Como criar um banco de dados pesquisável no Excel

Microsoft Excel é um dos grampos finais do mundo dos negócios. Ele existe desde os primórdios da computação pessoal e evoluiu para uma ferramenta incrivelmente poderosa e multifuncional usada em todos os setores.

É o padrão-ouro para navegar, analisar e calcular grandes quantidades de dados. Um de seus recursos mais úteis é a capacidade de atuar como um banco de dados.

Um banco de dados é uma coleção de dados que podem ser facilmente pesquisados ​​e recuperados. Ao criar um banco de dados no Excel, você pode armazenar grandes quantidades de dados e pesquisar facilmente informações específicas.

O Excel fornece fórmulas e funções internas que podem ser usadas para calcular e analisar dados e também permite classificar e filtrar dados de várias maneiras.

Além disso, os bancos de dados do Excel podem ser facilmente compartilhados e editados por vários usuários, tornando-se uma boa opção para colaboração em equipe.

Neste artigo, você aprenderá:

• Como criar um banco de dados pesquisável no Excel
• Como armazenar dados em um banco de dados do Excel
• Como pesquisar um banco de dados do Excel
• Como classificar e filtrar dados em um banco de dados do Excel
• Como compartilhar e editar um banco de dados do Excel com vários usuários.

Vamos começar!

Como criar um banco de dados pesquisável no Excel

A criação de um banco de dados pesquisável no Excel tem muitos casos de uso para empresas de comércio eletrônico. Você pode usar um banco de dados pesquisável para acompanhar as informações do cliente, inventário ou qualquer outro tipo de dados.

Aqui está um processo passo a passo para criar um banco de dados pesquisável no Excel:

1. Abra uma pasta de trabalho do Excel nova ou existente.
2. Insira seus dados na planilha. Os dados podem ser inseridos em qualquer célula da planilha, mas é melhor inserir os dados em células adjacentes para manter os dados organizados.
3. Selecione todas as células que contêm dados.
4. Clique na guia "Dados" na faixa do Excel.
5. No grupo "Classificar e filtrar", clique no botão "Filtrar". Isso inserirá setas suspensas nos cabeçalhos de cada coluna.
6. Clique na seta suspensa no cabeçalho da coluna que você deseja pesquisar.
7. No menu suspenso, selecione a opção "Filtros de texto".
8. No menu “Filtros de Texto”, selecione a opção “Contém”.
9. Na caixa “Contém”, digite o texto que deseja pesquisar.
10. Clique no botão “OK”. Isso filtrará os dados na planilha e exibirá apenas as linhas que contêm o texto que você pesquisou.

Você também pode usar as opções “Igual a”, “Não é igual”, “Começa com” e “Termina com” no menu “Filtros de texto” para pesquisar dados específicos.

Como armazenar dados em um banco de dados do Excel

Depois de criar seu banco de dados, você precisará armazenar os dados em algum lugar. Existem algumas maneiras diferentes de armazenar dados em um banco de dados do Excel:

• Em uma planilha: você pode armazenar dados em uma planilha inserindo os dados nas células da planilha.
• Em uma tabela: você pode armazenar dados em uma tabela selecionando os dados na planilha e clicando na guia “Inserir” na faixa do Excel. Em seguida, clique no botão "Tabela" no grupo "Tabelas".
• Em uma tabela dinâmica: você pode armazenar dados em uma tabela dinâmica selecionando os dados na planilha e clicando na guia “Inserir” na faixa de opções do Excel. Em seguida, clique no botão “Tabela Dinâmica” no grupo “Tabelas”.
• Em uma consulta: você pode armazenar dados em uma consulta selecionando os dados na planilha e clicando na guia “Dados” na faixa do Excel. Em seguida, clique no botão “De outras fontes” no grupo “Obter dados externos”.

Qual é a melhor maneira de armazenar dados em um banco de dados do Excel?

A melhor maneira de armazenar dados em seu banco de dados depende de suas necessidades de negócios e casos de uso. Se você for usar o banco de dados para relatórios ou análise de dados, uma tabela dinâmica ou consulta é uma boa opção.

Se você for usar o banco de dados apenas para armazenar dados e filtragem básica, uma planilha ou tabela funcionará bem.

Práticas recomendadas de armazenamento de dados do Excel

Existem algumas práticas recomendadas que você deve seguir ao armazenar dados em um banco de dados do Excel:

Mantenha seus dados organizados

É importante manter seus dados organizados para que sejam fáceis de encontrar e usar. Uma maneira de fazer isso é usando células adjacentes para armazenar dados relacionados.

