu funcionário tiverem um acordo recíproco, você reterá e declarará os impostos apenas no estado de residência.

No entanto, a reciprocidade não é um conceito automático. Os funcionários devem solicitar que você retenha impostos em seu estado de origem e não em seu estado de trabalho. Quando seu funcionário fornecer a você o formulário de isenção de imposto estadual, pare de reter impostos para o estado de trabalho e comece a reter impostos para o estado de origem. Mantenha esses certificados de isenção de impostos estaduais arquivados em seus registros comerciais, caso o estado de trabalho de seu funcionário audite sua empresa.

De Minimis ou Regras de Isenção

Se o seu funcionário do estado estiver trabalhando em outro estado em uma base muito limitada, ele pode não estar sujeito ao imposto de renda do outro estado. As regras de minimis ou de isenção definem um limite (como o número máximo de dias passados ​​trabalhando no estado ou o valor em dólares da renda auferida) que, quando excedido, exige que o empregador comece a reter impostos estaduais.

A maioria dos funcionários que trabalham em um estado remotamente excede os limites de minimis, e as leis podem variar muito de uma jurisdição para outra. Portanto, é essencial entrar em contato com o departamento fiscal estadual no local de trabalho do seu funcionário para obter orientação específica do estado.

3. Buscando orientação profissional

Gerenciar a folha de pagamento de funcionários que trabalham e moram em outros lugares pode ser o aspecto mais complexo da construção de uma equipe remota. Felizmente, existem serviços profissionais que podem ajudar.

Provedores de folha de pagamento

Os provedores de folha de pagamento podem ajudar sua empresa a cumprir as leis de impostos sobre folha de pagamento e arquivar declarações de impostos retidos na fonte. Automatizar seu processo de folha de pagamento também ajuda você a pagar o valor correto de impostos e evitar perder datas de vencimento importantes. A maioria dos provedores de folha de pagamento solicitará que você se registre no Departamento do Trabalho e obtenha seu ID de imposto de trabalho para que eles possam reter e remeter impostos como seu representante.

CPAs ou profissionais de impostos

Ter um funcionário trabalhando regularmente em um estado geralmente é suficiente para desencadear regras de nexo de “presença física” – embora as diretrizes possam variar de estado para estado. Nexus é quando sua empresa tem uma conexão forte o suficiente com outro estado para ser responsável por seus impostos de renda e vendas.

Visitar o site do Departamento de Receita no estado de trabalho do seu funcionário pode gerar algumas respostas, mas se sua empresa tem ou não vínculo é provavelmente uma questão complexa e pode incluir a necessidade de se registrar como uma empresa estrangeira e nomear um agente registrado no estado onde seu funcionário remoto trabalha. Reunir-se com seu profissional tributário ou CPA pode ajudá-lo a entender e manter-se atualizado sobre suas obrigações fiscais e de registro.

4. Leis Trabalhistas Locais

Também é importante aprender sobre as leis trabalhistas locais na jurisdição em que seu funcionário remoto trabalha, como requisitos de salário mínimo e pausas obrigatórias. O Guia do Empregador do Departamento do Trabalho é um excelente recurso sobre esse tópico.

O estado em que seu funcionário remoto trabalha provavelmente exigirá que você se registre no seguro-desemprego por meio do programa estadual de seguro-desemprego. Não fazer isso pode expor sua empresa a multas e taxas por não conformidade com as leis de seguro-desemprego do estado.

Quase todos os estados exigem que os empregadores tenham seguro de compensação dos trabalhadores, que protege seu funcionário em caso de lesão ou doença relacionada ao trabalho. Você pode se inscrever por meio de um provedor comercial ou do programa de seguro de compensação dos trabalhadores do seu estado. Para saber mais, entre em contato com o funcionário de compensação dos trabalhadores no estado em que seu funcionário estará no trabalho.