Como Gerar Fatura Eletrônica com a Ajuda do Software

Uma análise da Credit Research Foundation constatou que, em média, questões administrativas, incluindo faturas incorretas, representam 61% dos pagamentos atrasados ​​de clientes. É aqui que uma fatura precisa e bem escrita manteria sua empresa funcionando com sucesso. Isso mostra seu profissionalismo e constrói a imagem da marca, o que o ajudará a manter mais clientes.

Por outro lado, faturas incorretas podem confundir seus clientes e resultar em atrasos no pagamento, afetando seu fluxo de caixa. É crucial saber como gerar eInvoice para transações B2B e garantir que cada elemento de cobrança seja registrado corretamente.

O conceito de eInvoice também veio com uma bênção. A pandemia, embora difícil para as empresas, serviu de impulso para algumas empresas de compras adotarem tecnologias touch-free (como o e-Invoicing) e crescerem digitalmente da noite para o dia, graças às faturas digitais. Agora vem a pergunta, como criar uma fatura eletrônica? Você pode usar um software para isso. Neste artigo, vamos descobrir como gerar eInvoice com a ajuda do software.

O que é Fatura Eletrônica?

A Faturação Eletrónica , como o próprio nome sugere, é o processo de faturação eletrónica num portal onde são autenticadas pela Rede do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (GSTN). Um IRN (Número de referência da fatura) e um código QR especial são criados para cada fatura eletrônica gerada.

A ideia para a implementação da fatura eletrônica é garantir que todas as empresas indianas em vários setores utilizem um formato padrão, facilitando a interoperabilidade. Além disso, garante que todas as empresas permaneçam em conformidade com as normas tributárias em constante mudança.

Hoje, existem vários sistemas de software disponíveis no mercado que permitem que as organizações recebam e gerenciem faturas de vários fornecedores. Na verdade, estas soluções de software permitem-lhe criar faturas em vários formatos, incluindo faturas baseadas em imagem. Ele serve principalmente como uma plataforma única para gerenciar todas as informações e procedimentos relacionados a contas a pagar.

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Por que a fatura eletrônica é importante?

A faturação eletrónica é crucial para as empresas, uma vez que as ajuda a simplificar os seus ciclos de processamento de faturas. Aqui estão algumas das razões mais importantes pelas quais você deve adotar o software eInvoice:

• Isso ajuda a diminuir o tempo gasto na aprovação, processamento, rastreamento, bem como na busca de faturas, eliminando a chance de erro humano.

• O faturamento eletrônico aumenta a visibilidade de faturas, ordens de compra, documentos auxiliares e contratos financeiros. Ele mantém o controle das faturas e oferece trilhas de auditoria completas.

• A verificação, aprovação e pagamento de faturas podem ser realizadas em tempo real. Como resultado, há menos erros. Como não há mais nenhum problema de precisão, isso pode reduzir os casos de pagamentos indevidos e duplicados.

• A faturação eletrónica é mais do que apenas o processamento e armazenamento de faturas digitais. Isso ajuda a alcançar um maior grau de conformidade.

• Os sistemas de faturação eletrónica servem como uma plataforma eficaz que pode ajudar as organizações a poupar horas e dinheiro a longo prazo, em termos de verificação cruzada e due diligence.

• Ele permite que as organizações fiquem de olho em cada dólar economizado e gasto de forma eficaz. Isso basicamente ajuda a equipe de liderança a acompanhar as despesas, reunir insights estratégicos e descobrir maneiras de economizar dinheiro, incluindo o início de descontos para pagamentos antecipados.

• Por último, mas não menos importante, a faturação eletrónica é uma opção ecológica e sustentável. Além de ficar sem papel, as organizações também podem cortar despesas e produção de resíduos associados às atividades da cadeia de suprimentos baseadas em papel.

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Como gerar eInvoice com o software de faturamento Swipe?

