Como implementar um processo de vendas e operações: 6 etapas críticas para os negócios a serem seguidas

'Como implementar o processo de vendas e operações?' deve ser uma das perguntas mais críticas que as empresas fazem. Aqui está o porquê.

Gerenciar a oferta e a demanda é um obstáculo notório para muitas empresas. Para superá-lo, finanças, vendas e operações precisam trabalhar em estreita cooperação. No clima político e econômico incerto de hoje, a sincronização da oferta e da demanda ganhou ainda mais importância. O planejamento de vendas e operações permite que as empresas melhorem sua visão da demanda de curto e longo prazo, bem como das tendências de fornecimento, ao mesmo tempo em que gerenciam proativamente os possíveis desafios que surgem com eventos imprevisíveis. Por meio de um processo de vendas e operações (S&OP), as empresas podem desenvolver estratégias para garantir que estejam preparadas para possíveis interrupções na cadeia de suprimentos, juntamente com mudanças inesperadas nas demandas dos clientes.

Neste artigo, discutiremos como é um S&OP eficaz e como implementá-lo. Também descreveremos desafios e soluções comuns de adoção e discutiremos os benefícios do planejamento de vendas e operações.

Como é um S&OP eficaz?

Um S&OP eficaz é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. Ele ajuda as organizações a coordenar, planejar e otimizar suas operações em todos os departamentos para alinhar a demanda com a produção e gerenciar custos e níveis de estoque. Aqui está o que um processo S&OP eficaz consiste.

Coleta de dados

Seria ótimo ter todos os dados que você precisa em um só lugar, certo? Por exemplo, informações de fontes internas e externas, como pedidos de clientes, tendências de mercado, previsões de vendas e planos de produção. Mas, infelizmente, não funciona assim. Em 99% das empresas, os analistas devem consolidar esses dados de várias fontes em uma única plataforma analítica para garantir precisão e uniformidade.

Planejamento de Demanda

Com os dados coletados, as empresas podem criar previsões de demanda precisas para entender melhor as necessidades e expectativas dos clientes, o que lhes permitirá prever quanto estoque devem ter em mãos a qualquer momento.

Planejamento de Suprimentos

As empresas precisam planejar as matérias-primas, a capacidade de produção e a mão-de-obra necessária para cada pedido ou linha de produto para atender à demanda do cliente. Isso os ajudará a antecipar possíveis problemas de fornecimento e encontrar soluções para evitar interrupções.

Alinhando a Demanda com os Planos de Produção

Um especialista em S&OP deve levar em consideração as restrições de capacidade, prazos de produção e disponibilidade de recursos ao criar um plano de ação para cada pedido ou linha de produto, garantindo que a demanda do cliente esteja alinhada com as metas de produção.

Reunião Executiva

Esse estágio crítico reúne tomadores de decisão de todos os departamentos para revisar os dados coletados, as previsões geradas e os planos criados durante o processo de planejamento de vendas e operações da empresa. Assim, eles podem avaliar se os planos atuais estão no caminho certo para atender às necessidades do cliente, respeitando as restrições orçamentárias e de recursos.

O que impede um S&OP sólido? Os principais desafios a enfrentar

A implementação de um S&OP é um processo complexo que pode ser dificultado por vários desafios que as organizações podem encontrar ao longo do caminho. Nesta seção, exploraremos alguns dos problemas comuns associados à implementação do S&OP.

Estratégia inadequada

Uma estratégia ruim é um dos problemas mais recorrentes no planejamento de vendas e operações. Sem uma compreensão completa das capacidades atuais e da capacidade de expansão, dificilmente as empresas apresentarão planos viáveis ​​que atendam às demandas dos clientes. Além disso, as organizações devem considerar fatores como disponibilidade de mão de obra, restrições orçamentárias, interrupções na cadeia de suprimentos e sazonalidade ao criar estratégias para um mapa de S&OP.

Falta de compreensão e apoio das partes interessadas

A falta de apoio das principais partes interessadas é outro problema comum enfrentado na implementação do S&OP. As empresas devem garantir que todos os tomadores de decisão estejam de acordo com o processo e entendam sua importância para o sucesso. Mais importante ainda, as organizações devem aproveitar a visualização de dados para ajudar as partes interessadas a entender melhor as implicações de suas decisões.

Visibilidade e transparência insuficientes entre os departamentos

O sucesso do S&OP depende fortemente da comunicação e colaboração entre os departamentos. Sem uma boa visibilidade das operações em todos os departamentos, as empresas não podem criar planos alinhados com seus objetivos gerais. Por isso, é fundamental facilitar a visibilidade das operações interdepartamentais, mantendo os dados atualizados e garantindo o nível necessário de acesso aos sistemas digitais adequados para todos os envolvidos no processo.

