Como hospedar um evento híbrido: uma lista de verificação de eventos híbridos

Bem quando pensamos ter descoberto toda essa coisa de evento virtual, o evento híbrido faz sua entrada. Agora, o desafio é hospedar um público virtual e ao vivo e como envolver ambos para criar um evento híbrido de sucesso.

Claro, as coisas ficam um pouco mais complicadas. Mas eventos híbridos também podem oferecer muito potencial. Ao oferecer opções aos participantes, você expandirá o alcance e, ao mesmo tempo, aproveitará as oportunidades de envolvimento que um evento ao vivo oferece.

Então, o que exatamente é um evento híbrido e como você hospeda um? Esta lista de verificação de eventos híbridos orientará você sobre o quê, o porquê e o como dos eventos híbridos. E quando chegar ao final desta postagem, você se sentirá pronto e capacitado para hospedar seu próprio evento híbrido.

O que é um evento híbrido?

Vamos começar com a definição de um evento híbrido. Simplificando, um evento híbrido combina um evento presencial ao vivo e público com um componente virtual e público virtual. Isso pode ser ao vivo ou gravado, dependendo dos objetivos do evento.

Um evento híbrido de sucesso integrará o componente físico presencial perfeitamente com um público online. Ambos os participantes, sejam virtuais ou presenciais, devem poder ouvir os palestrantes, interagir uns com os outros, participar de atividades e fazer networking.

É importante observar que um evento híbrido não é apenas uma transmissão ao vivo de um evento para um público online. Um verdadeiro evento híbrido combina o melhor dos dois tipos de eventos, criando uma experiência verdadeiramente envolvente e interativa, não importa onde o participante esteja.

Por que fazer a transição para um evento híbrido?

Então você pode estar pensando que toda essa coisa de evento híbrido parece um pouco complicada. Por que não se limitar a um evento virtual? Não há como negar que os eventos virtuais oferecem um valor tremendo. E há situações em que um evento estritamente virtual faz sentido. Mas hospedar um evento híbrido abre as portas para os benefícios que os eventos presenciais oferecem, ao mesmo tempo em que capitaliza o valor do virtual. É o melhor dos dois mundos. Veja o que os eventos híbridos podem oferecer:

Mais engajamento

Quando bem feitos, os eventos híbridos permitem que ambos os públicos se conectem e participem. Isso oferece mais engajamento e interatividade do que um evento estritamente virtual.

Flexibilidade

Todos nós temos aqueles momentos em que planejamos ir a um noivado, mas algo acontece. Ao hospedar um evento híbrido, você abre a possibilidade para os membros do público que podem ter alterações de plano de última hora e, caso contrário, cancelariam. Isso dá flexibilidade e coloca menos estresse em seus participantes.

Aumento no Alcance

Mesmo quando a vida começa a voltar ao normal e os eventos presenciais recomeçam, sempre haverá alguém que não poderá comparecer por um motivo ou outro. Quer o seu evento seja muito longe ou apenas tenha outro conflito, oferecer uma opção virtual para um evento presencial expandirá o alcance. Isso permite que aqueles que, de outra forma, poderiam pular completamente o evento, ainda participem e, assim, se envolvam com sua marca.

Redução de custo

Dependendo do tamanho do seu evento, hospedar um evento híbrido pode liberar alguns custos do evento. Se metade dos participantes planeja comparecer virtualmente, isso significa muita comida, espaço e talvez até custos de viagem que você não precisa pagar.

Valor perene

Um evento híbrido facilita a criação de uma biblioteca de vídeos completa das gravações do seu evento. Basta incluir slides, gravações de palestrantes e perguntas e respostas on-line do próprio evento e arquivá-los em seu site ou dar acesso aos membros do público nos próximos anos. Isso também lhe dá a oportunidade de voltar e redirecionar o conteúdo do evento que pode ser compartilhado nas mídias sociais, por meio de marketing por e-mail ou até mesmo criado em postagens de blog ou conteúdo do site.

Como organizar um evento híbrido: sua lista de verificação de eventos híbridos

Tudo bem, agora que sabemos o que é um evento híbrido e por que ele é valioso, vamos ao que interessa. Como exatamente você hospeda um? Reunimos esta lista de verificação híbrida de eventos, dividida nos estágios antes, durante e depois do planejamento do seu evento.

Vamos começar!

Antes do Evento

1. Defina um orçamento

Todo evento tem um custo associado. Os eventos virtuais receberam muito entusiasmo porque permitiram que empresas, marcas e organizadores de eventos economizassem muito. Sem as despesas de um local físico ou hospedagem de participantes pessoalmente, há muito espaço extra para o marketing do evento. Quando se trata de eventos híbridos, você terá que fazer um orçamento para as partes presenciais e virtuais do evento.

