Como hospedar um evento virtual – um guia passo a passo

Eventos Virtuais!! O fenômeno da nova era viu um grande hype em 2022 devido às condições globais que restringem a ocorrência de eventos presenciais ao vivo.

Para aqueles que são novos em eventos virtuais, significa “ um evento que ocorre digitalmente por meio de mídia social, plataformas digitais ou de eventos com a ajuda de internet e dispositivos digitais e onde os participantes participam de suas casas ou locais remotos sem se encontrar pessoalmente”

Como os eventos virtuais são uma tendência emergente, muitas pessoas e marcas não estão totalmente cientes de como começar e como podem conduzir um evento virtual com sucesso.

Portanto, criamos este blog perspicaz que destaca 14 dicas úteis e valiosas com etapas para hospedar um evento virtual de sucesso do zero em 3 seções:

Dicas valiosas para hospedar um evento virtual de sucesso

A. ANTES DO EVENTO VIRTUAL

1. Crie um mapa de atividades para seu evento virtual

Um mapa de atividades é como uma lista de perguntas ou atividades que ocorrerão em seu evento virtual. Ele deve cobrir todos os aspectos do seu evento, seja relacionado aos participantes ou a você mesmo.

O mapa de atividades deve incluir informações e respostas a perguntas sobre como as inscrições do evento ocorrerão, para transmissão ao vivo ou pré-gravada, como prosseguir com as promoções do evento, etc.

Você também pode definir quaisquer integrações de ferramentas, ideias sobre experiências do público, estratégia de coleta de feedback, data e hora, tamanho aceitável do público, ferramentas para execução e muito mais.

2. Decida estrategicamente a data e hora do evento

Assim como os eventos presenciais offline, a data e o horário também são importantes no ambiente digital. Você não pode esperar que as pessoas apareçam em uma data e hora aleatórias.

Portanto, identifique em que dia você terá o maior número de público-alvo disponível para o seu evento, sejam finais de semana ou talvez dias de semana ou talvez noites ou até tardes.

Se você não fizer isso direito, todos os outros esforços e investimentos serão em vão, pois não haverá público para servir ao seu propósito.

3. Encontre e use a tecnologia perfeita para eventos virtuais

Assim como você precisa de um local para os eventos presenciais, você precisa ter uma vitrine digital para o seu evento virtual que servirá como local ou plataforma para os participantes se conectarem e interagirem com o evento.

Muitas ferramentas oferecem a opção de criar seu local virtual exclusivo com todos os pontos de venda necessários, como balcão de informações, sala de estar, teatros, auditório, etc. como um local real.

Existem ferramentas e tecnologias que integram vários elementos empolgantes, envolventes e interativos, como feed de mídia social ao vivo para seu evento virtual, para torná-lo mais interessante e empolgante para aumentar o envolvimento e criar experiências interativas.

Portanto, escolha que tipo de plataforma você precisará com base no tamanho do seu público, objetivos, atividades, etc. Você pode até integrar várias ferramentas e plataformas para criar uma experiência holística. Listamos algumas das ferramentas mais populares em torno dos eventos virtuais.

vFairs – Uma plataforma de eventos virtuais que possui possibilidades de construção de espaços digitais, lobbies e estandes virtuais, integrando ativações de patrocínios, inscrições de eventos, geração de relatórios de eventos e muito mais.

Livestorm – Uma ferramenta para webinars e reuniões virtuais com soluções para e-mails de registro, chats ao vivo, acesso pelo navegador e muito mais.

Dreamcast – Uma plataforma líder de eventos virtuais que ajuda as organizações a hospedar eventos virtuais e híbridos. Um local digital perfeito para sediar reuniões virtuais, conferências, prefeituras, feiras virtuais, exposições, feiras e muito mais. É bem conhecido por seus recursos avançados, como pegada digital, controle de acesso, tabelas de rede, bate-papos ao vivo 1:1, gamificação e muito mais para aprimorar as experiências de eventos virtuais.

Zoom – Uma das conferências, reuniões, eventos e webinars digitais mais populares e fáceis de usar, com experiências sem complicações, escalabilidade de participantes e preços acessíveis .

Taggbox Display – Uma ferramenta para integração de conteúdo de mídia social para melhorar o engajamento e experiências em eventos virtuais. Possui interações em tempo real, mais de 15 feeds sociais, fácil de usar, exibição UGC, postagens patrocinadas, integração simples com fluxos de vídeo e acessível.

Instagram Live e YouTube Live – Opção abertamente disponível e popular, permitindo que você se conecte facilmente com seu público. Acesso simples, sem registro, etc., mas bastante estático e básico.

Eventbrite – Uma ferramenta para criadores de eventos e também para o público onde você pode criar eventos, página de inscrição, balcões de ingressos, relatórios e análises, integração social e listagem de eventos para aumentar o alcance e o engajamento

4. Seja esperto com suas promoções de eventos digitais

Como é um evento virtual, a melhor maneira de promovê-lo é através dos canais digitais, pois os canais de marketing offline podem não ser tão relevantes e eficazes.

