Como criar um orçamento de projeto? | #42 Introdução ao gerenciamento de projetos

De acordo com um relatório do Project Management Institute, em 2021 62% dos projetos foram concluídos dentro do orçamento original. O melhor desempenho neste ranking foi a China com 66%, enquanto a Europa ficou em último lugar com 57%. Orçamentos de projetos mal elaborados são responsáveis ​​por boa parte das falhas nesse aspecto. Então, como estimar os custos de um projeto para aumentar a probabilidade de sucesso?

Orçamento do projeto – sumário:

1. Introdução
2. O que é e o que compõe o orçamento do projeto?
3. Como estimar o custo do projeto?
4. Ferramentas e métodos de estimativa de orçamento do projeto
5. Resumo

Introdução

A execução inadequada do projeto resulta em uma perda de US$ 19 milhões para cada bilhão de investimento (PMI 2019), e apenas 34% das organizações geralmente ou sempre terminam os projetos dentro do orçamento (Wellington 2021). Para saber como fazer parte desse grupo, vamos examinar mais de perto o que é um orçamento de projeto e as formas e ferramentas para prepará-lo.

O que é e o que compõe um orçamento de projeto?

O orçamento do projeto é o valor aproximado aprovado que a organização pretende gastar no projeto. É fundamentado nas despesas estimadas do projeto e consta no orçamento de toda a organização.

O Gerente de Projeto deve incluir no orçamento do projeto todos os custos relacionados ao projeto, tais como:

• Custos diretos – despesas necessárias para executar tarefas que levam diretamente à realização do objetivo do projeto, ou seja, custos de materiais, mão de obra e ferramentas, equipamentos e suprimentos,
• Custos indiretos – custos que não podem ser diretamente atribuídos ao projeto, mas que são incorridos em conexão com a sua implementação, como custos administrativos ou, por exemplo, custos de gerenciamento do projeto.
• Despesas de capital – custos associados à aquisição dos chamados ativos de longo prazo, como edifícios, equipamentos ou máquinas.
• Custos operacionais – custos recorrentes associados à operação e manutenção do projeto, como serviços públicos, seguros e manutenção,
• Reservas para contingências – recursos destinados a cobrir imprevistos ou mudanças no escopo do projeto.

Como estimar o orçamento do projeto?

O custo projetado do trabalho agendado é chamado de Custo Orçado do Trabalho Agendado (BCWS) ou Valor Planejado (PV). Ambos os indicadores representam a soma de recursos necessários para concluir a obra programada em um determinado período.

Para estimar o orçamento do projeto, o Gerente de Projeto deve realizar várias atividades para obter as cotações mais precisas. Primeiramente, o Gerente de Projetos deve conhecer todos os requisitos do projeto, como escopo da obra, prazos e recursos que serão necessários para a conclusão do projeto.

O passo seguinte diz respeito à investigação dos preços de mercado dos recursos e serviços a incorporar no projeto, ou seja, preço dos materiais, serviços dos fornecedores juntamente com os salários da equipa do projeto.

Depois de obter os requisitos e os dados de preços, o Gerente de Projeto pode iniciar o processo de primeira estimativa detalhada do orçamento. Uma vez concluído, no entanto, ele deve revisar imediatamente o orçamento com a equipe do projeto. Isso garantirá que todos os custos sejam incluídos e que o orçamento seja o mais realista possível.

Além disso, o orçamento do projeto precisa de revisão e atualização regulares para mantê-lo no caminho certo e dentro do orçamento.

Ferramentas e métodos para estimar o orçamento do projeto

Ao estimar o orçamento de um projeto, uma ferramenta indispensável é o conhecido e popular Microsoft Excel. Sua principal vantagem é a acessibilidade e facilidade de uso, além da capacidade de realizar diversos cálculos e análises. A desvantagem, porém, é que o Excel não possui uma função para atualizar automaticamente o orçamento em tempo real.

No entanto, funcionará bem para estimar o orçamento antes da implementação. Para uma revisão contínua das despesas, recomendamos ferramentas de suporte a projetos como o Firmbee. O sistema permite que os membros da equipe acompanhem em tempo real as receitas e despesas associadas a um determinado projeto.