Agora, isso não quer dizer que um evento híbrido ainda vá quebrar o banco. Há muito espaço para economia de custos, pois você não terá que investir em tanto espaço para um local. Se você limitar o tamanho, também não precisará gastar muito em bebidas ou entretenimento ao vivo. Além disso, com um alcance expandido, você pode convidar mais pessoas para o seu evento, o que abre o potencial de mais liquidez com a venda de ingressos.

Então, para o que você precisa fazer um orçamento? Os eventos híbridos ainda exigirão o uso de uma plataforma de eventos virtuais e o investimento em tecnologia para permitir o streaming de vídeo. Além disso, você terá o local ao vivo e possivelmente os custos de viagem dos palestrantes. Pode ser muito para acompanhar, então aqui está uma lista do que você deseja considerar ao definir seu orçamento.

• Plataforma de eventos híbridos
• Câmeras e tripés
• microfones de estúdio
• Local ao vivo
• Palestrantes e/ou despesas de viagem dos palestrantes
• Refrescos
• Música ou entretenimento
• Ganhos de evento ou caixas de brindes de eventos virtuais

2. Crie uma Agenda Equilibrada

Eventos híbridos têm tudo a ver com equilíbrio. Você tem dois públicos diferentes com duas necessidades diferentes. Para tornar seu evento um sucesso, você deve encontrar o terreno comum entre esses dois grupos. Comece definindo o que cada grupo deseja de sua experiência no evento.

Público presencial

Um público presencial não precisará de muita ajuda quando se trata de engajamento. Eles provavelmente ficarão entusiasmados e prontos para participar e se conectar com outras pessoas. Eles investiram em estar em seu evento, então provavelmente esperarão um dia inteiro de sessões. Eles podem não precisar de tantas pausas e estarão mais focados em qualquer palestrante ou apresentador.

Audiência virtual

Seu público virtual preferirá conteúdo curto e fácil de digerir. Eles precisarão de mais atenção quando se trata de engajamento e provavelmente serão multitarefas durante o evento. Eles podem precisar ou querer mais pausas e estar menos inclinados a fazer networking, a menos que sejam promovidos.

Atendendo a um público híbrido

Então, qual é o meio termo? Considere dividir sua agenda. Não faça com que seu público virtual participe de todas as sessões em que seu público pessoal estiver participando. Você pode gravar essas sessões e disponibilizá-las para que seu público virtual as assista sob demanda, à vontade.

Ofereça uma quantidade selecionada de sessões para ambos os públicos. Durante essas sessões, mantenha a interação como foco. Ofereça perguntas e responda partes de cada segmento e crie maneiras criativas de envolver os dois públicos. Falaremos sobre atividades de engajamento e como conectar os dois públicos abaixo. O ponto principal a ter em mente ao definir sua agenda é encontrar um equilíbrio. Tenha em mente as necessidades de cada público e atenda a ambos. Isso manterá os dois lados envolvidos e presentes o tempo todo durante o evento.

3. Crie Buzz de Evento

Como em qualquer evento, você quer deixar as pessoas animadas. Isso é especialmente importante quando se trata de eventos híbridos. Quanto mais empolgadas as pessoas estiverem, maior a probabilidade de se envolverem umas com as outras e mais conectado seu público se sentirá.

O burburinho do evento também pode ajudar a espalhar o reconhecimento da marca, especialmente ao aproveitar a mídia social. Os participantes que estiverem entusiasmados com a participação divulgarão a notícia por meio de seus próprios canais privados. Isso pode levar a outros clientes em potencial interessados ​​em participar ou apenas apresentar sua marca a alguém novo. O burburinho do evento é essencialmente uma estratégia de conteúdo gerada pelo usuário que pode ser valiosa para seus esforços de marketing como um todo.

Aqui estão algumas ideias para ajudar a criar buzz para o seu evento híbrido:

• Crie uma hashtag de evento
• Crie uma página de evento em suas plataformas sociais
• Adicione um relógio de contagem regressiva ao seu site e campanhas de e-mail
• Envie brindes ou presentes para eventos virtuais
• Incentive os participantes a compartilhar fotos de seus brindes
• Compartilhar vídeos de unboxing
• Crie um vídeo sensacionalista ou um trailer de evento

veja em ação:

Quer saber como criar seu próprio buzz de evento? Aqui está uma ótima história sobre como a empolgação criada pelos brindes de eventos virtuais levou a um evento de sucesso .

