Escolhendo a solução certa de gerenciamento de projetos em 7 etapas fáceis

Publicados: 2023-02-16

A solução de gerenciamento de projetos permite que as organizações planejem, executem e monitorem projetos com facilidade. A ferramenta cria um registro transparente da atividade da equipe, ajudando os gerentes a rastrear os recursos em tempo real e aprimorar a entrega do projeto. Hoje, as empresas contam com essas ferramentas para a execução tranquila das funções de negócios. Estima-se que 77% das equipes de alto desempenho utilizam ferramentas de gerenciamento de projetos. Isso torna mais importante encontrar a solução de gerenciamento de projetos certa para sua empresa.

Fatos interessantes

1. 70% das organizações sofreram pelo menos uma falha de projeto nos últimos 12 meses
2. De acordo com a pesquisa da PwC, 77% dos projetos de alto desempenho usam soluções de gerenciamento de projetos
3. 73% dos líderes de negócios acreditam que confiabilidade, facilidade de uso e facilidade de integração são os três principais requisitos do PMS
4. 2/3 empresas se comunicam com os clientes por meio de uma ferramenta de gerenciamento de projetos
5. As organizações desperdiçam 12% de recursos valiosos devido ao gerenciamento de projetos inadequado.
6. Organizações que investem em um bom PMS gastam 28x menos dinheiro em comparação com empresas sem PMS

Índice

Como escolher a solução certa de gerenciamento de projetos

A Solução de Gerenciamento de Projetos certa para você é aquela que é feita sob medida para sua necessidade. Cada plataforma tem seus prós e contras, e este artigo ajudará você a descobrir a certa para o seu negócio.

  1. Defina sua necessidade

O primeiro e mais importante passo é identificar por que sua empresa precisa de um sistema de gerenciamento de projetos e as lacunas em sua equipe atual. Cada empresa tem suas razões únicas para optar pela solução de gerenciamento de projetos. Por exemplo, uma empresa pode acompanhar projetos sem problemas por meio do Excel, mas agora precisa de uma plataforma automatizada que possa atualizar o andamento de uma tarefa por conta própria e enviar um lembrete aos membros da equipe se um prazo estiver próximo.

Da mesma forma, os casos de uso variam de empresa para empresa, assim como a necessidade de uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Alguns dos desafios comuns enfrentados durante o gerenciamento manual de projetos são:

  • Falta de comunicação interna ativa entre as equipes
  • Muitas reuniões com pouco progresso
  • Cronograma do projeto desorganizado e prazos perdidos
  • Distribuição de trabalho desigual na equipe
  • Baixa utilização de recursos
  • Caixa de entrada com centenas de e-mails de projetos não lidos.

Se você estiver enfrentando algum desses problemas, passe para a próxima etapa para encontrar o software de gerenciamento de projetos certo.

  1. Pesquise a melhor ferramenta

Com suas necessidades identificadas, o próximo passo óbvio é descobrir um potencial sistema de gerenciamento de projetos. Aqui estão algumas outras maneiras de encontrar o software certo para o seu negócio:

  • Converse com outros gerentes de projeto da empresa ou do setor
  • Pergunte aos colegas o que eles preferiam usar no passado
  • Verifique sites de revisão de software
  • Confira a ferramenta de gerenciamento de projetos recomendada pelo setor

O feedback dos membros de sua equipe deve ser sua principal prioridade para entender o que eles gostaram no passado. Compare as características de cada software para ver aquele que cobre a maioria dos requisitos da sua empresa. Depois de ter alguns finalistas prontos, é sempre uma boa ideia obter algum feedback para as escolhas finais.

  1. Faça um teste

Embora você tenha descoberto a ferramenta de gerenciamento de projetos que pode ser mais adequada para você, a próxima etapa lógica é testar o software em cenários de trabalho do dia-a-dia. Muitas das soluções populares de gerenciamento de projetos vêm com uma avaliação gratuita e, mesmo que não tenham, muitas plataformas ficariam felizes em oferecer uma, se você solicitar.

Em vez de apenas usar o software para verificar os recursos, sua equipe deve usar este sistema para um projeto ao vivo para verificar suas funcionalidades em cenários do dia a dia. Isso dá uma ideia completa de como o sistema se comportaria dentro de sua organização e se seus recursos atendem ao propósito de sua necessidade ou agora.

