Como começar a trabalhar com um Assistente Virtual? Dicas úteis

Todo empreendedor que deseja desenvolver seu negócio ao longo do tempo chega a um estágio em que precisa de apoio. No entanto, não imediatamente o número de tarefas é grande o suficiente para empregar um trabalhador contratado. Nesses casos, a solução ideal é utilizar os serviços de um assistente virtual. Hoje, vamos nos concentrar em Assistentes Virtuais, seu papel no negócio, suas habilidades e maneiras de encontrá-los. Se você nunca trabalhou com um, esse artigo definitivamente o ajudará a selecionar o trabalhador remoto ideal.

Assistente Virtual – índice:

1. Quem é um assistente virtual?
2. O que faz um assistente virtual?
3. Como encontrar um assistente virtual?
4. Como verificar as habilidades de um assistente virtual?
5. Qual é a melhor maneira de trabalhar com um assistente virtual?
6. Resumo

Quem é um assistente virtual?

Um assistente virtual é um trabalhador remoto que executa tarefas atribuídas de qualquer lugar do mundo usando um computador e a Internet. É uma pessoa que substitui um trabalhador de escritório padrão. Esta pessoa pode lidar com assuntos estritamente relacionados com a gestão de uma empresa a partir do back office, ou seja, emissão de faturas, contato com atacadistas ou atendimento do site, mas não apenas. O catálogo de serviços oferecidos por assistentes virtuais está em constante crescimento e esta profissão está se tornando cada vez mais popular.

O que faz um assistente virtual?

A amplitude de competências dos assistentes virtuais e, consequentemente, o catálogo de serviços que eles oferecem é extremamente diversificado. Ainda assim, cada um deles tem sua especialização na qual se sente mais confortável. Às vezes é muito abrangente e refere-se a todo o catálogo de tarefas ou às vezes diz respeito a uma habilidade específica. É por isso que, quando você procura um assistente virtual, o passo principal é especificar as tarefas que deseja realizar.

Muitos assistentes virtuais começam com um simples trabalho de escritório, mas com o tempo passam por mais treinamento e expandem suas competências. Em última análise, o cliente recebe um funcionário que executa uma série de tarefas. É mais conveniente quando uma pessoa é responsável por todo o projeto. Tanto em termos de consistência quanto de controle de efeitos.

Para facilitar a referência, abaixo está uma lista de tarefas de amostra que o VA pode executar:

Tarefas administrativas típicas

Essas são tarefas que um assistente de escritório tradicional também executa. Isso pode incluir cuidar do calendário, agendar compromissos ou lidar com e-mail. Os assistentes virtuais que tratam de assuntos administrativos também podem ser responsáveis ​​por emitir faturas ou fazer pedidos a fabricantes. Esse assistente também preparará para você modelos de documentos ou conduzirá o recrutamento inicial de um funcionário. Em uma palavra – eles irão apoiá-lo em todos os assuntos administrativos e de escritório relacionados à gestão do seu negócio.

Suporte comercial on-line

Esta categoria pode incluir muito. Um assistente virtual especializado em questões técnicas pode ser responsável por criar uma landing page para um novo curso online ou montar uma loja online. Alguns assistentes se especializam em programas específicos, como edição ou edição de vídeo.

Atividades de promoção e marketing

Este catálogo engloba todas as atividades que visam o desenvolvimento de uma marca. Isso inclui a criação de materiais promocionais, ou seja, conteúdo, gráficos ou vídeo, mas também suporte abrangente para mídia social ou site. Um assistente virtual também pode se especializar na criação de campanhas publicitárias em uma determinada plataforma ou na criação de conteúdo.

Obviamente, a lista acima não está completa e não inclui todas as tarefas que você pode delegar a um assistente. Essa divisão também não significa que uma pessoa não possa lidar com as mídias sociais e verificar e-mails ao mesmo tempo. Muitas vezes, você descobrirá que um assistente virtual substituirá funcionários em vários departamentos. Essa flexibilidade é uma das maiores vantagens dessa profissão e o motivo pelo qual cada vez mais empreendedores estão trabalhando com um assistente virtual.