Por exemplo, se você estiver armazenando informações do cliente, poderá colocar o nome do cliente em uma célula e o endereço do cliente na próxima célula.

Usar cabeçalhos

Os cabeçalhos podem ajudá-lo a identificar quais dados são armazenados em cada coluna. Para adicionar cabeçalhos, basta clicar na guia “Inserir” na faixa de opções do Excel e, em seguida, clicar no botão “Cabeçalho” no grupo “Células”.

Filtre seus dados

Filtrar seus dados pode ajudá-lo a encontrar os dados que está procurando. Para filtrar dados, clique na guia “Dados” na faixa de opções do Excel e, em seguida, clique no botão “Filtro” no grupo “Classificar e filtrar”. Isso inserirá setas suspensas nos cabeçalhos de cada coluna.

Em seguida, você pode clicar na seta suspensa no cabeçalho da coluna que deseja filtrar e selecionar a opção desejada no menu suspenso.

Classifique seus dados

Classificar seus dados pode ajudá-lo a organizar e encontrar rapidamente os dados que está procurando. Para classificar os dados, clique na guia "Dados" na faixa do Excel e clique no botão "Classificar" no grupo "Classificar e filtrar". Isso abrirá a caixa de diálogo "Classificar".

Na lista suspensa "Classificar por", selecione a coluna pela qual você deseja classificar. Em seguida, no menu suspenso "Ordem", selecione como deseja classificar os dados (por exemplo, crescente ou decrescente). Por fim, clique no botão “OK”.

Como pesquisar um banco de dados do Excel

Um bom banco de dados faz duas coisas principais: armazena dados e permite pesquisar (ou “consultar”) esses dados com base em determinados critérios.

Veja como pesquisar um banco de dados do Excel:

1. Clique na guia "Dados" na faixa do Excel.
2. Clique no botão "Filtro" no grupo "Classificar e filtrar". Isso inserirá setas suspensas nos cabeçalhos de cada coluna.
3. Clique na seta suspensa no cabeçalho da coluna que você deseja pesquisar.
4. Selecione “Filtro Personalizado” no menu suspenso. Isso abrirá a caixa de diálogo "Filtro Personalizado".
5. Na primeira lista suspensa, selecione "Contém".
6. Na segunda lista suspensa, insira os critérios de pesquisa.
7. Clique no botão “OK”.
8. Os dados na coluna serão filtrados para mostrar apenas as linhas que contêm os critérios de pesquisa.

Para remover o filtro, clique na guia "Dados" na faixa do Excel e clique no botão "Limpar" no grupo "Classificar e filtrar".

Bancos de dados relacionais no Excel

O Excel também funciona bem como um banco de dados relacional. Aqui está uma breve explicação do que é um banco de dados relacional, por que é importante e como configurá-lo no Excel.

Como funciona um banco de dados relacional?

Um banco de dados relacional é um tipo de banco de dados que armazena dados em tabelas. As tabelas são semelhantes às pastas em um sistema de arquivos, onde cada tabela armazena uma coleção de informações.

Em um banco de dados relacional, cada tabela é conectada a outras tabelas por meio de relacionamentos. Esses relacionamentos permitem que os dados nas tabelas sejam vinculados.

Por exemplo, uma tabela de clientes pode ser vinculada a uma tabela de pedidos. Isso permitiria que você visse todos os pedidos de um determinado cliente.

Como criar um banco de dados relacional no Excel?

A criação de um banco de dados relacional no Excel é um processo de duas etapas.

Primeiro, você precisa criar as tabelas que armazenarão os dados. Em seguida, você precisa criar os relacionamentos entre as tabelas.

Etapa 1: criar tabelas

Para criar uma tabela, clique na guia “Inserir” na faixa do Excel e, em seguida, clique no botão “Tabela” no grupo “Tabelas”. Isso abrirá a caixa de diálogo "Criar tabela".

No campo “Intervalo”, insira o intervalo de células que deseja incluir na tabela. Em seguida, marque a caixa de seleção "Minha tabela tem cabeçalhos" se sua tabela incluir cabeçalhos. Por fim, clique no botão “OK”.

O Excel irá inserir uma tabela na planilha. Para adicionar dados à tabela, basta inserir os dados nas células.

É uma boa ideia dar um nome a cada tabela. Para fazer isso, clique em qualquer lugar dentro da tabela e, em seguida, clique na guia “Design da tabela” na faixa do Excel. No campo "Nome da tabela", digite um nome para a tabela.