Durante o Evento

4. Apresentar palestrantes no local

Ao hospedar um evento híbrido, você tem a opção de ter seus alto-falantes remotos ou no local. Sugerimos fazer todos os esforços para que todos os palestrantes, painéis ou outras sessões educacionais sejam ao vivo com seu público presencial. Aqui está o porquê.

Em primeiro lugar, faz com que sua marca pareça mais profissional. Ter palestrantes em um palco, com a logomarca da sua empresa ou evento ao fundo, dá mais credibilidade aos seus palestrantes. Há muito mais energia e interação quando os palestrantes estão no palco, e isso será visto e apreciado por seus participantes virtuais.

Isso também ajudará os participantes virtuais a se sentirem mais conectados. Eles poderão ver e ouvir as reações do público pessoalmente e aproveitar a energia da multidão. Apesar de remoto, seu público virtual se sentirá parte da experiência ao vivo.

6. Conecte o público online e presencial

Esta é uma etapa difícil, mas muito crítica, de qualquer evento híbrido. Se você deseja realmente capitalizar os benefícios que um evento híbrido oferece, precisa encontrar uma maneira de conectar seus públicos de dois segmentos. Uma das principais razões pelas quais as pessoas participam de eventos é o aspecto do networking. Assim, ao preencher a lacuna entre o público on-line e off-line, você criará uma experiência muito mais valiosa para os participantes do evento.

Felizmente, é aqui que sua plataforma de evento híbrida é útil. O melhor software oferecerá vários caminhos de engajamento para ambos os públicos. Isso pode ocorrer de várias formas, como votação ao vivo, salas de bate-papo, mensagens diretas ou até mesmo troca de cartão de visita digital. As melhores plataformas de eventos híbridos podem até oferecer estandes virtuais para patrocinadores e exposições.

Lembre-se de que ambos os públicos devem encontrar valor nesses métodos de engajamento. Isso requer comunicação com seus participantes. Certifique-se de que seu público presencial traga seus laptops ou dispositivos, para que possam se comunicar com o público virtual. Além disso, certifique-se de que seus palestrantes também estejam envolvidos com o público virtual. Ao incorporar atividades de perguntas e respostas de ambos os lados (virtuais e ao vivo), você pode garantir que ambos os públicos estejam envolvidos enquanto aprendem um com o outro.

Outra ideia para incentivar o networking é incluir encontros e cumprimentos na agenda. Torne esses encontros e cumprimentos virtuais e disponíveis para audiências presenciais e remotas.

É importante fazer com que esses compromissos pareçam naturais. Não force seus convidados a fazer nada. Mas, ao incentivar os participantes presenciais e remotos a usar as ferramentas interativas incorporadas à sua plataforma de software, parecerá uma oportunidade normal de networking fornecida pelo evento.

6. Use a mídia social para incentivar o engajamento

A mídia social é uma ferramenta valiosa antes, durante e depois do seu evento. Mas durante o seu evento, pode ser utilizado para incentivar os dois lados do público a se envolverem.

Aqui estão algumas ideias diferentes:

• Incentive seus participantes ao vivo a postar uma selfie com um participante remoto nas mídias sociais
• Faça com que seus participantes ao vivo se conectem a um participante remoto e compartilhem sua sessão favorita até o momento
• Faça com que os participantes remotos se conectem com os participantes ao vivo e compartilhem fotos de seus brindes de evento em casa

Lembra quando falamos sobre o burburinho do evento? Se você seguiu esse conselho, terá criado um canal de mídia social especial para o seu evento. Use esta página para manter um feed ao vivo dos acontecimentos do evento ao longo do dia. Incentive os participantes a compartilhar fotos, postar comentários e participar de qualquer conversa em grupo.

Lembre-se de que a presença social do seu evento dependerá de quanto esforço você investir nele. Se você não postar nada nas redes sociais sobre o que está acontecendo durante o seu evento, não se surpreenda se o seu público não interagir com a sua marca ao longo do dia. Ao ser uma presença ativa e vocal nesta plataforma, você verá muito mais envolvimento se concretizando.

Depois do evento

7. Crie uma biblioteca de vídeos

Após o seu evento, você deseja capitalizar uma das maiores vantagens da parte digital do seu evento híbrido. Todo o conteúdo que você gravou e disponibilizou para os participantes durante o evento deve se tornar perene e armazenado em um local onde possa ser usado muito tempo após o término do evento.

Muitas plataformas de eventos híbridos permitem criar um espaço onde você pode compartilhar seus recursos e armazenar seus vídeos. Tenha isso em mente ao comprar o melhor fornecedor.

