Como criar o banco de dados perfeito para trabalho remoto

O mundo de hoje não é estranho ao trabalho remoto, portanto, os mais recentes avanços tecnológicos estão trabalhando para tornar esse processo o mais fácil possível.

Mas nunca antes vimos o trabalho remoto em um grau tão alto. Isso significa que empresas que ainda nem pensaram em migrar para plataformas virtuais precisam enfrentar esse desafio.

Da mesma forma, as pessoas que não são tecnologicamente dotadas ou nem se importam com o mundo virtual não têm escolha a não ser aprender e se adaptar. Isso torna a situação de hoje ainda mais difícil.

Felizmente, novas inovações criaram plataformas on-line que tornam o escritório virtual familiar, de modo que até mesmo as pessoas mais desafiadas tecnologicamente podem aprender rapidamente os meandros do novo escritório.

Como empregador, é seu trabalho encontrar o software certo e criar um novo plano de negócios que incorpore esse novo estilo de vida. As empresas em todos os lugares estão desmoronando por causa da desorganização dessas estruturas.

Isso mostra que estar confiante em sua decisão e enxergar as tarefas é o passo mais crucial ao migrar para plataformas online e lidar com os próximos desafios. Do qual o desafio mais importante é o bem-estar dos seus colaboradores, que se traduz na reinvenção da administração, comunicação e organização.

A razão pela qual o bem-estar de sua força de trabalho seria a principal prioridade é que essas mudanças podem resultar na perda de motivação e produtividade e até mesmo na depressão. E se você não ficar de olho nesses sintomas, não apenas sua empresa será prejudicada, mas também seus funcionários.

É muito importante criar uma plataforma online que seja fácil de aprender e fácil de usar. Não precisa ser de última geração, desde que dê conta do recado e as pessoas gostem de trabalhar com ele.

Reforçar a confiança em suas decisões e introduzir servidores fáceis de aprender e usar pode ser a resposta para motivar os funcionários.

Mas o que exatamente muda no processo de administração quando você migra para plataformas online como empresa?

Administração

Grande parte do trabalho administrativo em uma empresa é a integração, avaliação e acompanhamento dos funcionários. Desses dois, o último é amplamente afetado por essa mudança, como se algo estivesse errado ou fora do lugar, você não perceberia instantaneamente. Além disso, a integração remota bem-sucedida requer tempo, esforço e paciência.

É por isso que a comunicação constante e clara deve ser incentivada em todos na empresa. Alguns até enviam pesquisas semanais ou mensais e realizam reuniões nas quais falam apenas sobre a política do local de trabalho e o bem-estar uns dos outros.

Os funcionários devem ser incentivados a recorrer a alguém quando algo estiver errado porque, em uma situação em que as pessoas trabalham em casa, até mesmo a menor mudança em suas vidas pessoais pode afetar diretamente seu trabalho.

Por exemplo, quando alguém vai para o escritório pela manhã, aprende a deixar a vida pessoal em casa. Eles se sentam em seus escritórios, fazem seu trabalho e lidam com questões pessoais quando voltam para casa.

Mas quando a casa é o escritório, e a escola, e tudo ao mesmo tempo, os assuntos pessoais estão fadados a abrir caminho para a vida no escritório. Por isso é importante saber quando alguém está com problemas pessoais, pois assim você poderá se preparar para a perda de produtividade, e poderá ajudá-lo.

Comunicação

Toda empresa precisa de um espaço de comunicação que possa ser abstraído da vida pessoal de todos e que seja ótimo para uma comunicação profissional produtiva. Isso significa que você precisa de um espaço onde possa bater papo, ligar ou iniciar uma videoconferência com facilidade, além de poder compartilhar documentos grandes.

O aplicativo de comunicação mais usado atualmente é o Slack. Este aplicativo permite que as pessoas trabalhem em grupos, conversem individualmente, criem projetos e muito mais.

Ele também permite que todos mostrem seu status quando estão longe do telefone, facilitando a desassociação do trabalho quando você está de folga ou depois do expediente.

