Como criar um Wiki moderno e flexível para sua empresa

À medida que uma empresa cresce, ela acumula uma riqueza de conhecimento, desde qual é a visão da sua empresa até as melhores práticas a seguir, que ajudam a direcionar e traçar seu caminho para o crescimento. E preservar esse conhecimento é fundamental para o seu progresso.

No entanto, sem um sistema adequado para capturá-los, esses valiosos estoques de informações podem se espalhar pela organização ou se perder. É aqui que você pode usar um wiki da empresa. Ele ajuda a coletar todas as informações em um repositório centralizado, fornecendo assim um recurso facilmente acessível para todos. Neste post, discutiremos como construir um wiki empresarial passo a passo.

O que é um wiki da empresa

Um Wiki da empresa (também conhecido como Wiki interno ou Wiki corporativo) é um banco de dados online usado para centralizar informações sobre a empresa e seus processos, funcionários, projetos, clientes, etc. organização e compartilhamento interno do conhecimento da empresa. Um wiki da empresa permite que cada membro da equipe acesse, crie ou edite o conteúdo.

Um wiki pode incluir informações como,

• Processos importantes da empresa
• Cultura, valores e políticas da empresa
• Roteiro da empresa
• RH e documentos administrativos
• Documentação do projeto

Benefícios de um Wiki Interno

Wikis facilitam o trabalho de todos. Para novos funcionários, é a maneira mais rápida de encontrar todas as informações de que precisam. E os funcionários mais estabelecidos podem consultá-lo para entender melhor como o resto da empresa opera e melhorar ainda mais a forma como trabalham.

• Os wikis internos fornecem um ponto centralizado para todos os documentos internos, seja material de treinamento de funcionários, SOPs, whitepapers, e-mails ou conteúdo de webinar, facilitando a localização de informações.
• Eles ajudam a evitar a perda de conhecimento e simplificar o armazenamento, recuperação e compartilhamento de conhecimento.
• Eles aprimoram a colaboração da equipe, fornecendo um espaço comum para as equipes trabalharem juntas no mapeamento dos processos e informações da empresa.

Base de conhecimento vs. Wiki

Um wiki da empresa não é o mesmo que uma base de conhecimento interna. As bases de conhecimento são recursos oficiais com uma equipe dedicada de produtores e gerentes de conteúdo.

Por outro lado, os wikis são uma ferramenta colaborativa. Não apenas qualquer funcionário pode acessar, criar ou editar o wiki da empresa a qualquer momento, mas as equipes também podem colaborar no preenchimento do conteúdo. E as alterações são normalmente projetadas para serem exibidas instantaneamente após uma edição.

Como construir um wiki da empresa

O wiki da sua empresa é um local para capturar, organizar e gerenciar o conhecimento organizacional. É importante que você tenha um processo simplificado para garantir a estrutura produtiva das informações de toda a empresa. Aqui listamos as etapas sobre como construir um wiki da empresa de forma eficaz.

Decida a Razão para Criar um Wiki

Seja para documentar os processos e procedimentos da empresa, integrar novos funcionários ou criar um manual de equipe, tenha o objetivo do seu wiki definido antes de realmente construí-lo. Isso vai ajudar,

• Identifique o tipo de informação que você precisa incluir
• Defina o público-alvo que você precisa considerar (ou seja, novos funcionários ou funcionários existentes ou ambos)
• Acumule os documentos, recursos, relatórios e materiais existentes que você pode precisar para integrar no novo wiki.
• Identifique os principais colaboradores, como gerentes seniores ou líderes de equipe com conhecimento especializado do assunto.

Escolha um software Wiki

O próximo passo importante é encontrar o software que atenda às suas necessidades. Como você já definiu seu objetivo, agora tem uma ideia específica sobre os recursos que procura no software.

