Como conduzir uma reunião: Diretrizes para reuniões eficazes

Reuniões podem se tornar um desperdício de tempo, recursos e talento das pessoas, se não forem planejadas e executadas adequadamente. Reuniões eficazes que realmente atingem seus objetivos e deixam os participantes energizados e motivados exigem trabalho suficiente – ou planejamento adequado.

Neste post vamos discutir como conduzir uma reunião com sucesso. Também está incluída uma lista de ferramentas de reunião visual que você pode usar durante as reuniões para tomar decisões, resolver problemas, debater e gerar ideias.

Etapas para conduzir reuniões eficazes

Antes de convocar uma reunião, você precisa ter certeza de que realmente precisa ter uma. Se for um assunto que você deve tratar pessoalmente com um indivíduo, não reúna toda a equipe para discuti-lo.

E se você acha que pode depender de outros métodos de comunicação como e-mail, newsletter etc., para transmitir sua mensagem, pode evitar perder o tempo de seus colaboradores com outra reunião.

Definir objetivos para a reunião

Qual é o objetivo da reunião? É para fazer um anúncio especial? Decidir algo? Resolver um problema que está atrapalhando o andamento do seu projeto?

Determinar o propósito de sua reunião e estabelecer um objetivo a ser alcançado até o final é o primeiro passo que você precisa dar ao planejar uma reunião eficaz. Este objetivo ajudará a estabelecer as bases para uma discussão bem focada.

Listar os participantes da reunião

Decida quem deve comparecer, levando em consideração sua disponibilidade e sua capacidade de contribuir para o objetivo da reunião. Estes podem ser os principais tomadores de decisão, especialistas no assunto, aqueles que são afetados pelo resultado, etc.

Se alguém não puder comparecer à reunião, mas sua contribuição ainda for necessária, você pode fazer arranjos para se conectar com eles por meio de uma teleconferência ou outra ferramenta de colaboração online.

Também selecione e atribua as diferentes funções necessárias para conduzir a reunião, incluindo facilitador, cronometrista e gravador, etc.

Crie a Agenda da Reunião

Uma agenda é algo que todos os participantes devem receber antes da reunião. Você pode enviar isso junto com o convite da reunião. Dessa forma, eles podem decidir se sua presença é necessária ou não.

Deve incluir os itens da reunião organizados em uma ordem lógica e uma duração de tempo realista definida para cada item.
A seguir está um modelo de agenda de reunião criado com Creately. Você pode editá-lo online e personalizá-lo para atender às suas necessidades.

Uma vez modificado, você pode compartilhá-lo com o restante dos participantes com um link de compartilhamento de diagrama seguro ou incorporá-lo ao Creately Viewer em sua intranet ou sites internos para que todos possam acessá-lo facilmente.

Selecione um local adequado com instalações

Dependendo do tom que você deseja definir para a reunião, selecione um local (ou seja, sala de conferência para um ambiente formal). Certifique-se de que ele esteja disponível na data e no horário que você selecionou para a reunião.

Não se esqueça de verificar se todo o equipamento necessário para a reunião também está disponível. Isso pode incluir projetores, telas e outras ferramentas para videochamadas, etc.

Termine com um plano de ação

Crie um plano de ação para garantir que as decisões tomadas durante a reunião sejam executadas posteriormente.

Embora seu relator/gravador possa usar um modelo de plano de ação como o abaixo, ele deve incluir as tarefas/ações, os responsáveis ​​por executá-las e o acompanhamento dos itens de ação.

Ferramentas para reuniões produtivas

Agora que vimos como conduzir uma reunião, aqui estão várias ferramentas de reunião visual que você pode usar para diferentes propósitos, como tomada de decisões, resolução de problemas e brainstorming.

Mapas mentais

Os mapas mentais são uma ótima ferramenta para organizar ideias, planejar e fazer anotações.

Se você está pensando em soluções para um problema, um mapa mental pode ajudar a capturar o fluxo livre de pensamentos. Se você estiver discutindo um assunto, você pode usá-lo para aprofundar o assunto.

E se você deseja apresentar informações aos participantes da reunião de maneira fácil de entender, um mapa mental pode ser uma ótima opção.

Veja como usar mapas mentais de forma eficaz em uma reunião.

Análise SWOT

SWOT significa Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças.

Esta ferramenta é usada para avaliar as empresas durante o planejamento estratégico, reuniões de planejamento de projetos etc. Você também pode usá-la para avaliar a eficiência de seu departamento, produto, equipe de projeto ou concorrente.

Precisa saber como usar uma análise SWOT de forma eficaz?

Diagrama Espinha de Peixe / 5 Porquês

Essas são ferramentas usadas na análise de causa raiz.

Enquanto o diagrama espinha de peixe (também conhecido como diagrama de causa e efeito) ajuda a identificar e isolar a causa-raiz de um problema, o diagrama de 5 porquês permite detalhar um problema e analisar sua relação de causa e efeito subjacente.

Confira nosso guia definitivo para diagramas de espinha de peixe para aprender como aplicá-lo.

Diagrama de afinidade

Os diagramas de afinidade ajudam a reunir e organizar grandes quantidades de dados para identificar padrões e temas. Isso seria útil se você estiver realizando uma reunião para analisar e entender muitos dados coletados de pesquisas, sessões de brainstorming etc.

Fluxograma

Tentando otimizar um processo? Identifica gargalos em seu processo? Ou projetar um novo processo? Os fluxogramas podem ajudá-lo com esses propósitos e muito mais.

Um fluxograma é basicamente uma visualização das etapas do processo. Também pode ajudar na resolução de problemas e na tomada de decisões.

Aqui está nosso guia definitivo para fluxogramas para aprender sobre como usá-los.

Seis Chapéus do Pensamento

Essa é outra ferramenta para garantir que suas reuniões sejam altamente produtivas. Os seis chapéus do pensamento são uma ferramenta que permite explorar as diferentes perspectivas dos participantes da reunião.

Cada membro é convidado a usar chapéus de cores diferentes (que representam diferentes perspectivas) e expressar sua opinião sobre o assunto. Aprenda a usar a técnica dos seis chapéus de pensamento com mais detalhes aqui.

Aqui estão mais algumas técnicas de brainstorming visual que você pode usar durante suas reuniões e discussões em grupo.

Mais dicas sobre como conduzir uma reunião?

Os passos que listamos neste post são mais fáceis de seguir e garantem o sucesso. Combine-os com as ferramentas que mencionamos para garantir a máxima produtividade durante suas reuniões.

Que outras dicas você tem sobre como conduzir uma reunião? Compartilhe-os conosco na seção de comentários abaixo.