Um guia passo a passo sobre como criar e gerenciar a documentação do produto | Gerenciamento de produto #31

O que é documentação do produto?

A documentação do produto é uma coleção de textos, imagens e vídeos que descrevem o produto, suas funções, a forma como deve ser usado e outros detalhes relevantes. O objetivo principal da criação de documentação é ajudar os usuários a entender como usar o produto e, especialmente, seus recursos avançados.

A documentação é importante, especialmente se você estiver criando um produto digital que não apenas atenderá aos usuários finais, mas também se integrará a outros produtos – por exemplo, permitindo exportar dados para outro aplicativo ou usar um banco de dados de localização ou de contatos.

Por exemplo, a documentação de uma ferramenta de gerenciamento de projetos pode incluir informações sobre como criar um novo projeto, como adicionar membros da equipe a um projeto e dar-lhes permissão para alterar apenas determinadas tarefas, como atribuir tarefas a várias pessoas simultaneamente e como acompanhar seu progresso.

Elementos da documentação do produto

A documentação do produto pode incluir:

• Manual do usuário – um documento que fornece informações sobre recursos do produto, instalação, configurações e solução de problemas.
• Guia do usuário – documento que explica como realizar diversas tarefas com o produto, como usar um programa de edição de fotos ou como jogar um jogo de computador.
• Base de conhecimento – uma coleção de artigos ou páginas da web que respondem a perguntas frequentes ou fornecem informações adicionais sobre um produto. Um exemplo seria a seção “Central de Ajuda” ou “Suporte” do site. Também é frequentemente usado como fonte de informação para um chatbot que atende clientes.
• FAQ – uma lista de perguntas e respostas frequentes sobre o produto. Por exemplo, um site ou arquivo PDF que inclua respostas a perguntas como: “Como faço para redefinir minha senha?”, “Como entro em contato com o suporte ao cliente?” ou “Quais são os requisitos de sistema para o produto?”.
• Tutoriais – vídeos, geralmente postados no site da empresa ou no YouTube, que demonstram como utilizar o produto ou realizar determinadas tarefas.
• Diagramas e infográficos – representações gráficas da estrutura, função ou processo de um produto. Por exemplo, um diagrama mostrando quais opções selecionar ao configurar uma API.

Como criar documentação do produto?

Compreendendo o público-alvo

O primeiro passo na criação da documentação do produto é entender o público ao qual esse documento específico será direcionado. Responda as seguintes questões:

• Quem usará este documento? – Será um usuário iniciante ou um usuário mais avançado?
• Em que ponto o usuário alcançará este documento? Eles estão procurando informações gerais ou extras sobre os recursos da ferramenta ou uma solução para um problema específico?
• Em qual dispositivo eles o usarão? Se for um dispositivo móvel, os vídeos são nítidos o suficiente?
• Quais são suas necessidades e expectativas? O usuário preferirá assistir a um vídeo dinâmico ou ver um diagrama?

Depois de compreender seu público e suas necessidades, você pode começar a criar sua documentação. Por exemplo, se o seu grupo-alvo for formado por usuários iniciantes, a documentação deve estar acessível em todas as etapas do processo, escrita em linguagem simples e fácil de entender e incluir instruções detalhadas.

Lembre-se de que uma documentação bem organizada não apenas ajuda os usuários a entender o produto, mas também economiza tempo que eles poderiam gastar procurando respostas para suas perguntas. Isso reduz o churn, ou seja, a taxa percentual pela qual os clientes deixam de assinar um serviço.

Comunicação clara

Criar uma documentação de produto eficaz não envolve apenas escolher a forma correta de comunicação (por exemplo, vídeos, recursos visuais, base de conhecimento), mas também escrever e comunicar de forma clara e concisa. Os princípios básicos da comunicação eficaz na documentação do produto são os seguintes:

• Use linguagem simples – evite linguagem técnica e termos complicados. Por exemplo, em vez de dizer “iniciar um projeto”, você pode dizer “iniciar um projeto”.
• Seja específico – forneça exemplos para ajudar os usuários a entender como usar o produto. Por exemplo, em vez de dizer “permite adicionar membros da equipe a um projeto”, diga “adicione um membro da equipe a um projeto clicando no botão verde na parte inferior da página de gerenciamento do projeto” e adicione uma captura de tela com uma dica visual .
• Evite a voz passiva – a voz ativa é mais fácil de entender e ler. Por exemplo, em vez de dizer “o projeto pode ser iniciado pelo gerente”, diga “o gerente pode iniciar o projeto”.