O processo de faturação eletrónica é simplificado pelo software de faturação Swipe. Este software de faturamento e faturamento GST ajuda você a gerar facilmente faturas eletrônicas em segundos, sem problemas. A Swipe pode criar faturas eletrônicas de acordo com suas necessidades, independentemente do setor em que você opera.

Você pode acessar o Swipe, em qualquer lugar e a qualquer hora, sem qualquer restrição de dispositivo na Web, aplicativo móvel, etc. Com o Swipe, você pode baixar mais de 30 relatórios que serão úteis para o seu negócio, incluindo GSTR-1 em Excel e formato JSON, que irá facilite seus arquivamentos mensais ou trimestrais. O software garante a máxima proteção de dados com criptografia SSL de 256 bits 'de nível bancário'.

Simplificando, o Swipe é um aplicativo de fatura eletrônica móvel nativo de ponta a ponta que fornece acesso a todas as funcionalidades poderosas que seu departamento de contas precisa para construir um negócio lucrativo e compatível. A Swipe tem mais de 4 empresas usando o aplicativo em toda a Índia e fornece suporte prioritário em todos os idiomas regionais.

Veja como você pode criar uma fatura eletrônica com o software de cobrança Swipe:

• Inscrição: Tudo o que você precisa fazer é se inscrever na plataforma de cobrança Swipe com o número do celular. e adicione suas informações comerciais. O processo é perfeito e muito fácil.

• Escolha um modelo ou personalize um: o software vem com vários modelos de fatura eletrônica. Basta escolher aquele que ressoa com a imagem da sua marca. Você também tem a opção de personalizar o formato para atender às suas necessidades de negócios. As faturas eletrônicas no Swipe são 100% compatíveis com GST e recomendadas por muitos CAs de renome

• Marque sua fatura: o Swipe permite que você crie sua fatura de maneira que corresponda aos recursos, ambiente e esquemas de cores do seu site, contas de mídia social e outras páginas de conteúdo. Isso ajuda a manter a consistência da marca.

• Crie sua fatura: agora que você abriu sua conta, escolheu ou personalizou um modelo e acertou sua marca, agora vem a parte real da criação da fatura eletrônica. Siga os passos mencionados abaixo:

Etapas para criar uma fatura eletrônica com cobrança por furto

Para usuários iniciantes, diretamente no painel do Swipe, vá para as configurações e adicione os detalhes da sua empresa, como nome da empresa, logotipo, endereço comercial, GST no. e outros detalhes de contato.

1. Vá para vendas e clique em criar fatura. Adicione os detalhes de seus clientes com o número do GST.

2. A numeração da sequência da fatura no Swipe é gerada automaticamente ou adicione um número de fatura distinto conforme sua necessidade para que você possa acompanhar suas transações.

3. Você pode adicionar produtos/serviços, quantidade, preço, desconto, etc. à fatura

4. Notas/termos e condições padrão e outras opções podem ser adicionadas como padrão e podem ser editadas para cada fatura, o que é muito conveniente.

5. Assim que a fatura for criada, no menu suspenso, selecione criar eInvoice e sua eInvoice será gerada com sucesso em apenas um clique.

Pronto, você gerou com sucesso sua primeira fatura eletrônica no software de cobrança Swipe. Em seguida, você pode compartilhar sua fatura em vários canais, incluindo e-mail, WhatsApp ou SMS. É simples assim.

Conclusão

A implantação de um processo de faturamento eletrônico é uma das iniciativas estratégicas mais importantes que as empresas podem adotar na era moderna para competir e crescer com lucratividade.

Agora é a hora de investir em um software de Faturamento Eletrônico e fazer sua empresa crescer. Muitos governos em todo o mundo, principalmente na Índia, implementaram mandatos para implementar uma estrutura tributária unificada. Ter um programa de software de fatura eletrônica à sua disposição ajudará sua empresa a fortalecer suas operações financeiras.

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