Projeto de Processo Complicado

Paradoxalmente, o design de processo complicado muitas vezes surge de nosso desejo inerente de otimizar as operações e torná-las mais eficientes. A contabilização de todas as exceções e nuances em um S&OP geralmente leva a mais complicações do que eficiências. Em vez de tentar criar um sistema excessivamente complexo que cubra todos os cenários possíveis, priorize o que é essencial para o sucesso e construa sobre essa base. Quaisquer requisitos não essenciais podem ser construídos ao longo do tempo à medida que o processo amadurece. Ao projetar um S&OP, faça da simplicidade uma prioridade.

Falta de tecnologias que apoiem o processo

Para maximizar o potencial de um S&OP, as empresas devem ter acesso a software que possa facilitar a coleta e análise de dados, como sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) ou gerenciamento da cadeia de suprimentos (SCM). Sem essas ferramentas, as empresas carecem da capacidade de avaliar com precisão a demanda do cliente e planejar os recursos.

Três pilares em que seu planejamento de vendas e operações corporativas se baseia

De certa forma, o objetivo final de estabelecer um sólido processo de S&OP não é encontrar o equilíbrio perfeito entre vendas e operações, mas garantir que pessoas, tecnologias e processos estejam tão sintonizados entre si que vendas e operações se alinhem naturalmente.

• Pessoas

Um S&OP bem-sucedido depende da adesão das partes interessadas, do envolvimento multifuncional e da negociação contínua. Obter suporte dos principais tomadores de decisão é vital para criar um processo unificado com todos na mesma página. Um diretor de demanda totalmente investido, junto com outros membros do C-suite, precisa dar um passo à frente e comunicar claramente a visão e um senso de urgência a todos os funcionários relevantes.

• Processos

Em poucas palavras, os processos precisam ser conduzidos por dados. O desenho do processo deve partir de informações quantificáveis ​​e mensuráveis, em vez de um modelo genérico. Um S&OP que agrega valor envolve criar vários cenários e criar estratégias para cada um deles. Mais uma vez, é possível tomar várias decisões de longo prazo com antecedência quando as pessoas certas têm acesso contínuo a ferramentas avançadas de análise.

• Tecnologia

Garantir que seus sistemas de software estejam configurados corretamente e perfeitamente integrados é tão importante quanto definir funções e estabelecer operações. Um S&OP bem-sucedido depende do acesso a dados operacionais em tempo real apresentados em um formato facilmente digerível em uma plataforma. A infraestrutura de tecnologia certa também é um facilitador essencial para uma colaboração frutífera, pois todos tomam decisões com base no mesmo conjunto de entradas.

Agora que discutimos os desafios e identificamos os três pilares do planejamento bem-sucedido de vendas e operações corporativas, é hora de mergulhar nos detalhes da criação de um roteiro de S&OP. Aqui está o seu guia passo a passo sobre como implementar um S&OP que gere resultados tangíveis.

1. Comece com a avaliação

Universal para muitas outras implementações de tecnologia e processo, é essencial criar um entendimento comum da situação 'como está' no início. O estado atual de seus processos deve ser definido qualitativa e quantitativamente. As avaliações qualitativas envolvem a avaliação dos processos e estruturas existentes em sua organização, enquanto as avaliações quantitativas exigem a medição do desempenho das atividades existentes. É tão importante definir a hierarquia do produto quanto pesquisar os principais tomadores de decisão e identificar seus pontos problemáticos.

2. Certifique-se de que seu S&OP esteja alinhado com a estratégia da empresa e os resultados comerciais

Uma vez que o estado atual é devidamente avaliado, é importante vincular os processos de vendas e operações aos objetivos da empresa. Isso deve incluir metas de atendimento ao cliente, objetivos de relacionamento com fornecedores e parceiros, objetivos de preços e recursos de produção/manufatura. A formação de sinapses entre as equipes de vendas, operações e finanças é fundamental para garantir que todos estejam trabalhando em direção aos mesmos objetivos.

3. Alocar funções e responsabilidades

Muitas organizações lutam para liberar o potencial de um S&OP porque não há um entendimento claro de quem faz o quê. Cada parte precisa estar ciente do papel que desempenha em um S&OP. Eles também precisam ser capazes de comunicar regularmente seus insights. Ter funções e responsabilidades bem definidas ajuda a estabelecer a propriedade e a responsabilidade de um S&OP. Isso pode ser aprimorado ainda mais com o estabelecimento de ciclos regulares de relatórios, bem como esboços sobre como utilizar melhor as fontes de dados.

4. Determine as métricas mais significativas para rastrear

Em seguida, você deve tornar um desempenho de S&OP mensurável definindo as métricas mais significativas. Essas métricas devem ser definidas com base nos objetivos gerais do negócio: por exemplo, se o atendimento ao cliente for uma prioridade, os níveis de estoque e as taxas de atendimento de pedidos provavelmente serão rastreados mais de perto do que os custos de produção. Aqui estão alguns outros exemplos de importantes métricas de S&OP.

