Como criar uma fatura: guia completo para iniciantes

Se você é como a maioria dos proprietários de empresas de comércio eletrônico, adora ser pago, mas odeia criar faturas. Pode ser um processo tedioso, manual e sujeito a erros que pode afetar diretamente seus resultados se não for feito corretamente.

Mas, felizmente, com as ferramentas e dicas certas, pode ser fácil e manter seu fluxo de caixa trabalhando a seu favor.

Nesta postagem do blog, mostraremos como criar faturas para o seu negócio de comércio eletrônico e forneceremos algumas dicas úteis para facilitar o processo. Portanto, se você está apenas começando ou já está no mercado há algum tempo, continue lendo para saber mais!

O que é uma Fatura?

Uma fatura é um documento que as empresas enviam aos seus clientes para solicitar o pagamento de bens ou serviços.

Normalmente inclui:

• a data da compra
• as informações de contato do cliente
• uma descrição dos bens ou serviços fornecidos
• o preço unitário
• o valor total devido

As empresas geralmente enviam faturas depois de fornecerem seus produtos ou serviços a seus clientes. Isso é especialmente verdadeiro para empresas de comércio eletrônico.

Em algumas empresas, como coaching ou relações públicas, a empresa pode faturar seus clientes antes da prestação do serviço.

Os clientes têm então um período de tempo definido para pagar a fatura, que normalmente é de 30 dias. Se eles não pagarem dentro desse prazo, poderão ser cobrados juros ou multas por atraso. Também é uma boa prática geral pagar faturas em dia para manter relacionamentos positivos com seus fornecedores.

As empresas usam faturas para rastrear o que lhes é devido e acompanhar os clientes que ainda precisam pagar. Os clientes usam as faturas para acompanhar suas despesas e garantir que estão sendo cobrados o valor correto pelas mercadorias que recebem.

Quando você precisa enviar uma fatura?

Quando você precisa enviar uma fatura? Essa é uma ótima pergunta e que as empresas de comércio eletrônico devem se fazer regularmente.

A resposta depende da situação, pois não existe uma resposta única para todos os negócios.

Se você estiver vendendo produtos físicos online, como camisetas ou cristais de meditação, precisará enviar uma fatura assim que o cliente fizer o pedido ou assim que os produtos forem enviados, dependendo do seu modelo de negócios.

Para produtos digitais, como um curso on-line para ensinar os clientes a comprar imóveis comerciais ou como desenvolver um negócio de cuidados com cães, você pode enviar a fatura imediatamente após a venda.

Para serviços, como coaching de negócios, você deve enviar uma fatura antes de iniciar o trabalho ou assim que o trabalho for concluído, dependendo de sua preferência.

Claro, sempre há exceções à regra, por isso é importante usar o bom senso em cada caso individual. Mas, em geral, esses são os momentos em que você precisará enviar uma fatura.

Como você envia uma fatura?

Muitos empresários cometem o erro de pensar que todas as faturas são iguais. Na realidade, existem algumas coisas importantes que você deve ter em mente ao enviar uma fatura para maximizar suas chances de receber o pagamento.

Certifique-se de enviar a fatura em tempo hábil. Se possível, tente enviá-lo em até 24 horas após o fornecimento do produto ou serviço. (Ou fazer o negócio se você faturar com antecedência.) Quanto mais cedo você puder colocá-lo nas mãos do cliente, melhor.

É conveniente enviar suas faturas por correio tradicional ou e-mail; Ambos têm vantagens e desvantagens.

O correio tradicional é obviamente muito mais lento, então você pode receber menos rapidamente. Por outro lado, embora o e-mail seja muito mais rápido, pode ser fácil para você e seu cliente excluir ou perder uma fatura por e-mail. Outra vantagem de enviar faturas por e-mail é que você pode incluir um link de pagamento clicável diretamente na sua fatura, o que torna mais fácil para os clientes pagarem minutos após o recebimento da fatura.

Então qual é a melhor opção? Depende muito do seu negócio e dos seus clientes. Se você precisa receber o pagamento rapidamente, o e-mail é o caminho a percorrer. Mas se seus clientes são mais antigos, o correio tradicional pode ser o caminho a percorrer. Em última análise, cabe a você decidir qual opção é melhor para o seu negócio de comércio eletrônico.

Finalmente, não tenha medo de acompanhar. Se você não recebeu um pagamento dentro de um período de tempo razoável, entre em contato com seu cliente e lembre-o de que a fatura está vencida. Alguns softwares de contabilidade, como o Freshbooks, cuidarão dessa etapa automaticamente, se você escolher – enviando lembretes em intervalos pré-especificados.

Um lembrete gentil pode ajudar muito a garantir que você seja pago em tempo hábil. Seguindo essas dicas simples, você pode agilizar o processo de faturamento e garantir que seu negócio de comércio eletrônico continue funcionando.

Elementos essenciais de uma fatura

Abaixo, você encontrará os elementos principais de cada fatura.

Cabeçalho

Isso pode incluir alguns detalhes gráficos ou seu logotipo para uma aparência profissional.

Condições e instruções de pagamento

Essas informações informam as condições sob as quais o pagamento deve ser feito (no recebimento, dez dias, 30 dias etc.), bem como como pagar - como clicar em um link de pagamento para pagar com cartão de crédito ou em um endereço para enviar os pagamentos.