É essencial que você alcance seu público-alvo nos canais digitais por meio de publicidade paga ou postagens nas redes sociais sobre seu evento. Além disso, integre o link de inscrição ou participação no evento às suas promoções para garantir a máxima exposição e participação.

Como a indústria de eventos virtuais ainda está crescendo, promoções e instruções serão importantes sobre o evento para conscientizar, educar o público e levá-lo a participar.

5. Prepare-se com antecedência para erros técnicos

O maior desafio provavelmente com os eventos digitais é que você pode enfrentar dificuldades técnicas e falhas antes do evento ou, pior ainda, durante o evento.

Portanto, você precisa identificar quais são todas as ferramentas e equipamentos tecnológicos que você está usando e os possíveis erros que podem surgir deles no evento, como um mau funcionamento da câmera, antes de iniciar seu evento.

Nessa situação, você precisará ter câmeras sobressalentes como backup. Da mesma forma, identifique e prepare-se para esses “eventos” inesperados.

6. Indução e execuções de teste com artistas/alto-falantes

Não importa o quanto seu plano e preparação para os piores cenários, você nunca conhecerá os problemas reais e seu impacto até que você realmente teste e experimente os métodos e procedimentos.

Da mesma forma, antes do evento, realize testes sem os participantes para verificar se tudo está no lugar ou não ou para descobrir falhas e erros inesperados.

Além disso, você deve ter uma indução com seus palestrantes, convidados, artistas, etc. sobre como eles devem proceder, quaisquer intervalos entre eles, como enfrentar cenários inesperados e alguns eventos mais importantes.

Deve ler: Eventos virtuais 101: um guia abrangente para 2022

B. DURANTE O EVENTO VIRTUAL

7. Orientar os participantes sobre os fundamentos do evento virtual

Como é um novo empreendimento para o seu negócio, da mesma forma é um novo conceito para o público e eles têm pouco ou nenhum conhecimento sobre os fundamentos do evento virtual.

Portanto, quando o evento começar, você deve compartilhar o procedimento básico, a programação, como acessar as transmissões e sessões, como fazer intervalos, duração do evento e outras informações importantes.

Isso os ajudará a obter clareza sobre como o evento virtual funcionará. Além disso, você pode adicionar novas informações ou alterações que eles não conheciam antes.

8. Motive o público a se engajar e interagir

O envolvimento do público é conhecido por ser a principal métrica de desempenho para qualquer evento, seja ele presencial ou virtual offline. Portanto, você precisa garantir um envolvimento apropriado e produtivo do público.

Você deve incluir elementos que incentivem o envolvimento do público, como adicionar um feed de bate-papo, realizar sessões de perguntas e respostas, permitir discussões de compartilhamento de conhecimento, compartilhar imagens e vídeos ou pedir aos usuários que compartilhem suas experiências e opiniões.

Além disso, você pode destacar os principais elementos, benefícios de valor agregado, recompensas etc. que o público pode receber com base em seus níveis de engajamento. Isso ajudará a atrair o máximo de público e engajamento.

Você pode incentivar o engajamento por meio de estratégias de gamificação ou com a ajuda de ferramentas multifuncionais de integração de mídia social que expandem as capacidades do seu evento.

9. Habilite a comunicação personalizada com os participantes

Uma das melhores coisas sobre eventos presenciais offline é que os participantes têm a opção de conversar pessoalmente com palestrantes, organizadores, artistas, etc. pessoalmente.

É importante incluir esse elemento em seu evento virtual para manter a essência e a qualidade do evento. Você pode ter funcionários ou sessões para se comunicar com todos os indivíduos possíveis.

Isso pode ser um desafio para eventos com grandes públicos, então você pode criar pequenos grupos para isso. A comunicação personalizada garantirá maior engajamento e eventos mais interativos.

10. Incluir pausas e sessão de networking durante o evento

Se você está planejando um evento de longa duração, ou seja, mais de 1 hora, então você deve ter sessões de breakout no meio para alguns refrescos e relaxamento.

Isso terá uma vantagem bidirecional, onde você pode verificar se tudo está indo conforme o planejado e o público pode ganhar foco e energia que levarão ao máximo engajamento e eficácia.

Junto com isso, você também pode fazer networking interno entre os participantes por meio de bate-papos e comunicações durante as sessões de breakout. É uma excelente maneira de mostrar informações patrocinadas ou promocionais.

11. Adicione um Host de Evento Virtual (AI ou Humano)

Mesmo que você tenha levado em consideração todas as possibilidades, desafios, problemas, etc., ainda há uma chance de confusão, complicações e falta de clareza.

Portanto, ter um host virtual, seja uma pessoa real ou um chatbot, pode ajudar a orientar os participantes para os caminhos certos e fornecer as informações necessárias que podem ajudar a superar desafios e problemas que podem levar ao fracasso do evento.