Você não vai querer apenas armazenar seus vídeos estaticamente. Considere reaproveitar essas peças de conteúdo em novos recursos que podem ser integrados ativamente em sua futura estratégia de marketing. Aqui estão apenas algumas ideias de conteúdo que você pode criar:

• Crie cursos de treinamento a partir de sessões gravadas.
• Estabeleça uma “lição do dia, semana ou mês” para compartilhar nas mídias sociais.
• Publique dicas em vídeo para serem usadas em boletins informativos por e-mail ou divulgação de vendas.
• Escreva postagens de blog para cada sessão gravada e inclua o vídeo em cada postagem.

Seja criativo com seu reaproveitamento e você verá um ROI muito maior de um evento híbrido do que um evento ao vivo tradicional pode oferecer.

8. Analise o sucesso do seu evento híbrido

Uma vez que tudo foi dito e feito, e a poeira baixou, é hora de sentar, arregaçar as mangas e mergulhar nas métricas do seu evento. Uma das coisas boas de ter uma plataforma de evento híbrida é que ela torna o processo analítico muito mais fácil. Seu sistema de software provavelmente rastreou comportamentos como registro, login, bate-papo, visualizações, downloads e compartilhamentos. Agora tudo o que você precisa fazer é colocar algum contexto por trás dessas métricas e usá-las para planejar sua estratégia de acompanhamento e como um guia para sua próxima agenda de eventos híbridos.

Ao analisar essas métricas, preste atenção especial ao nível de engajamento de cada participante. Para aqueles com uma alta pontuação de engajamento, considere enviar um acompanhamento mais direcionado para aqueles com altas pontuações de engajamento. Talvez você tenha sua equipe de vendas em contato com um conteúdo específico ou envie um e-mail direcionado com recursos adicionais direcionados para as categorias específicas com as quais eles mais se envolveram durante o evento.

9. Acompanhamento com participantes virtuais e presenciais

Isso nos leva à nossa última etapa em nossa lista de verificação de eventos híbridos. O seguimento.

A melhor prática em qualquer evento é agradecer aos participantes. Esta etapa essencial não deve ser ignorada ao hospedar um evento híbrido. Incentivamos você a dar um passo adiante com uma abordagem de acompanhamento estratégica e direcionada. Muitas vezes, esta pode ser a parte mais valiosa de todo o evento.

Você acabou de fornecer esta experiência educacional excepcional para seu participante e deu a ele a chance de se conectar verdadeiramente com sua marca. Agora, é hora de seguir em frente e incentivá-los a dar o próximo passo com sua empresa. Aqui estão algumas mensagens críticas de acompanhamento que você deve enviar após seu evento híbrido:

• Obrigado e-mails para todos os participantes. Este é um passo pequeno, mas importante. Agradeça ao seu público pelo tempo dispensado, envie alguns destaques do evento e compartilhe algumas fotos que capturam a energia e a conexão com a marca que seu evento ofereceu.
• E-mails de “desculpe, sentimos sua falta” para aqueles que se inscreveram em seu evento, mas não compareceram. Inclua os destaques do evento neste e-mail mostrando o que eles perderam. Isso funciona como outro ponto de contato para quaisquer leads que seu marketing pré-evento possa ter gerado.
• Envie uma pesquisa pós-evento aos participantes. Isso ajudará você a obter feedback perspicaz sobre o que deve melhorar para seu próximo evento híbrido.
• Faça com que suas equipes de vendas também enviem acompanhamentos pessoais aos participantes do evento. Isso reforça a mensagem do seu primeiro e-mail de “obrigado” enquanto adiciona um toque pessoal e humano.

Use estas etapas para hospedar seu próprio evento híbrido

Não se deixe intimidar pelo novo e desconhecido de um evento híbrido. Quando você realmente se dedica a isso, um evento híbrido apenas combina os melhores recursos de um evento presencial e virtual, criando uma oportunidade ainda melhor para sua marca se conectar e se envolver com o público.

Lembre-se de que, mesmo com os eventos voltando ao normal, os membros do nosso público mudaram. O mundo virtual mudou os eventos para sempre. O público espera que suas marcas ofereçam opções e flexibilidade. Portanto, é um momento crítico para aprender o processo de evento híbrido e começar a ajustar sua estratégia.

E realmente, com as ferramentas certas e o conhecimento mais acessível do que nunca, os eventos híbridos não são tão difíceis de descobrir. O alcance estendido e a maior oportunidade de conectar seu público e sua marca tornam os eventos híbridos um desafio que vale a pena enfrentar.