Como melhorar o processo de faturamento? 8 ótimas ideias para faturar melhor

Você sabe como melhorar o processo de faturamento? Tem que ser tão demorado e trabalhoso? O processo de faturamento parece ser difícil, principalmente se você não teve contato prévio com o assunto. No entanto, verifica-se que todo o processo pode ser bastante facilitado pelas ferramentas que permitem a emissão independente de faturas. Graças a essas ferramentas você ganha mais tempo e, o que é mais importante, acelera os processos de fluxos financeiros. Como você pode melhorar o processo de faturamento? Para descobrir leia o artigo e utilize o checklist desenvolvido por nós.

Como melhorar o processo de faturamento? - índice:

1. Defina suas próprias condições
2. Colete todas as informações
3. Emitir uma fatura após a conclusão do trabalho
4. Use modelos prontos
5. Corrija possíveis erros
6. Automatize o processo de faturamento
7. Fique atento aos prazos de pagamento
8. Use um aplicativo para otimizar o processo de faturamento

Defina suas próprias condições

Pode surpreendê-lo, mas mesmo um pequeno esforço feito durante a etapa de envio de ofertas aos clientes pode facilitar significativamente o processo de faturamento. Como isso é possível? Uma apresentação clara e transparente das questões financeiras desde o início ajuda a evitar mal-entendidos desnecessários mais tarde. Um cliente deve saber exatamente quanto e quando deve pagar no momento de aceitar sua oferta.

Decida se você faz suas liquidações com base nas horas trabalhadas ou com base em todo o projeto e especifique o prazo de pagamento. Se você conceder descontos para pagamentos anteriores, você deve informar seus clientes no início. Avise seus clientes sobre as taxas de juros para pagamentos em atraso. Deixe-os saber, quando é o seu dia de emissão de faturas. Quanto mais informações sobre pagamentos estiverem disponíveis no início da cooperação, menos dúvidas durante o pagamento seu cliente terá.

Lembre-se de manter a forma escrita de todos os arranjos. Qualquer forma escrita, mesmo um e-mail ou uma mensagem de um mensageiro instantâneo, é suficiente. E se você esqueceu de definir claramente suas condições - basta fazê-lo antes de emitir sua fatura. Assim você evitará perguntas desnecessárias após o envio da fatura. Explicar todos os mal-entendidos leva tempo, o que significa que você pode receber seu pagamento somente depois de discutir todas as questões relacionadas.

Colete todas as informações

Antes de emitir a fatura verifique se possui todas as informações necessárias para este processo. Há informações que devem ser incluídas em cada fatura. Nenhum item pode faltar. Você vai precisar de:

• Nome e apelido do cliente (o nome da empresa é opcional)
• Endereço do cliente (físico e e-mail)
• Número de telefone do cliente (não é essencial mas facilita o contacto)
• Número de identificação fiscal do cliente
• Forma de pagamento escolhida
• Data de emissão da fatura
• Valor da fatura
• Descrição da posição na fatura
• Outras informações importantes para o cliente

Ter esse conjunto de informações já coletadas no processo de faturamento não deve levar muito tempo. Por que é benéfico coletar todas as informações antes do processo de faturamento? Quando você tem todas as informações em mãos, não precisa procurá-las durante o faturamento, o que significa que pode permanecer no fluxo.

Emitir uma fatura após a conclusão do trabalho

Logo após o seu trabalho, você ainda se lembra de todos os detalhes da comissão. Você sabe exatamente o que estava nas ordens ou no acordo. Isso permitirá que você crie uma descrição precisa na fatura. Mesmo que você tenha uma memória muito boa, não é uma boa ideia adiar o processo de faturamento para uma data posterior.

O faturamento deve ser imediato, caso contrário seu cliente pode pensar que você não espera necessariamente um pagamento rápido. Além disso, qualquer atraso no faturamento pode dificultar todo o processo devido ao acúmulo de documentos – você terá que passar o dia inteiro processando-os.