Leitura sugerida: um guia abrangente para escolher o software de gerenciamento de projetos certo

  1. Obtenha feedback da equipe

Após a conclusão do teste, você deve pedir feedback detalhado à equipe piloto e anotá-lo. Coisas que você deve perguntar durante o feedback são:

  • O software tornará seu fluxo de trabalho mais eficiente?
  • Quanto tempo eles levaram para atualizar o PMS?
  • O que é realmente ótimo e realmente terrível sobre o produto?
  • É fácil navegar para um novo usuário?
  • Você vai recomendá-lo a outros usuários?

Agora compare suas respostas com os pontos problemáticos que você anotou na etapa 1. Veja se você encontrou uma solução para a maioria dos pontos problemáticos relacionados ao gerenciamento de projetos.

  1. Avalie o custo

A próxima etapa para escolher a solução de gerenciamento de projetos certa é avaliar o custo da plataforma. Normalmente, essas soluções possuem planos pagos com base no número de usuários. Obtenha uma estimativa geral da ferramenta e veja como ela se sai em relação ao seu orçamento e se você pode justificar o retorno do seu investimento. Além disso, explore o método de pagamento mais adequado para você – mensal, semestral ou anual.

  1. Compre e implemente a ferramenta certa

Depois que tudo estiver bloqueado, certifique-se de implementá-lo o mais cedo possível. Certifique-se de que existe uma estrutura de implementação adequada para garantir uma transição suave. As equipes geralmente são resistentes a mudanças, portanto, um plano bem organizado ajudaria muito a garantir que todos estivessem confortáveis ​​com o novo sistema. Considere estas coisas para o seu plano de implementação:

  • Decida uma linha do tempo. Pense se você deseja acelerá-lo ou implantá-lo ao longo do tempo para determinadas práticas de negócios.
  • Certifique-se de que sua equipe tenha tempo e infraestrutura suficientes para treinar no novo sistema.
  • Identificar os membros que vão liderar a transição e atuar como ponto de contato para a equipe
  1. Analise a experiência pós-compra

Após a fase de implementação, a última etapa é avaliar o progresso do novo sistema de gerenciamento de projetos. Identifique as áreas que ainda não podem ser atendidas pelo novo sistema. Além disso, analise o processo que você acabou de seguir e veja se houve pontos cegos ou lacunas em seu processo de seleção e implementação. Depois de ter as respostas para todas essas perguntas, considere o retorno do seu investimento para garantir que sua decisão ajudou o negócio.

Leitura sugerida: Casos de uso comercial de software de gerenciamento de projetos

Estudo de caso sobre implementação de software PMS

Se você está procurando um estudo de caso perfeito sobre uma empresa que adota um Sistema de Gestão de Projetos, nada melhor do que a RPI Consultants. Para superar sua necessidade de Gerenciamento de Projetos, adotou um PMS que criou ainda mais novos problemas para a empresa. Isso levou a empresa a buscar um novo PMS, que resolvesse ainda mais seus desafios de gerenciamento de projetos.

Consultores RPI A RPI Consultants é um importante parceiro de implementação, provedor de serviços profissionais e líder de pensamento do setor.
Problema A RPI oferece uma ampla variedade de serviços para várias organizações diferentes. Isso significava que o RPI acabou usando várias soluções para auxiliar no gerenciamento de tarefas. Isso aumentou ainda mais os problemas de comunicação e gerenciamento de projetos da RPI.
Solução A empresa identificou suas necessidades de gerenciamento de projetos e identificou os fornecedores de software que poderiam atender à maioria dos desafios do RPI. Ele identificou Mavenlink como a combinação ideal para eles.
Resultados O PMS da Mavelink ajudou a diminuir em 20% o tempo gasto em tarefas administrativas, aumentou a taxa de utilização em 5% e obteve informações críticas do painel.

Categorias relacionadas: Software de gerenciamento de fluxo de trabalho | Software de gerenciamento de tarefas | Software de gerenciamento de produtos | Software de gestão de qualidade

Conclusão

O Sistema de Gerenciamento de Projetos é uma bênção para organizações de todos os tamanhos. Embora resolva muitos dos seus problemas de negócios, encontrar o sistema certo para você certamente é uma tarefa à parte. Escolher entre centenas de produtos semelhantes pode ser confuso até mesmo para um especialista no domínio, mas se você seguir este guia para escolher a solução de gerenciamento de projetos certa em 7 etapas, você acabará com a ferramenta perfeita para você.