Embora um assistente virtual esteja associado exclusivamente ao trabalho remoto, nem sempre é esse o caso. Em alguns casos, os diretores procuram alguém que também possa ajudar com tarefas no local, como visitar o escritório ou enviar documentos pelo correio.

Como encontrar um assistente virtual?

Esta profissão está se tornando cada vez mais popular, mas ainda assim, poucos empreendedores conhecem a possibilidade de cooperação remota. Mesmo que tenham ouvido algo sobre isso, eles não têm ideia de onde e como encontrá-los. Existem várias maneiras de iniciar a cooperação.

Sites

Muitos assistentes virtuais têm seus cartões de visita digitais na forma de sites. Neles, eles mostram seus portfólios, habilidades e feedback de clientes com quem trabalharam. Porém, vale lembrar que os sites mais bem ranqueados sempre aparecem nos primeiros resultados de busca.

Mídia social

Por ser um trabalho remoto, o recrutamento também é feito remotamente. Participar de um dos grupos do Facebook é um dos métodos mais eficazes. Tudo o que você precisa fazer é adicionar um post com uma oferta de emprego e uma descrição das tarefas e, em resposta, você certamente receberá algumas ou uma dúzia de ofertas interessantes. Esses grupos reúnem assistentes virtuais, para que você tenha certeza de que sua oferta irá direto para pessoas competentes. Você também pode adicionar um anúncio em um dos grupos de negócios relacionados ao perfil de sua empresa. Graças a isso, você tem mais chances de encontrar uma pessoa que tenha experiência ou interesses relacionados ao seu setor.

Agências de assistente virtual

Algumas agências trabalham com assistentes virtuais. Esta solução tem suas vantagens e desvantagens. A maior vantagem é que o responsável se encarrega de selecionar o melhor funcionário. Cabe apenas a você criar uma lista de tarefas específicas que deseja terceirizar. O responsável pela agência sabe exatamente com quem está trabalhando e a quem vale a pena atribuir um tipo específico de tarefa. Além disso, todos os assistentes passaram por um processo de recrutamento, por isso tiveram que demonstrar suas habilidades.

Nesses casos, você está assinando um contrato com uma agência e não com um assistente específico, o que também é uma vantagem em algumas situações. Primeiro, sua responsabilidade não será controlar o trabalho. O que importa para você é o resultado, e o resto fica por conta da agência. A grande desvantagem, no entanto, é o preço, que é mais alto do que no caso da cooperação direta. Ainda assim, se o orçamento não for um problema para você, vá em frente.

Sites freelance

Uma forma cada vez mais popular de pesquisar vários tipos de especialistas é adicionar anúncios em sites que associam freelancers como o Upwork. Basta adicionar uma oferta e descrever uma posição específica e, depois de um tempo, você receberá várias respostas de todo o mundo.

As recomendações também são uma boa maneira de encontrar suporte virtual. É uma boa ideia perguntar a amigos que trabalham em indústrias semelhantes ou administram seus negócios se já usaram esse tipo de solução. Os assistentes virtuais costumam trabalhar com vários empreendedores ao mesmo tempo, e a contratação por recomendação é uma das melhores maneiras de encontrar o funcionário perfeito.

Como verificar as habilidades de um assistente virtual?

Uma forma bem conhecida de verificação inicial de habilidades é preparar um questionário de recrutamento. Esta é uma boa maneira de selecionar os melhores candidatos já na fase inicial e ao mesmo tempo um método muito melhor para conhecer o candidato.

As perguntas corretamente selecionadas revelarão muito mais do que um CV ou uma carta de apresentação. Uma adição interessante ao questionário de recrutamento pode ser as perguntas situacionais, nas quais você pode descrever exemplos de situações em que a empresa se encontrou com um pedido para resolver um problema. Tais respostas nos permitem avaliar se uma pessoa pensa em padrões semelhantes e por quais valores ela é guiada. Às vezes, o questionário também é acompanhado por uma curta tarefa de recrutamento, que consiste na elaboração de gráficos em um programa específico ou na redação de um pequeno texto.