O processamento contínuo de documentos não apenas permite a distribuição uniforme da carga de trabalho, mas também diminui o risco de omissão de qualquer fatura. As faturas eletrônicas são superiores em muitos aspectos – você pode emiti-las a qualquer momento, mesmo durante o fim de semana, e enviá-las imediatamente para o correio eletrônico do seu contratante. As versões em papel das faturas devem ser impressas e enviadas como cartas pelo correio tradicional durante um dia útil.

Use modelos prontos

Alguns dos processos são repetitivos. O processamento de faturas é um deles. A forma das faturas está definida na lei, pelo que a maioria dos elementos da fatura permanecem inalterados. Em vez de pensar nos elementos de suas faturas, use modelos prontos.

Cada modelo pronto de fatura deve conter o espaço para todos os detalhes necessários – nada pode ser perdido. Basta preencher os espaços em branco e sua fatura está pronta. Nesta fase do processo, seu banco de dados com os detalhes necessários será particularmente útil. Normalmente, o modelo pode ser ajustado ao caráter de sua atividade. Existem muitos tipos de modelos para você escolher. Alguns deles são muito tradicionais e oficiais, outros mostram design interessante, ou sua forma é focada na transparência. Para ajustar o modelo às suas próprias necessidades, você pode adicionar o logotipo da sua empresa ou usar cores associadas à sua marca.

Corrija possíveis erros

O uso de modelos permite evitar a maioria dos possíveis erros. Os modelos geralmente incluem todos os elementos necessários de uma fatura. Ainda assim, erros podem ocorrer a qualquer momento. Antes de enviar seu documento ao cliente verifique-o cuidadosamente e lembre-se de comparar sua fatura com o pedido ou o contrato. É melhor verificar todos os detalhes antes de enviar a fatura ao cliente, em vez de fazer faturas corretivas, o que resulta em mais tempo de espera pelo pagamento.

Automatize o processo de faturamento

A maioria das operações pode ser feita com o uso de software de computador. O computador também pode ajudar no processamento de faturas. Você pode criar seu próprio banco de dados de clientes – você precisa inserir os dados no sistema apenas uma vez para poder usá-los mais tarde e novamente. Um bom software de faturamento ajuda a evitar erros durante o processo de faturamento.

A automatização do processo de faturação é particularmente útil para faturas recorrentes. Por quê? Você tem os dados do mesmo cliente, o valor e a descrição, tudo o que você precisa fazer é definir a data ou a frequência dos pagamentos e o programa fará o resto. É ainda mais fácil no caso de notas fiscais eletrônicas – o software pode emitir e enviar uma nota fiscal para o cliente. É uma grande melhoria no processamento de faturas.

Fique atento aos prazos de pagamento

O processo de faturação inclui não só a emissão de uma fatura e envio ao cliente, mas também a garantia do pagamento atempado . É a última ação em todo o processo de faturamento, mas ainda não a menos importante. É muito benéfico estar sempre atento aos prazos de todos os pagamentos.

Às vezes, após a data do pagamento, você ainda não tem dinheiro em sua conta. Você pode enviar um lembrete gentil ao cliente – o tato e a polidez são muito importantes aqui. O cliente tem o direito de pagar no último momento e mesmo um pequeno atraso não pode ser motivo de uma reprimenda severa. É melhor manter boas relações com os clientes, mesmo que você tenha que afirmar seus interesses.

Use um aplicativo para otimizar o processo de faturamento

Para otimizar o processo de faturamento, use o aplicativo de fatura – ajuda a acompanhar todas as políticas listadas acima. Normalmente, o aplicativo possui funcionalidades como templates prontos, banco de dados de clientes e módulo de endereçamento.

Aplicativo para faturamento ajuda a evitar erros numéricos graças à automatização dos cálculos. Funcionalidades adicionais permitem faturamento recorrente, envio de lembretes e acompanhamento de status de pagamentos ou até mesmo envio de cobranças a devedores.

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Autor: Andy Nichols

Um solucionador de problemas com 5 graus diferentes e infinitas reservas de motivação. Isso o torna um perfeito empresário e gerente de negócios. Na busca por colaboradores e parceiros, a abertura e a curiosidade pelo mundo são qualidades que ele mais valoriza.

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