Como escolher o melhor software de gerenciamento de projetos? | #11 Introdução ao gerenciamento de projetos

O melhor software de gerenciamento de projetos é aquele que você não consegue ver. Aquele faz o seu trabalho sem chamar muita atenção. É fácil de usar e contém todas as funções necessárias. Mas o que essas funções “necessárias” incluem? Leia mais para descobrir!

1. Como escolher o melhor software de gerenciamento de projetos? Introdução
2. Modelos de projeto
3. Visualizações
4. Integrações
5. Áreas de operação
6. Como escolher o melhor software de gerenciamento de projetos? Resumo

Como escolher o melhor software de gerenciamento de projetos? Introdução

Antes de passarmos a discutir um software específico de gerenciamento de projetos, vamos considerar quais funções ele deve executar. Dividimos nossa edição de hoje em três partes. Primeiro, veremos as exibições oferecidas em vários programas. Na segunda, consideraremos as integrações necessárias. Em terceiro lugar, veremos quais áreas das operações de uma organização esse software deve abranger.

Modelos de projeto

A maioria dos programas permite que você gerencie vários projetos de forma independente. Vale a pena observar se você está lidando com programas ou um portfólio de projetos, e se os PMs da sua organização estão lidando com mais de um projeto simultaneamente, ou se você está executando projetos com um fluxo repetitivo – então vale a pena criar um modelo de projeto você mesmo que pode ser usado repetidamente.

No entanto, se você estiver usando o programa pela primeira vez ou se for um projeto personalizado, poderá usar os modelos integrados. Eles tornam muito mais fácil e rápido começar um novo projeto. Isso porque eles ajudam você a começar imediatamente em um ambiente pronto, pré-configurado e projetado para gerenciamento de projetos, por exemplo, na metodologia Scrum ou Prince2.

Visualizações

Independentemente do modelo ou método escolhido, o software de gerenciamento de projetos geralmente inclui visualizações padrão. Eles mostram claramente o aspecto selecionado da implementação do projeto. Para nós, as visualizações mais importantes são:

• Linha do tempo – que pode ser dimensionada para cobrir toda a duração do projeto ou um período selecionado,
• Lista de tarefas – para visualizar as tarefas em andamento, recém-concluídas ou a serem executadas em breve,
• Calendário – uma agenda para agendar reuniões e atividades em grupo,
• Ferramentas analíticas – ou seja, gráficos e visualizações de dados de áreas específicas da execução do projeto e da carga de trabalho de cada membro da equipe para gerar relatórios,
• Equipe – uma lista de pessoas envolvidas no projeto com informações de contato.

Integrações

Ao escolher um programa de gerenciamento de projetos, a atenção é dada com menos frequência às integrações, ou seja, com quais programas e aplicativos nossa ferramenta funciona. Isso ocorre porque alguns programas de gerenciamento, como o Firmbee, são monólitos. Esta é uma plataforma que fornece suporte abrangente para todas as tarefas relacionadas ao projeto – desde listas de tarefas e notas até o manuseio de faturas e até mesmo o processo de recrutamento da equipe.

Às vezes, porém, um programa que facilita o gerenciamento de projetos funciona como um conjunto dos chamados microsserviços, ou seja, um conjunto de módulos cooperantes que podem ser ativados e desativados. Nesse caso, as integrações se mostram muito úteis. Isso pode incluir conexões para, por exemplo:

• calendários externos (por exemplo, Google ou Apple Calendar), possibilitando, por exemplo, o envio de convites para reuniões,
• comunicadores – como Microsoft Teams, Zoom ou Slack, facilitando a comunicação sem a necessidade de copiar ou mover conteúdo,
• leitores de vários formatos, para que você possa visualizar facilmente o conteúdo de documentos ou arquivos de imagem,
• e- mail – para adicionar tarefas diretamente por e-mail,
• ferramentas de vendas para e-commerce, como Salesforce, Zoho Desk e Zendesk,
• a nuvem para armazenar e compartilhar arquivos de projetos maiores
• ferramentas de segurança e autorização são essenciais, especialmente quando se trabalha fora do escritório e com conexões de Internet menos seguras,
• ferramentas de relatórios especializadas, como Power BI, Looker ou Google Sheets, por exemplo.

Ao escolher um determinado programa, também vale a pena se perguntar se ele só funcionará em um computador ou se também possui um aplicativo para celular.

Áreas de atuação

As principais áreas de execução do projeto suportadas pelo software são o gerenciamento de tarefas ao longo do tempo, bem como a visualização do orçamento. No entanto, dependendo do tipo de projeto a ser implementado, módulos como:

• contatos - especialmente se a implementação do projeto incluir cooperação com freelancers ou vários representantes de clientes,
• campanhas – quando as atividades de marketing ou vendas fazem parte do projeto,
• documentos – quando é necessário compartilhar diferentes materiais,
• recursos humanos – uma opção que é particularmente útil quando uma equipe de projeto está sendo formada ou a equipe precisa ser reabastecida durante a implementação do projeto,
• finanças – além do estado geral do orçamento do projeto, é útil ter em mãos uma ferramenta que permita confrontar despesas para diversas finalidades, ou comparar ofertas de produtos e serviços necessários ao projeto.

Como escolher o melhor software de gerenciamento de projetos? Resumo

As funções essenciais que o software de gerenciamento de projetos deve executar são facilitar a organização e o planejamento do trabalho. O uso de modelos – integrados ou criados por você – torna muito mais fácil começar. E visões claras que retratam aspectos específicos da execução de um projeto tornam as tarefas diárias mais agradáveis ​​e simples. As integrações, por sua vez, significam que podemos usar nosso software favorito combinando-o com o que usamos para gerenciar o projeto. A menos, claro, que seja sofisticado o suficiente para combinar módulos que permitam comunicação, gestão financeira e RH.

Se você gosta do nosso conteúdo, junte-se à nossa comunidade de abelhas ocupadas no Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autora: Caroline Becker

Como gerente de projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

Ver todas as postagens

Introdução ao gerenciamento de projetos:

1. O que é um projeto?
2. O que é gerenciamento de projetos?
3. Como gerenciar projetos?
4. Métodos de gerenciamento de projetos
5. tipos de projetos
6. 4 exemplos de projetos
7. Priorização de projetos
8. Áreas de atividade do projeto
9. Definição de sucesso em gerenciamento de projetos
10. Por que usar um software de gerenciamento de projetos?
11. Como escolher o melhor software de gerenciamento de projetos?