Como implementar uma estratégia de gestão do conhecimento em pequenas e médias empresas? 5 dicas úteis

O que é conhecimento?

No contexto do empreendedorismo, o conhecimento pode ser definido como ideias, conceitos ou observações que são usados ​​para agir com fins lucrativos.

A relação entre dados, informações e conhecimento

Os dados em si são apenas um fato que não tem significado sem interpretação. Somente depois de processado e organizado é que se transforma em informação que responde a perguntas como: Quem? O que? Onde? Quando? Por sua vez, explicar e compreender as informações que recebemos nos dá o conhecimento necessário para tomar decisões.

O conhecimento é uma parte inestimável da estratégia de negócios de uma empresa porque pode criar uma vantagem competitiva. É importante identificar pontos fracos e lacunas de conhecimento.

O que é gestão do conhecimento?

Não importa o que você esteja fazendo, é uma boa ideia ter um plano de ação. Administrar uma empresa não é diferente. Uma estratégia permite que você concretize a missão e os objetivos da sua empresa, especificando a direção e o tipo de ações que você precisa tomar. A gestão eficaz do conhecimento em uma organização torna mais fácil capturar, compartilhar e colocar o conhecimento em prática.

Codificação e personalização

Algumas das estratégias mais comuns utilizadas na prática são codificação e personalização. Além disso, estão ligados aos conceitos de conhecimento formal (explícito) e tácito (implícito).

A estratégia de codificação baseia-se no conhecimento formal armazenado em documentação corporativa – especificações técnicas, materiais de treinamento, relatórios, análises, etc. Este formulário facilita muito a transferência de conhecimento para funcionários novos e existentes.

Já a estratégia de personalização baseia-se no contato interpessoal entre os colaboradores e na troca de experiências entre eles. Neste caso, o compartilhamento do chamado conhecimento tácito ocorre durante reuniões de equipe, conversas, discussões, etc.

Gestão do conhecimento nas PME

Administrar um negócio é uma tarefa exigente devido à elevada dinâmica de mudança e à necessidade de desenvolvimento constante. Isto pode ser especialmente desafiador para as pequenas e médias empresas cujo alcance e recursos são significativamente limitados.

A contribuição do sector das PME para o crescimento económico é substancial. As pequenas e médias empresas são frequentemente uma fonte de soluções inovadoras e diversificam o mercado. Possuem uma estrutura organizacional simplificada e costumam oferecer produtos e serviços de nicho.

O capital utilizado para desenvolver o negócio provém geralmente das poupanças dos proprietários, de empréstimos bancários ou, por vezes, de investidores privados, como business angels. Empregam um número relativamente pequeno de pessoas (pequenas empresas – não mais de 50 funcionários, médias empresas – entre 50 e 250 funcionários) para que possam manter um relacionamento próximo com a gestão e identificar-se com os objetivos da empresa.

A autoridade é centralizada – a maioria das decisões é tomada exclusivamente com base na opinião e experiência do proprietário. Supervisionar todas as áreas do negócio desta forma acarreta riscos – o futuro do negócio depende da competência do proprietário, algumas áreas de gestão podem funcionar de forma ineficiente e o potencial intelectual dos funcionários pode passar despercebido.

Os benefícios de implementar uma estratégia de gestão do conhecimento

Fazer mudanças leva tempo e esforço. Colocar em prática uma estratégia de gestão do conhecimento depende muito da atitude da gestão e dos colaboradores. Porém, é necessário para o desenvolvimento e crescimento do potencial da sua empresa. Como você pode se beneficiar ao fazer algumas mudanças em seu estilo de gestão?

• Maior eficiência – um sistema de gestão coerente e organizado permite aos colaboradores aceder facilmente à informação, melhorando a qualidade do seu trabalho,
• Melhor colaboração e comunicação – a utilização de sistemas de informação e diversos canais de comunicação garante maior transparência e construção de relacionamentos positivos dentro da equipe,
• Processo eficaz de tomada de decisão – o acesso ao conhecimento e à experiência dos colaboradores ajuda a obter a perspetiva objetiva necessária para tomar ações alinhadas com os objetivos da empresa,
• Reconhecendo lacunas e deficiências – à medida que completa e documenta o conhecimento que reuniu, você pode identificar oportunidades adicionais para melhorar seus processos de negócios e segurança – ao armazenar dados em servidores ou em documentos, você reduz o risco de os dados saírem de sua organização.

Fatores de sucesso para implementação da gestão do conhecimento em uma organização

Se você não sabe o que são fatores de sucesso, leia este artigo. Novamente, existem diversas características organizacionais que podem facilitar significativamente a introdução de mudanças positivas na gestão estratégica do conhecimento. Esses incluem:

• Vontade de melhorar e aprender continuamente,
• Disposição para transferir conhecimento para outros, envolvimento dos funcionários,
• Adaptar a estrutura organizacional e as instalações técnicas,
• Enfatizando o valor do conhecimento e os benefícios de usá-lo.

Barreiras à implementação de estratégias de gestão do conhecimento nas PME

Mudar hábitos leva tempo e esforço, pois existem vários obstáculos no caminho. Conhecer antecipadamente as limitações que podem surgir durante este processo tornará mais fácil lidar com elas. Aqui estão alguns possíveis problemas que exigirão sua atenção:

• Funcionários relutantes – os executivos seniores podem ter medo de um vazamento de informações que prejudique a posição da empresa, enquanto outros funcionários podem ter medo de perder um determinado lugar na hierarquia,
• Falta de compromisso – muitas vezes decorre ou está relacionada com a causa acima mencionada. Pode dizer respeito aos funcionários e aos próprios proprietários, que se concentrarão mais em outras atividades,
• Falta de tempo e recursos para focar na gestão do conhecimento,
• Desconfiança nos conselheiros – as críticas de alguém de fora podem ser percebidas como um ataque e não como uma tentativa de ajudar e provocar mudanças.

Como implementar uma estratégia de gestão do conhecimento na sua empresa?

Na verdade, implementar um sistema de gestão do conhecimento pode ser um desafio para os empresários. A falta de informação e a inexperiência podem ser assustadoras no início. No entanto, o valor agregado que você pode obter vale a pena. Manter as dicas a seguir em mente tornará mais fácil concluir o processo com êxito:

• Avalie a sua situação atual – examine a eficácia do sistema existente, prestando atenção aos procedimentos, pessoal, tecnologia e estrutura organizacional. A detecção de irregularidades permitirá determinar o que vale a pena melhorar,
• Esclareça seus objetivos – depois de identificar os pontos fracos da organização, defina suas metas de longo e curto prazo para saber o que almeja e poder monitorar seu progresso,
• Prepare-se para as mudanças – a adaptação da nova estratégia envolve toda a empresa. Estas mudanças também têm impacto nos colaboradores da empresa, que são um ativo valioso,
• Agir – a etapa final e mais desafiadora é a implementação do sistema de gestão do conhecimento no uso diário. Isto requer não apenas muito dinheiro, mas também uma atitude proativa por parte dos proprietários e funcionários.

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Autor: Andy Nichols

Um solucionador de problemas com 5 graus diferentes e reservas infinitas de motivação. Isso o torna um empresário e gerente perfeito. Na busca por colaboradores e parceiros, a abertura e a curiosidade pelo mundo são as qualidades que ele mais valoriza.

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