Existem muitos outros princípios a seguir, mas o mais importante é lembrar que a documentação eficaz do produto deve ser compreensível para os usuários e ajudá-los a usar o produto de forma eficaz.

Usando recursos visuais na documentação do produto

Recursos visuais, como imagens, gifs, vídeos curtos, diagramas e infográficos, podem melhorar muito a compreensão da documentação do produto. Por exemplo, uma captura de tela mostrando onde o botão “Adicionar membro da equipe” está localizado na página pode ser muito útil para usuários iniciantes. Ao criar a documentação, use também títulos claros e uma fonte simples para organizar o texto.

Atualização e manutenção da documentação do produto

A documentação do produto não é um documento estático. Deve ser atualizado regularmente para refletir as alterações no produto. Atualizações regulares são cruciais para que a documentação atenda ao seu propósito. Por exemplo, se você estiver introduzindo um novo recurso em seu software de gerenciamento de produtos, deverá atualizar a documentação do produto para solucioná-lo.

Publicação e distribuição de documentação do produto

Publicar e distribuir a documentação do produto é tão importante quanto criá-la. Você precisa ter certeza de que sua documentação seja facilmente acessível aos usuários, não importa onde eles estejam ou que dispositivo estejam usando. Por exemplo, você pode fazer upload da documentação do produto para o seu site ou enviá-la diretamente aos usuários por e-mail.

Principais sistemas de gerenciamento de documentos para gerentes de produto

Os gerentes de produto têm muitas ferramentas à sua disposição que podem ajudá-los a criar e gerenciar a documentação do produto. As soluções populares incluem:

• O Google Docs é um serviço baseado em nuvem para criação e edição de documentos. É uma ferramenta popular para gerentes de produto porque você pode acessá-la em qualquer dispositivo e pode ser usada por vários membros da equipe.

• Firmbee é uma ferramenta abrangente de gerenciamento de projetos e equipes que permite aos usuários concluir tarefas de qualquer lugar do mundo em tempo real. Os gerentes de produto podem organizar facilmente seu trabalho e o de seus colegas, acompanhar o progresso, controlar orçamentos e conduzir processos de recrutamento.

• Notion é um aplicativo de gerenciamento de tarefas e projetos que pode ser usado para rastrear tarefas, notas e arquivos. O Notion é uma opção popular para gerentes de produto porque é flexível e pode ser personalizado.

• O Zendesk Guide é uma solução de atendimento ao cliente que pode ser usada para criar e compartilhar artigos da base de conhecimento. O Zendesk Guide é uma escolha popular para gerentes de produto, pois permite fornecer suporte e ajudar os clientes a resolver seus problemas.

Resumo

Criar e gerenciar documentação de produtos é uma tarefa frequentemente subestimada. Muitos desenvolvedores de produtos digitais acreditam que um produto bem projetado é autoexplicativo. Contudo, a documentação do produto deve ser mais do que apenas um guia do usuário.

Deve também ser uma ferramenta que possa ajudar a aumentar o conhecimento dos clientes sobre o produto e a analisar o seu interesse em novas funcionalidades, bem como o número de visualizações de determinados artigos ou explicações. Essa análise ajuda as empresas a gerenciar melhor seus produtos e a melhorar a experiência do usuário. Portanto, vale a pena investir tempo e esforço para criar uma documentação de produto eficaz que possa servir tanto a você quanto a seus usuários.

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Autor: Andy Nichols

Um solucionador de problemas com 5 graus diferentes e reservas infinitas de motivação. Isso o torna um empresário e gerente perfeito. Na busca por colaboradores e parceiros, a abertura e a curiosidade pelo mundo são as qualidades que ele mais valoriza.

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