Portanto, seguir essas etapas básicas o ajudará a organizar e entregar um evento virtual incrivelmente bem-sucedido, com investimentos mínimos e retornos máximos.

C. APÓS O EVENTO VIRTUAL

12. Colete comentários do público sobre as principais métricas

Assim como os eventos ao vivo offline, é fundamental saber como foi a experiência do público, principalmente quando a maioria deles seria novato no conceito do evento virtual.

Você pode coletar feedback para as atividades, agenda e objetivos do evento e a experiência do público em relação ao evento virtual.

Isso ajudará na avaliação do seu desempenho com os resultados esperados em relação aos eventos virtuais. Além disso, você obterá feedback importante sobre se os objetivos foram cumpridos ou não.

13. Compartilhar Plano de Ação Adicional, Se houver

Você pode compartilhar informações adicionais relevantes para seu evento e para o público como se tivesse um evento chegando ou se esperasse uma resposta do participante relacionada ao evento.

Essa é uma excelente maneira de aumentar sua aquisição de leads ou promoção de marca, solicitando aos usuários que compartilhem suas experiências sobre o evento nas mídias sociais e canais digitais (somente se seu evento virtual foi bem-sucedido)

Deve ler: Mural de evento virtual: envolva seu público com as mídias sociais virtualmente

14. Compartilhe a gravação de eventos virtuais em canais digitais

Como você está organizando eventos virtuais nas primeiras vezes, é essencial que você continue promovendo seu evento virtual mesmo depois que ele terminar, pois isso o ajudará em futuros eventos virtuais.

Você pode compartilhar a gravação do seu evento virtual, além de destacar o envolvimento e o feedback do público. Você pode compartilhá-lo em seu site, mídia social e outros canais.

Isso também permitirá que as pessoas acessem seu evento virtual que não puderam participar.

Exemplos de melhores eventos virtuais em todo o mundo

Aqui listamos alguns dos melhores exemplos, incluindo os maiores eventos do mundo que se tornaram virtuais em 2022.

1. Conferência Mundial de Desenvolvedores da Apple 2020

Também chamado de WWDC, é um evento realizado pela gigante de tecnologia Apple em San Jose, Califórnia, todos os anos, onde eles apresentam desenvolvimentos, melhorias e inovações em seus softwares e tecnologias no ano passado.

Todos os anos, eles convidam os profissionais de tecnologia e influenciadores do setor mais influentes e populares para mostrar seus desenvolvimentos e criar um burburinho em todo o mundo.

Isso ocorre porque eles foram totalmente virtuais com uma abordagem holística, onde compartilharam todo o conteúdo e fluxos do evento como acontece em seu site para que todos possam acessar.

Veja como eles definiram a programação, as informações, a navegação e muito mais de forma simples e criativa para facilitar os espectadores. A parte única é que eles deram um toque técnico pessoal aos fluxos.

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2. Turnê Mundial da Salesforce em Sydney 2020

A Salesforce, uma gigante de CRM número 1 no setor de tecnologia, realiza uma conferência todos os anos para mostrar como eles capacitam as marcas líderes do mundo com suas inovações, tecnologia, soluções e novos produtos.

Mas a conferência da turnê mundial de 2020 não foi como as conferências anteriores, pois foi toda digital devido à situação da pandemia. Mas isso não os impediu de destacar suas incríveis conquistas para as pessoas e profissionais em todo o mundo.

Eles têm uma página de destino do site dedicada com todas as gravações das sessões ao vivo de Sydney. Ele também exibe a agenda do evento, quem são os principais palestrantes, a mensagem principal, a programação e muito mais para obter o máximo de participação e engajamento do público.

3. Concertos de música ao vivo em casa da Billboard

Pelo mesmo motivo que todos os outros eventos presenciais ao vivo estão sendo cancelados, os shows de música também estão no mesmo ciclo. Milhões de pessoas em todo o mundo assistem a shows todos os anos para assistir ao show de seu artista favorito. '

Como este ano não foi possível, a Billboard, marca de mídia de entretenimento de renome mundial, sediou shows digitalmente com uma essência única.

Eles criaram a série Billboard Live At Home, onde transmitiram 2 sessões digitalmente em suas plataformas de mídia social e site, onde artistas como Nicky Jam, Camilo, Meghan Trainor, Lukas Graham e muitos outros se apresentaram em casa para seu público (espectadores).

A melhor parte é que, com a performance, havia sessões de perguntas e respostas, gêneros diferentes, dados demográficos diferentes, etc. dos artistas.

Conclusão

Esses foram os 14 passos mais importantes e valiosos (ou dicas, ou estratégias, como você pode chamar) que podem ajudá-lo a construir um evento virtual do zero e transformá-lo em um evento de sucesso.

Os eventos virtuais têm diferentes categorias e setores, como conferências, webinars, transmissão ao vivo, shows, etc. Assim, você pode fazer modificações nas etapas de acordo com os requisitos do seu evento.

Descubra como marcas e empresas globais estão aumentando o envolvimento do público e aprimorando as experiências de eventos com o Taggbox Display.