Etapa 2: criar relacionamentos

Depois de criar as tabelas, você precisa criar relacionamentos entre elas. Para fazer isso, clique na guia "Dados" na faixa do Excel e clique no botão "Relacionamentos" no grupo "Ferramentas de dados". Isso abrirá a caixa de diálogo "Selecionar tabelas e colunas".

Na lista “Tabelas/Colunas Disponíveis”, selecione as tabelas e colunas que deseja incluir no relacionamento. Em seguida, clique no botão “Adicionar”.

Quando terminar de adicionar tabelas e colunas, clique no botão “Fechar”. Isso abrirá a caixa de diálogo "Criar relacionamentos".

Na lista suspensa "Chave primária", selecione a coluna de chave primária da primeira tabela. A chave primária é uma coluna que identifica exclusivamente cada linha na tabela.

Na lista suspensa "Chave estrangeira", selecione a coluna de chave estrangeira da segunda tabela. A chave estrangeira é uma coluna que contém valores que correspondem aos valores de chave primária na primeira tabela.

Por exemplo, se a chave primária na tabela de clientes for a coluna "CustomerID", a chave estrangeira na tabela de pedidos será a coluna "CustomerID".

Por fim, clique no botão “Criar”. O Excel criará a relação e a exibirá como uma linha conectando as duas tabelas.

Agora você pode usar o relacionamento para filtrar e classificar dados de ambas as tabelas. Por exemplo, você pode filtrar a tabela de pedidos para mostrar apenas os pedidos de um cliente específico.

Para fazer isso, clique na guia "Dados" na faixa de opções do Excel e clique no botão "Filtro" no grupo "Classificar e filtrar". Isso adicionará setas suspensas aos cabeçalhos de cada coluna na tabela.

Clique na seta suspensa no cabeçalho da coluna "CustomerID" e selecione um cliente na lista. O Excel filtrará a tabela para mostrar apenas os pedidos desse cliente.

Você pode remover o filtro clicando no botão “Limpar” no grupo “Classificar e filtrar”.

Você também pode usar o relacionamento para pesquisar dados de outra tabela. Por exemplo, você pode pesquisar o nome de um cliente na tabela de pedidos.

Para fazer isso, clique na célula onde deseja exibir o nome do cliente e, em seguida, clique na guia “Fórmulas” na faixa do Excel. No grupo “Pesquisa e Referência”, clique no botão “Procurar”. Isso abrirá a caixa de diálogo "Argumentos da função".

No campo “Table_array”, selecione a tabela do cliente. Em seguida, no campo “Col_index_num”, digite o número da coluna que contém o nome do cliente. Neste exemplo, o nome do cliente está na segunda coluna, então inseriríamos “2”.

Em seguida, no campo “Range_lookup”, digite “TRUE” se quiser que o Excel encontre uma correspondência aproximada ou “FALSE” se quiser que o Excel encontre uma correspondência exata. Neste exemplo, queremos uma correspondência exata, portanto, inseriremos “FALSE”.

Por fim, no campo “Lookup_value”, selecione a célula que contém o ID do cliente. Este é o valor que o Excel usará para pesquisar o nome do cliente. Quando terminar, clique no botão “OK”.

O Excel procurará o nome do cliente e o exibirá na célula. Agora você pode usar essa célula em fórmulas como qualquer outra célula na planilha.

Por exemplo, você pode concatenar o nome do cliente com o número do pedido para criar um identificador exclusivo para cada pedido. As possibilidades são infinitas.

Como você pode ver, os bancos de dados relacionais no Excel podem ser ferramentas extremamente poderosas (ainda que complexas) para gerenciar dados de clientes e pedidos em sua empresa.

Por que um banco de dados é importante para o comércio eletrônico?

Um banco de dados é importante para o comércio eletrônico porque permite que as empresas armazenem informações de clientes, informações de produtos e informações de pedidos.

Mas o Excel só o levará até agora. Por mais que gostemos da principal ferramenta de planilha da Microsoft, os negócios dinâmicos de comércio eletrônico determinados a crescer precisam de uma solução mais robusta, ou seja, software de gerenciamento de estoque como o SkuVault.

O SkuVault é um poderoso software de gerenciamento de estoque que ajuda as empresas a acompanhar os pedidos dos clientes, as informações do produto e os níveis de estoque.

A plataforma rastreia os pedidos dos clientes e os níveis de estoque em todas as suas vitrines automaticamente – sem atualizações manuais do Excel.

Para obter mais informações sobre como o SkuVault funciona, confira nossa página de recursos aqui .

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