Para criar um orçamento preciso, você pode usar os seguintes métodos:

1. Estimativa de baixo para cima. Este método envolve estimar o custo de cada atividade do projeto e somar seus custos para determinar o custo total do projeto. É demorado e requer conhecimento detalhado das atividades do projeto. No entanto, fornece um alto nível de precisão e ajuda a identificar todos os custos necessários
2. Estimativa paramétrica. Este método envolve o uso de dados estatísticos para estimar o custo das atividades do projeto. É muito mais rápido que a estimativa bottom-up, portanto pode ser útil para estimar o orçamento de grandes projetos, desde que a organização tenha uma fonte de dados confiável. Apesar disso, pode não fornecer um nível de precisão suficiente.
3. Avaliação pericial. O terceiro método envolve aproveitar o conhecimento e a experiência das partes interessadas no projeto, incluindo o gerente do projeto e os membros da equipe, para estimar o custo das atividades do projeto. Pode fornecer um alto nível de precisão, prático para projetos complexos. No entanto, depende da experiência de partes interessadas individuais, por isso pode ser tendenciosa e gerar conflitos. Além disso, é difícil contabilizar mudanças nas condições de negócios, como inflação ou mudanças na lei.

Resumo

Criar um orçamento de projeto preciso é demorado e requer experiência. É por isso que é uma boa ideia experimentar diferentes ferramentas e aproveitar os métodos de preparação de orçamento disponíveis, como estimativa ascendente, estimativa paramétrica ou avaliação de especialistas.

Se você gosta do nosso conteúdo, junte-se à nossa comunidade de abelhas ocupadas no Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest, TikTok.

Autora: Caroline Becker

Como gerente de projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

Ver todas as postagens

Introdução ao gerenciamento de projetos:

1. O que é um projeto?
2. O que é gerenciamento de projetos?
3. Como gerenciar projetos?
4. Métodos de gerenciamento de projetos
5. tipos de projetos
6. 4 exemplos de projetos
7. Priorização de projetos
8. Áreas de atividade do projeto
9. Definição de sucesso em gerenciamento de projetos
10. Por que usar um software de gerenciamento de projetos?
11. Como escolher o melhor software de gerenciamento de projetos?
12. Visão geral do software de gerenciamento de projetos
13. Ciclo de vida do projeto
14. Para que serve a visão do projeto?
15. Objetivo do projeto. O que é e como defini-lo bem?
16. Fase de iniciação do projeto - no que prestar atenção?
17. O domínio do planejamento no gerenciamento de projetos
18. O que é um cronograma de projeto e para que serve?
19. Como usar marcos em um projeto?
20. Projeto de execução
21. Como preparar um plano de contingência de projeto bem-sucedido?
22. Importância do encerramento do projeto
23. Falha do projeto. 5 razões pelas quais os projetos falham
24. 4Ps da gestão: projeto, produto, programa e portfólio
25. Tarefas e responsabilidades mais importantes do gerente de projetos
26. Habilidades mais úteis do gerente de projetos
27. Como se tornar um gerente de projetos?
28. 5 livros que todo gerente de projetos deveria ler
29. Como configurar uma equipe de projeto?
30. Estrutura analítica do trabalho - como delegar trabalho em um projeto?
31. Como liderar uma equipe durante o trabalho híbrido?
32. Os desafios que os gerentes de projeto enfrentam ao trabalhar com uma equipe
33. Tipos de reuniões de projeto
34. Monitoramento de projetos. Quais parâmetros observar?
35. Como escrever um convincente
36. Como definir o escopo de um projeto e evitar o aumento do escopo?
37. Estudo de viabilidade – podemos implementar este projeto?
38. Análise de riscos em projetos e ferramentas para facilitá-la
39. Como criar uma carta de projeto?
40. O que é um registro de partes interessadas?
41. Gráfico de Gantt no planejamento de gerenciamento de projetos
42. Como criar um orçamento de projeto?
43. Gestão do tempo no projeto
44. Como criar um registro de riscos do projeto?
45. Estratégias de gerenciamento de riscos do projeto
46. marketing do projeto
47. Fontes e áreas de mudança no projeto
48. Modelos de mudança de gerenciamento de projetos
49. O que há depois do Agile? Métodos em gerenciamento de projetos