Aqui estão alguns recursos importantes que todo software wiki deve possuir;

• Espaços de trabalho unificados para centralizar seus documentos
• Recursos para editar e pesquisar conteúdo facilmente
• Recursos de colaboração multiusuário em tempo real, como comentários em linha, tópicos de discussão, marcação @mention, rastreamento de mouse ao vivo, notificações inteligentes, sincronização offline, etc.
• Um editor de rich text com a capacidade de criar ou adicionar conteúdo visual, como diagramas, gráficos, imagens etc.
• Pastas para organizar documentos dentro
• Integrações com outras ferramentas do seu fluxo de trabalho, como Slack, GitHub, MS teams, aplicativos do Google Suite, etc.
• Capacidade de facilitar a comunicação (atas de reunião/atualizações semanais), aprendizado (instruções/manuais de integração) e gerenciamento de projetos (planos de projeto/relatórios de progresso)
• Opções de download de documentos, incluindo exportações em PDF, SVG e PNG

Alguns softwares de wiki corporativos populares que você pode considerar incluem Google Drive, Confluence e Microsoft SharePoint.

Creately para construir a Wiki da sua empresa

Creately, um software de gerenciamento de trabalho executado em uma tela visual inteligente, usada por equipes para debater, planejar, gerenciar projetos e capturar conhecimento, também serve como uma solução de software wiki moderna.

Ele oferece todos esses recursos mencionados acima e muito mais, incluindo histórico de versão do espaço de trabalho, tabelas personalizáveis, ferramentas de gerenciamento de projetos ágeis integradas, como quadros Kanban para criar fluxos de trabalho, modelos prontos para estruturas Wiki, documentos de projeto e mais de 100 casos de uso abrangendo em todas as indústrias. Além disso, o Creately também oferece integrações para Google Drive e Confluence.

Crie uma estrutura Wiki inicial

Crie uma estrutura básica descrevendo a hierarquia de documentos ou informações do wiki. Isso fornecerá a você uma visão geral ou uma prévia de como será o wiki, e você poderá mantê-lo como referência durante a curadoria e criação do conteúdo.

Preenchê-lo com conteúdo

Com a estrutura básica em mãos, comece a escrever conteúdo para cada seção ou título. É aqui que você precisa trazer conteúdo de outras plataformas para centralizar tudo em um só lugar.

No Creatley, você pode adicioná-los como recursos de link, copiar e colar conteúdo de outras fontes diretamente nas formas do Creately ou até mesmo migrá-los diretamente de aplicativos de terceiros, incluindo dados em arquivos CVS, problemas do GitHub, planilhas e planilhas do Google.

Algumas das práticas recomendadas que você pode seguir para criar conteúdo envolvente são as seguintes;

• Insira recursos visuais como imagens, diagramas, gráficos, vídeos etc. o máximo possível para quebrar blocos de texto. Por exemplo, você pode usar um mapa de processo para representar as etapas do processo.
• Adicione links internos para facilitar a navegação e facilitar a localização das informações.
• Inclua listas com marcadores ou numeradas, itens de lista de verificação, parágrafos mais curtos etc. para tornar o conteúdo mais escaneável.

Mantenha sua Wiki atualizada

As informações ou processos da empresa não permanecerão os mesmos. Conforme eles evoluem, seu wiki também deve evoluir.

Como os funcionários confiam no wiki de sua empresa para obter informações oportunas, é importante consultar regularmente os principais colaboradores e fazer as alterações necessárias para refletir o estado atual das coisas.

Você também pode identificar áreas de melhoria monitorando sua equipe. Observe se eles estão achando as informações úteis ou se estão confusos e continuam fazendo perguntas que você poderá responder melhor atualizando o conteúdo.

No Creately, o histórico completo da versão é rastreado automaticamente para todos os espaços de trabalho. Portanto, todas as alterações feitas em seu wiki são registradas separadamente. Você pode nomear as versões no histórico para acompanhar os pontos-chave na evolução do wiki e ramificar de uma versão anterior, se necessário a qualquer momento.

Melhores práticas para construir um wiki corporativo de forma eficaz no Creately

Um wiki para o conhecimento da sua empresa pode parecer um bom lugar para facilitar a colaboração entre os membros da sua equipe, no entanto, ele vem com desvantagens que não podem ser desconsideradas, incluindo funções de pesquisa limitadas, conteúdo inconsistente, permissões de edição, etc.

A seguir, listamos algumas práticas recomendadas que você pode seguir para superar esses desafios ao criar um wiki da empresa no Creately.

