Como lidar com pedidos de compra de forma eficaz em lojas de comércio eletrônico

Um pedido de compra precisa ser criado sempre que um comerciante adquire produtos para sua empresa de varejo vender. Embora esse tipo de documento seja fácil de ignorar com fornecedores de longo prazo, ele ainda tem muitas vantagens para as empresas de varejo, pois permite que os varejistas mantenham o estoque e as despesas sob controle. É por isso que este artigo lhe dará uma boa compreensão dos pedidos de compra e como tratá-los de forma eficaz em suas lojas de comércio eletrônico.

1. O que é um pedido de compra?

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Um pedido de compra ou PO é considerado um documento juridicamente vinculativo criado por um comprador e apresentado ao vendedor. Como um "carrinho" em uma loja on-line quando você faz compras on-line , um pedido de compra é uma lista do que você deseja comprar. No entanto, fornecerá em detalhes a quantidade ou tipos de produtos que os compradores precisam, informações de pagamento e detalhes de entrega.

2. Importância de gerenciar os pedidos de compra de forma eficaz

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Um pedido de compra não é apenas um documento juridicamente vinculativo entre você e seus fornecedores, mas também um documento essencial para acompanhar seu estoque e melhorar as operações financeiras. Muitos varejistas estabelecem uma referência para suas lojas para gerenciar sua cadeia de suprimentos com a máxima prioridade. Embora o excesso de estoque reduza consideravelmente sua conta de capital de giro, a falta de estoque impedirá que seus clientes em potencial comprem seus produtos. Além disso, o PO lhe dará uma visão geral de todos os fornecedores com os quais você trabalhou e o ajudará a selecionar os melhores fornecedores com o melhor preço e qualidade do produto.

3. Como lidar com pedidos de compra

3.1. Especifique diretrizes e estágios claros de PO

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Em primeiro lugar, o gerenciamento eficaz de pedidos de compra começa com a especificação das diretrizes e etapas do pedido. Essas políticas e processos de compra devem ser claros e específicos para sua equipe entender. Como sua equipe fará compras em nome do gerente, as diretrizes precisam ser consistentes para evitar erros ou confusões no futuro.

Informações importantes que você deve incluir no guia são o processo de aprovação de POs, exemplos de cenários de compra ou seleção de fornecedores. Essas são as coisas essenciais para garantir que suas lojas de comércio eletrônico tenham um processamento tranquilo de pedidos de compra.

3.2. Revise frequentemente o processo de PO

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A revisão frequente do processo de PO é crucial, principalmente quando há muitos funcionários de diferentes áreas funcionais participando das tarefas de compras. Você precisa receber feedback de cada departamento, como o armazém ou a equipe de vendas. Esta ação irá ajudá-lo a apontar os problemas no processo de pedido de compra e ajustá-los em tempo hábil.

Os comerciantes podem obter feedback das opiniões de seus clientes quando trabalham diretamente com eles, que podem lhes dar as melhores ideias para melhorar o gerenciamento de pedidos de compra. Além disso, você pode realizar auditorias e controle de qualidade regularmente. Você deve manter esses registros para auditorias posteriores. Se você mantiver esses itens relacionados a uma compra juntos, seus gerentes de depósito poderão obter todas as informações valiosas e uma visão geral de todos os itens.

Você pode seguir esta lista de verificação abaixo para revisar sua PO:

• Nome da empresa,
• Data da PO,
• Termos de venda,
• Endereço de cobrança, de venda e de envio,
• Cobranças discriminadas,
• Assinatura e nome do comprador.

3.3. Construir banco de dados de fornecedores

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Todo varejista deve manter registros de todos os fornecedores de quem comprou no passado. Esses registros precisam incluir pelo menos seus detalhes de contato e condições de pagamento. Se um fornecedor ficar sem alguns produtos de que sua empresa precisa, você pode escolher instantaneamente outro fornecedor como alternativa. Um banco de dados acessível economizará muito tempo para que todos em sua empresa escolham um fornecedor, pois esse é um dos benefícios mais significativos do software de pedidos de compra para suas lojas.

3.4. Automatize o processamento de pedidos de compra

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As ordens de compra devem sempre ser enviadas aos fornecedores em tempo hábil, pois explicam os termos do contrato e protegem o seu negócio. Se você enfrentar um atraso na entrega desses documentos, você precisa informar seu parceiro respeitosamente a tempo.

Para limitar a possibilidade de atraso no envio de POs aos fornecedores, os comerciantes podem automatizar o processamento do pedido de compra. Você economizará tempo e esforço automatizando seus pedidos de compra com um sistema POS ou MSI. Graças ao processamento automatizado de pedidos, você sempre saberá quando reabastecer os produtos e quantos itens você precisa. Esses sistemas também fornecem ferramentas poderosas para apoiar suas tarefas de compra, como:

• Criação automática de pedidos de compra quando um determinado limite é atingido,
• Implementação de entregas internas entre armazéns,
• Criando um pedido recorrente,
• Organizar e armazenar documentos relacionados a compras,
• Acompanhar o status e as etapas do pedido.

No entanto, erros ou enganos às vezes podem acontecer e desperdiçar o dinheiro dos varejistas. Portanto, ter um processo de aprovação de PO impedirá os comerciantes de má gestão financeira e de estoque. A implementação do processo de PO garantirá que você não vá com pedidos duplicados ou estoque extra que sua empresa não precisa, o que o ajudará a gerenciar seus pedidos de compra de forma eficaz, evitará que você seja pouco profissional com os fornecedores e garantirá que você sempre tenha estoque suficiente para atender aos pedidos dos clientes.

Se você quiser saber mais sobre as preferências dos clientes diretamente do seu site para atendê-los melhor, você pode facilmente criar um formulário pop-up e perguntar a eles.

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3.5. Gerenciar equipe de compras

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Suponha que você queira ter um sistema de ponto de venda (POS) ou inventário de várias fontes (MSI) para suas lojas de comércio eletrônico no futuro. Nesse caso, atribuir a permissão correta para os membros de sua equipe é fundamental, pois eles gerenciarão diretamente os pedidos de compra. Isso é especialmente útil quando seu fornecedor deseja solicitar o status do pedido ou informações de entrega e sua equipe pode dar a resposta correta e prontamente.

Resumindo

Esperamos que este artigo tenha ajudado você a entender mais sobre pedidos de compra e dicas valiosas para lidar com compras em sua loja de comércio eletrônico de forma mais eficaz. A implementação das dicas acima economizará seu tempo na gestão, trabalhará com seus fornecedores de forma eficaz e, mais importante, garantirá o estoque certo no momento certo para vender e aumentar as vendas. O software de pedido de compra certo automatizará e simplificará todos os processos e tornará as tarefas de compras muito fáceis. Você precisa analisar suas necessidades de negócios e orçamento para o software e escolher um parceiro confiável.