6 dicas para se tornar um comunicador eficaz

Ser um comunicador eficaz é uma habilidade que os empreendedores de sucesso dominam. Ele tem muito peso nas relações comerciais e as empresas que demonstram comunicação eficaz têm uma taxa de rotatividade de funcionários 50% menor.

As empresas que se esforçam para garantir uma comunicação eficaz e positiva não apenas evitam esses custos, mas também colocam esses dígitos na coluna positiva, estimulando a motivação e a produtividade. Na verdade, as empresas cujos gerentes são comunicadores eficazes obtêm um retorno 47% maior para os acionistas do que as empresas com pouca habilidade de comunicação.

Então, o que constitui uma boa comunicação e como você pode se tornar melhor nisso? Aqui estão algumas dicas:

Entregue mensagens claras e unívocas

A clareza é essencial na comunicação. Não use linguagem excessivamente complicada ou jargão ao passar informações. Faça sua mensagem curta e direta. Não tente encher uma mensagem ou reunião com muitas ideias. Em vez disso, pense em um ponto central que você deseja comunicar.

Uma boa maneira de garantir que sua mensagem seja clara é pensar sobre seu objetivo. Qual é a lição de sua mensagem? Está claramente declarado? Poderia haver espaço para confusão? Se sim, repense sua redação.

Tenha reuniões produtivas seguindo estas três dicas

Todo mundo já esteve em reuniões ruins antes. Do tipo que se arrasta desnecessariamente, se transforma em lamúrias ou não tem objetivos claros ou declarados. Esses tipos de reuniões são uma perda de tempo e podem realmente levar a conflitos e frustrações entre a equipe, em vez de promover uma comunicação produtiva para ajudar a atingir as metas futuras.

Tenha melhores reuniões por:

• Tornando-os curtos . Uma hora é muito tempo para a maioria das reuniões. Tente reduzir para meia hora ou até vinte minutos. Isso permite que você resolva um problema específico com eficiência, em vez de tentar resolver vários problemas diferentes de forma ineficiente.

• Usando recursos visuais . Elementos visuais como fotos, vídeos, tabelas e gráficos podem ajudar a esclarecer um ponto. Dizer à sua equipe que a concorrência está à frente em vendas em US$ 200.000 tem um impacto, mas mostrar a eles como é essa comparação em um gráfico pode fazê-los entender o tamanho da lacuna que deve ser abordada.

• Use métricas . Bob Parsons, fundador da GoDaddy, diz que “qualquer coisa que é medida e observada melhora”. Compartilhar métricas relevantes ajuda os funcionários a entender o contexto de seu trabalho e o valor de seus esforços. Também ajuda na motivação e na definição de metas.

Use as ferramentas de comunicação corretas

A comunicação pode ser aprimorada pela introdução de diferentes ferramentas no fluxo diário. Apenas certifique-se de identificar seus requisitos para os processos de comunicação e encontre as soluções adequadas, que atendam perfeitamente às suas necessidades. Por exemplo:

• Precisa compartilhar maquetes, fluxogramas, mapas mentais etc. com sua equipe e permitir que eles acessem as mesmas informações, independentemente da localização? Em seguida, experimente uma ferramenta colaborativa que permite criar diagramas que você pode compartilhar com qualquer pessoa.

Creately pode ser uma ótima opção – Seus comentários e recursos de discussão promovem a formação de equipes e auxiliam no desenvolvimento de projetos em grupo.

• Você tem membros de equipe remotos ou não pode ter reuniões presenciais regularmente por algum motivo. Solução possível: O software de reunião virtual que oferece recursos como e-mail ou mensagens instantâneas, dando aos funcionários mais opções sobre quando e onde podem participar das reuniões.

Dê uma olhada no GoToMeeting – Ele também permite iniciar a reunião do Microsoft Office e enviar gravações da reunião posteriormente, para que todos possam tê-la como referência.

• Precisa compartilhar imediatamente documentos e arquivos armazenados em lugares diferentes? Quer ter bate-papos em grupo e conversas privadas individuais? Quer ser capaz de retirar qualquer arquivo do arquivo instantaneamente?

Suponho que a resposta para todas essas perguntas seja sim. Em seguida, vá em frente com o Slack, uma solução de local de trabalho digital para pequenas e grandes empresas. Essa ferramenta permite reunir todas as suas conversas, sistematizar tarefas e agilizar a comunicação da equipe.

• Se você tem funcionários de campo ou precisa entrar em contato com sua equipe em minutos em casos de emergência, considere a opção de mensagens SMS. As mensagens de texto não requerem conexão com a Internet e são ideais para fornecer alertas instantâneos.

Incentive sua equipe

Um grande líder que é um comunicador eficaz fornece incentivo para sua equipe crescer e aprender. Líderes ruins repreendem sua equipe por não atender às suas expectativas. Faça sua crítica construtiva, fornecendo orientação sobre como melhorar o desempenho.

Essa abordagem promove um ambiente mais positivo e ajuda a estimular a produtividade, em vez de causar estresse e negatividade, que podem interromper a produtividade e ter um impacto negativo geral.

Dê feedback específico e direto

Deixe seus funcionários saberem como estão se saindo fornecendo feedback específico. Se você tiver conselhos sobre como melhorar, torne-os acionáveis ​​em vez de gerais.

Um exemplo de feedback geral:

“Você poderia trabalhar melhor em seus relatórios.”

Um exemplo de feedback acionável:

“Gostaria de ver os dados em seus relatórios divididos em números diários em vez de semanais porque…”

Melhore suas habilidades de comunicação escrita

Vivemos a era da comunicação escrita. Os textos são mais populares do que as chamadas de voz. Conectar-se nas mídias sociais é mais comum do que ver as pessoas cara a cara. A prevalência do trabalho remoto torna necessário que os líderes de equipe dominem a arte da comunicação escrita para serem eficazes.

Na comunicação escrita, você deseja:

• Dê instruções claras . Certifique-se de que as pessoas possam seguir suas instruções, caso contrário, você corre o risco de desperdiçar tempo e recursos valiosos porque não foi suficientemente claro.

• Seja positivo . Sempre tente dar um toque positivo à sua comunicação, mesmo que seja apenas dizendo “obrigado” ou dizendo ao funcionário que ele está fazendo um ótimo trabalho.

• Dê a mensagem de que não há problema em fazer perguntas . Deixe a porta aberta para que os membros da equipe se comuniquem com você se tiverem alguma dúvida. Uma linha simples como “Deixe-me saber se você tiver alguma dúvida” pode resolver isso.

• Seja conciso . Não sobrecarregue seus funcionários com muitas informações. Descubra o que é mais essencial e relevante para eles se concentrarem

Ao aprimorar suas habilidades de comunicação, você melhora suas habilidades de liderança e, finalmente, seu negócio. Use essas dicas para ajudá-lo a alcançar seu potencial de comunicação!

Alexa Lemzy é gerente de atendimento ao cliente e editora de blog do serviço SMS comercial TextMagic. Ela é apaixonada por comunicação interna, produtividade no trabalho e relacionamento com o cliente. Você pode segui-la no Twitter.