Nome e detalhes da empresa

Você precisará incluir o nome da empresa, endereço de correspondência, número de telefone, site, endereço de e-mail de atendimento ao cliente e, se você vende principalmente serviços, possivelmente o EIN da sua empresa.

Encontro

Deve ser a data do pedido, da venda ou a data de envio da fatura.

Data de Vencimento

Certifique-se de indicar claramente quando o pagamento é devido na fatura (no recebimento, em 14 de abril, etc.).

Taxas detalhadas

Além de listar as cobranças de itens ou pacotes individuais, você também precisará especificar quaisquer cobranças adicionais, incluindo impostos, taxas de envio, descontos etc.

Nome e dados do cliente

Este é bastante auto-explicativo - você vai querer incluir o nome do seu cliente, nome da empresa, endereço, endereço de e-mail e número de telefone.

Descrição dos produtos ou serviços prestados

Isso pode incluir uma descrição como “camisa de gola canoa listrada azul”, um SKU ou outro número de identificação, ou ambos. “889030392 camisa de gola canoa listrada azul” seria um exemplo aplicável.

Saldo devedor

Por fim, você desejará incluir quanto seu cliente ou cliente deve.

Por exemplo, você pode permitir que seus clientes experimentem o curso Teach Your Pet 37 Hilarious Tricks gratuitamente por 30 dias antes de se comprometerem a comprar, ou você pode permitir que eles paguem $ 300 em 3 parcelas de $ 100 cada.

Como Criar uma Fatura: Passo a Passo

Criar uma fatura pode parecer uma tarefa assustadora, mas com essas etapas simples, você terá um documento profissional rapidamente.

• Marque claramente sua fatura – certifique-se de adicionar a palavra “fatura” na parte superior; caso contrário, seu cliente pode confundi-lo com uma guia de remessa.
• Adicione o nome e as informações da sua empresa . Inclua suas datas de vencimento e condições de pagamento - é líquido 30 (vencimento em 30 dias), vencimento no recebimento (assim que a fatura for recebida), vencimento em parcelas ou algo mais?
• Escreva uma descrição dos produtos ou serviços pelos quais você está cobrando. Inclua o valor total devido – lembre-se de adicionar taxas detalhadas, como impostos, frete e taxas atrasadas.
• Faça sua fatura parecer profissional. Tente usar um modelo de fatura Excel gratuito ou um dos modelos de fatura oferecidos pelo seu software de contabilidade.

Como posso criar faturas usando modelos do Excel?

Os modelos do Excel podem ser uma ótima maneira de criar faturas com aparência profissional de maneira rápida e fácil. Aqui estão algumas dicas para aproveitar ao máximo os modelos do Excel:

Primeiro, certifique-se de ter todas as informações necessárias em mãos antes de começar a preencher o modelo. Isso inclui os detalhes da sua plataforma de comércio eletrônico (como o nome da sua loja, endereço e informações de contato), bem como o nome, endereço e informações de contato do cliente. Você também precisará incluir a data da fatura, os detalhes do pedido e o valor total devido.

Depois de ter todas as informações necessárias, dê uma olhada nos vários modelos de Excel gratuitos disponíveis online . Há uma grande variedade de estilos para escolher, então selecione um que corresponda à sua marca de comércio eletrônico. Se precisar de ajuda sobre como usar o Excel, há muitos tutoriais disponíveis on-line que podem orientá-lo passo a passo no processo.

Depois de selecionar um modelo, basta preencher os espaços em branco.

Insira as informações da sua loja de comércio eletrônico nos campos apropriados e, em seguida, preencha o nome, o endereço e as informações de contato do cliente.

Por fim, adicione a data da fatura, os detalhes do pedido e o valor total devido.

Depois de preencher todos os campos, sua fatura está pronta para ser salva e enviada!

Devo usar um software de contabilidade para gerenciar minhas faturas?

Se você está cansado de juntar suas faturas, ou sua base de clientes é grande o suficiente para que você esteja preocupado com alguns pagamentos ou faturas que podem estar falhando, softwares de contabilidade como Freshbooks, Quickbooks Online ou ZOHO Books podem facilitar sua vida ao :

• Ajudando você a rastrear suas faturas e despesas
• Informar se ou quando as faturas dos clientes estão vencidas
• Permitindo que você divida as faturas em vários pagamentos
• Integrando-se facilmente com uma variedade de processadores de pagamento, como PayPal ou Square, e oferecendo várias opções de pagamento instantâneo, incluindo ACH (transferência bancária), cartão de crédito etc.

Essas opções de software variam de grátis a $ 30 por mês com níveis adicionais, dependendo do número de clientes ou clientes que você possui e dos sinos e assobios específicos que você está procurando. Muitas soluções de software de contabilidade também se integram a outros softwares para enviar e receber informações financeiras sem problemas. Se você está construindo sua pilha de tecnologia de negócios, certifique-se de ver como todos eles se conectam.

Pensamentos finais

Como uma empresa de comércio eletrônico, é provável que você envie faturas regularmente.

Ao entender os fundamentos da criação e emissão de faturas, você pode agilizar esse processo e garantir que seus clientes sempre tenham um registro claro do que devem a você.

Deseja iniciar seus processos de faturamento de comércio eletrônico? Veja nosso guia sobre o melhor software de contabilidade para pequenas empresas .