Precisão da previsão

A precisão de seus ciclos de demanda e produção é uma das métricas mais importantes a serem consideradas, pois comunica o sucesso de seus esforços de planejamento.

Entrega no prazo (OTD) ao cliente

OTD é definido pela proporção de produtos entregues no prazo para o total de entregas feitas em um período específico. OTD indica a eficiência de sua cadeia de suprimentos e está intimamente relacionado com a satisfação geral do cliente.

Aderência ao Plano de Produção

A adesão a um plano de produção reflete o quanto a saída da produção segue a produção planejada. Essa métrica pode ajudar a expor gargalos de produção, diminuir as janelas de entrega e determinar o desempenho do maquinário.

5. Escolha tecnologias e softwares apropriados

De acordo com uma pesquisa da APQC, quase 70% dos profissionais de S&OP consideram a tecnologia uma parte crítica do sucesso das iniciativas de S&OP. Escolher as tecnologias e softwares certos é vital para reunir e analisar informações pertinentes e colher os maiores benefícios do planejamento de vendas e operações.

Computação em Nuvem

Ter recursos de nuvem instalados permite que as organizações coletem, armazenem e analisem facilmente os dados necessários para a tomada de decisões S&OP eficaz. A computação em nuvem também oferece vantagens de escalabilidade em relação às soluções locais tradicionais, tornando mais fácil para as empresas expandir suas necessidades de armazenamento ou ajustar rapidamente a capacidade à medida que as condições de negócios mudam.

Inteligência de Negócios

Em geral, a inteligência de negócios é o componente mais crítico de um S&OP. Ele permite que as organizações rastreiem KPIs, acessem dados importantes no momento certo, melhorem a precisão das previsões, modelem cenários e melhorem a visibilidade dos processos em geral. Com soluções abrangentes de visualização de dados, o BI se torna mais acessível e facilita ainda mais a tomada de decisões orientada por dados.

Inteligência Artificial e Machine Learning

​​A combinação de IA e S&OP pode melhorar significativamente a precisão das previsões e ajudar as organizações a considerar tendências de mercado, padrões de consumo e fatores externos ao tomar decisões. Além disso, a IA pode ser usada para automatizar processos administrativos, como aprovação de pedidos de vendas, permitindo que as equipes de S&OP se concentrem em tarefas mais importantes.

IoT

Incorporar a IoT em um S&OP pode dar às empresas um nível sem precedentes de detalhes e visibilidade de suas operações. Com a IoT, as empresas podem monitorar remotamente os níveis de estoque em vários locais, rastrear a entrega e planejar proativamente a demanda futura. Na maioria dos casos, a adoção da IoT geralmente exige uma infraestrutura tecnológica exclusiva, e é por isso que muitas organizações optam pelo desenvolvimento de aplicativos corporativos personalizados. Isso permite que as empresas integrem a IoT com outras tecnologias em um único sistema.

ERP e SCM

Os sistemas ERP e SCM são fundamentais para o planejamento de vendas e operações empresariais, pois garantem uma visão abrangente de todo o processo da cadeia de suprimentos. As soluções de ERP permitem que as organizações rastreiem a demanda e otimizem o gerenciamento de estoque, gerenciem pedidos e entregas de clientes, integrem operações de logística e monitorem os custos de transporte. Os sistemas SCM fornecem às organizações informações importantes sobre os tempos de ciclo do pedido ao pagamento, prazos de entrega do produto e desempenho de entrega. Essencialmente, ERP e SCM reúnem dados cruciais de demanda e fornecimento que são essenciais para o sucesso de um S&OP.

6. Aproveite a consultoria de S&OP

Repleto de muitas complexidades, a implementação do S&OP não deve ser tomada de ânimo leve. Muito pelo contrário, é um componente integral da transformação de negócios habilitada pela tecnologia que permite que as organizações obtenham economias de escala, gerem eficiência e aumentem a satisfação do cliente. Para garantir o sucesso de uma iniciativa, é fundamental trabalhar com um parceiro confiável de consultoria e tecnologia de S&OP que o orientará em todas as etapas.

Crie resiliência em tempos de turbulência com um S&OP bem pensado

Ter um processo de S&OP eficaz ajuda as organizações a obter melhor visibilidade de sua cadeia de suprimentos, reduzir custos e tomar decisões informadas por dados, em vez de simples palpites. Com as estratégias e tecnologias certas para gerenciar a incerteza devido a fatores externos, como pandemias ou mudanças nas regulamentações, as empresas poderão permanecer ágeis e resilientes diante das mudanças.

Em última análise, um S&OP bem planejado contribui para o sucesso geral de uma organização. Para obter o máximo de benefícios das iniciativas de S&OP, uma empresa deve abordar todos os principais componentes descritos acima e implementar soluções de tecnologia apropriadas que permitam uma tomada de decisão eficiente em todos os níveis da organização.

A versão original deste artigo pode ser encontrada aqui.