Torne o Wiki da sua empresa mais flexível

Uma das maiores reclamações de um wiki é sua inflexibilidade. Com vários documentos em páginas e pastas, pode ser bastante difícil organizar o conteúdo de forma eficaz em um wiki. No entanto, com um espaço de trabalho hierárquico adequado ou estrutura de pastas, você pode facilmente superar isso.

No Creately, o que você costuma armazenar em várias páginas e pastas em um software wiki tradicional pode ser colocado em um único local de trabalho usando estruturas visuais simples que fazem sentido logicamente.

Por exemplo, você pode criar um organograma para informações de funcionários ou um mapa de processo para conter a documentação do processo. Cada forma pode conter uma magnitude de informações variando de páginas de conteúdo, anexos, links, imagens, campos de dados para atribuição de função, tarefas, estimativas e muito mais que podem ser adicionados por meio de dados de forma. Dessa forma, você pode facilmente centralizar as informações contidas em várias páginas em uma única estrutura visual. Além disso, com a tela infinita do Creately, você também pode colocar qualquer número dessas estruturas visuais no mesmo lugar.

Você também pode conectar formas em áreas de trabalho e pastas com links de forma e criar fluxos de navegação e informações de link. Clique na forma vinculada para ampliar automaticamente a forma conectada no mesmo espaço de trabalho ou abra o espaço de trabalho em que a forma conectada está.

Garanta uma Estrutura de Navegação Adequada

Uma grande desvantagem de manter um wiki da empresa é que pode ser um incômodo localizar informações entre os vários documentos que você continuamente adiciona a ele. No entanto, com um menu de navegação adequado ou recursos de pesquisa, isso pode ser eliminado.

O recurso de pesquisa inteligente do Creately buscará qualquer informação que você esteja procurando em um espaço de trabalho ou pasta em segundos; simplesmente faça uma pesquisa Cntr+F (ou “Command+F” em um Mac) pela palavra-chave para encontrar as informações que você está procurando instantaneamente. Depois de selecioná-lo nos resultados da pesquisa, ele o levará ao local exato em que está contido na área de trabalho.

Ou você pode criar um menu de navegação com a ajuda do painel de navegação onde você pode listar os links para os itens na área de trabalho e usá-lo para encontrar as informações facilmente.

Mantenha o conteúdo consistente

Com vários membros da equipe de diferentes departamentos contribuindo para documentos wiki, pode haver inconsistências, que também podem resultar em lacunas de conhecimento.

Para evitar que isso aconteça, certifique-se de que haja modelos ou um formato padrão ao qual qualquer pessoa possa se referir ao escrever o conteúdo.

Limite o número de editores

Wikis permitem a contribuição de múltiplos autores. No entanto, pode nem sempre ser ideal para um wiki da empresa, especialmente porque os funcionários dependem dele para coletar informações confiáveis ​​sobre processos e conhecimentos organizacionais.

Portanto, será útil autorizar apenas um número limitado de editores – especialmente especialistas no assunto – a escrever, editar e publicar conteúdo em seu Wiki.

Com Creately você pode definir papéis para escrita e acessibilidade. Ele fornece diferentes níveis de acesso e funções para simplificar a forma como você gerencia o compartilhamento e as permissões. Embora você possa atribuir alguns membros da equipe como proprietários e editores de um espaço de trabalho, você pode adicionar o restante dos funcionários com quem deseja compartilhar as informações apenas como comentaristas ou visualizadores.

Dessa forma, você também pode controlar com quem compartilha informações e separar informações públicas e privadas.

Uma Nova Forma de Wiki

Um wiki, embora contenha camadas e camadas de documentos, não precisa ser muito complicado de criar ou gerenciar. Com o software certo fornecendo as ferramentas certas, você não precisa se preocupar tanto.

Experimente Creately para construir o wiki da sua empresa hoje. Simplifique o processo com ferramentas visuais inteligentes e colaboração avançada em tempo real.

Tem mais dicas sobre como construir um wiki da empresa? Compartilhe seus pensamentos e sugestões conosco na seção de comentários abaixo.