Além da verificação básica de habilidades, tais pesquisas têm outra vantagem. É preciso um pouco de vontade e empenho para respondê-las, para que você tenha mais confiança de que a pessoa que está enviando sua oferta está interessada em trabalhar com você e confia em suas habilidades.

Após uma análise inicial das ofertas enviadas a você, você precisa selecionar alguns dos melhores candidatos. Uma entrevista em vídeo realizada on-line com cada um deles ajudará você a fazer a escolha final. Existem muitas plataformas que atendem a esse propósito, como Google Meet ou Zoom.

Qual é a melhor maneira de trabalhar com um assistente virtual?

Há uma resposta para isso: depende.

Quando se trata do tipo de contrato em si, na maioria das vezes é B2B, pois os assistentes virtuais administram seus negócios ou trabalham com incubadoras de empresas ou outros tipos de empresas que permitem faturar pelo trabalho. Em alguns casos, no entanto, os empresários preferem assinar um contrato padrão de direito civil. Vale lembrar também sobre documentos adicionais que devem ser assinados caso a cooperação assim o exija, como um acordo de confidencialidade.

A cooperação com um assistente virtual pode ser de longo prazo ou pode ser uma tarefa específica a ser executada, por exemplo, realizar pesquisas para um pedido específico ou introduzir produtos em um site.

Quando se trata de faturamento, a situação já não é tão simples. Tem várias opções acessíveis. Alguns assistentes virtuais têm pacotes por hora que um empreendedor pode comprar. O pacote pode incluir 10 ou até 40 horas de trabalho. Na maioria das vezes, é válido por 30 dias e o empresário tem que decidir o tamanho do pacote no início do mês.

Tal método funciona melhor quando o escopo de cooperação com um assistente virtual é grande, mas irregular, por exemplo, um empresário precisa de suporte no atendimento ao cliente, mas a comunidade é tão pequena que é uma tarefa de apenas uma hora por dia, e as tarefas de um assistente virtual também incluem a criação de postagens nas mídias sociais. Graças a isso, ela pode alocar livremente seu tempo para tarefas específicas e o cliente paga apenas pelas horas reais trabalhadas.

Caso a cooperação seja baseada em uma tarefa específica, uma melhor forma de liquidação pode ser a liquidação do trabalho criado. No início da cooperação, você concorda com o valor final, por exemplo, para preparar um catálogo publicitário ou montar um e-book. Nesse caso, não importa quanto tempo seu assistente gastará preparando-o. O que importa é o efeito – o produto acabado.

Resumo

Trabalhar com um assistente virtual é uma chance de encontrar um funcionário sem assumir um compromisso de longo prazo. É ótimo para empresas em crescimento ou empresas que precisam de suporte apenas sazonalmente. O aspecto financeiro também é uma grande vantagem. O empresário incorre em custos apenas quando precisa deles. Ele paga pelo trabalho em tempo real, não por sentar em um escritório ou fazer uma pausa para o café.

As vantagens da assistência virtual também incluem versatilidade. Por um lado, um empreendedor pode pedir apoio em coisas simples que lhe tomam muito tempo todos os dias e ganham espaço para trabalho criativo e desenvolvimento. Por outro lado, ele pode contar com ajuda em questões que vão além de sua competência, como suporte técnico para programas. Afinal, um empresário não precisa saber tudo.

É tudo o que você precisa saber sobre como trabalhar com um assistente virtual. Leia também: 11 motivos para contratar um assistente virtual em seu negócio

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Autor: Andy Nichols

Um solucionador de problemas com 5 graus diferentes e infinitas reservas de motivação. Isso o torna um perfeito empresário e gerente de negócios. Na busca por colaboradores e parceiros, a abertura e a curiosidade pelo mundo são qualidades que ele mais valoriza.

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