Organização

Talvez a parte mais importante do trabalho remoto seja acessar o banco de dados no qual você trabalhou no escritório. Muitas empresas ainda trabalham com papel e organizam tudo em prateleiras. A maioria das pessoas se acostumou a organizar com as mãos e a conhecer cada gaveta do escritório pelo nome.

As pessoas que se acostumaram com seu sistema ao longo dos anos podem achar difícil se adaptar a algo completamente novo. E as empresas que ainda usam papéis e pastas podem achar difícil mover todos esses dados para um software virtual.

No final das contas, o mais importante é criar uma plataforma onde todos possam acessar as informações necessárias para realizar seu trabalho. Horas valiosas podem ser jogadas pela janela ao tentar acessar um arquivo inacessível ou tentar encontrar algo em um mar de pastas.

Como criar a base para o gerenciamento eficiente de arquivos (demonstrado por meio do Zoho Workplace)

A maioria das empresas começou a usar o compartilhamento baseado em nuvem como a principal forma de manter os arquivos em ordem e permitir o acesso aos funcionários. Essas plataformas são uma dádiva de Deus para trabalhadores remotos, pois podem ser acessadas por qualquer smartphone, computador ou tablet de qualquer lugar.

No entanto, quando uma empresa inteira começa a trabalhar remotamente, a capacidade de colaborar, compartilhar e se comunicar torna-se mais complicada e crucial. É muito importante encontrar um software que faça tudo o que você precisa e que seja compatível com qualquer tipo de dispositivo.

Isso é importante porque você não quer ter que se registrar em (ou mesmo pagar por) vários aplicativos e softwares e fazer com que seus funcionários se acostumem com cada um deles. Isso se torna muito complicado e, quando ocorrem problemas, leva muito mais tempo para serem resolvidos.

Além disso, você precisa de uma plataforma que seja compatível com todos. Por exemplo, se você usar o servidor baseado em nuvem do Google, todos, incluindo toda a empresa, precisam ter uma conta do Google para acessar qualquer coisa.

Além disso, os documentos salvos e compartilhados no Excel, Word ou Powerpoint devem ser convertidos para Numbers, Pages e Keynote enviados para um dispositivo Apple usando o iWork.

Você precisa garantir que toda a empresa use um servidor para minimizar dificuldades e mal-entendidos no futuro. Isso também minimiza as dificuldades técnicas, mas se ocorrerem, é mais fácil corrigir quando todos estão trabalhando em um servidor.

Um servidor chamado Zoho Workplace foi feito para resolver todos esses problemas. E embora existam outras ótimas alternativas, esta é a mais amada hoje. Ele consiste em três elementos: Zoho Writer, Zoho Sheet e Zoho Show.

Em teoria, é muito parecido com o Google Drive, mas é muito mais versátil. O compartilhamento é possível no Google Drive, iCloud, DropBox e até no WordPress. Quanto ao uso, é muito parecido com os aplicativos da Microsoft, mas permite a colaboração em peças como o Google.

As apresentações por meio deste servidor são fáceis, mesmo remotamente, pois permite que os usuários publiquem e transmitam apresentações em tempo real e podem ser acessíveis a qualquer pessoa.

Por fim, você pode criar planilhas incríveis, pois o Zoho Sheet pode recuperar dados de basicamente qualquer coisa, desde o correio até outros aplicativos. Além disso, ele pode criar automaticamente gráficos de pizza e outros gráficos a partir de qualquer dado.

O Zoho Workplace demonstra tudo o que é necessário para uma incrível colaboração remotamente. Facilidade de uso, transparência, capacidade de compartilhamento, colaboração e recursos de transmissão em um único servidor, minimizando os riscos. Isso garante que você não apenas elimine problemas de longo prazo, mas também reduza os riscos de ser hackeado.

As pessoas são atraídas por servidores como este, e está comprovado que empresas que possuem um plano sólido para este processo de migração quase não apresentam queda de produtividade, enquanto outras que experimentam, utilizam mais de 2 servidores, ou simplesmente não conseguem encontrar o caminho certo perder o impulso que é difícil de recuperar.

Mantendo esses problemas, fatores e dicas em mente, é fácil criar a base para seus servidores remotos. Tudo o que você precisa fazer agora é criar o espaço de trabalho e ajudar seus funcionários a dominá-lo.