Como fazer chamadas comerciais bem-sucedidas e automatizá-las

Aprender a agendar todas as chamadas de negócios com sucesso é crucial para profissionais e empresas que buscam maximizar a produtividade e a eficiência.

Este artigo investiga diferentes abordagens para simplificar as ligações de vendas, organizar reuniões e supervisionar as comunicações por telefone.

Desde a compreensão de suas necessidades comerciais específicas até a configuração e monitoramento de seu sistema telefônico, detalharemos tudo passo a passo.

Então, sem mais delongas, vamos direto ao que interessa!

5 etapas para um melhor sistema de chamadas de negócios

1. Entenda as necessidades do seu negócio
2. Escolha o sistema de telefone comercial virtual certo
3. Configure seu sistema telefônico comercial virtual
4. Automatize suas chamadas comerciais
5. Monitore o desempenho do sistema telefônico

1. Entenda as necessidades do seu negócio

Para agendar com sucesso todas as chamadas de negócios, é crucial primeiro entender suas necessidades de negócios específicas.

• Identifique seus chamadores

Diferentes empresas têm diferentes tipos de chamadores: clientes, parceiros, fornecedores ou membros da equipe. Identificar quem ligará ajuda a adaptar um sistema de agendamento de chamadas que atenda às suas necessidades e preferências.

Por exemplo, se a maioria de seus chamadores são clientes internacionais, o World Clock Meeting Planner pode ajudar a encontrar horários adequados para todos os envolvidos.

• Estabeleça seus objetivos

Definir metas claras para o agendamento de chamadas permite que você priorize as tarefas de forma eficaz e aloque os recursos de acordo.

Alguns objetivos comuns incluem reduzir chamadas perdidas, melhorar as taxas de satisfação do cliente ou simplificar os processos de comunicação interna nas equipes.

• Determine seus recursos

  • Disponibilidade da equipe : avalie quantos membros da equipe atendem as chamadas recebidas.
  • Restrições orçamentárias : considere quaisquer limitações financeiras comparando os vários planos dos provedores de serviços.
  • Infraestrutura técnica : avalie sua infraestrutura técnica existente para garantir a compatibilidade com o sistema de telefone comercial virtual escolhido.

A consideração desses fatores o ajudará a desenvolver uma compreensão abrangente das necessidades de sua empresa, o que é essencial para o agendamento bem-sucedido de todas as chamadas usando um sistema telefônico comercial virtual.

Fonte: Shutterstock

2. Escolha o sistema de telefone comercial virtual certo

Para agendar com sucesso todas as chamadas de negócios, é crucial selecionar um sistema de telefone comercial virtual que atenda às suas necessidades e requisitos específicos.

• Considere recursos e benefícios

Ao avaliar diferentes sistemas telefônicos comerciais virtuais , concentre-se nos recursos que eles oferecem e que sejam relevantes para as necessidades de sua organização. Principais aspectos a considerar:

• Opções de roteamento de chamadas : Garanta que o sistema possa rotear chamadas com eficiência com base na hora do dia ou na disponibilidade do agente.
• Integração com outras ferramentas : verifique se o sistema se integra perfeitamente com aplicativos de calendário populares, como o Google Calendar ou o Microsoft Outlook, para facilitar o agendamento.
• Recursos analíticos : um excelente sistema de telefonia virtual deve fornecer informações sobre tendências de volume de chamadas, chamadas perdidas e métricas de desempenho do agente.
• Suporte a aplicativos móveis : certifique-se de que um aplicativo móvel amigável esteja disponível para gerenciar chamadas enquanto você estiver fora de sua mesa.

• Compare preços e planos

Diferentes provedores podem oferecer várias estruturas de preços, dependendo do número de usuários ou dos minutos incluídos por mês.

Reserve um tempo para comparar os preços de vários fornecedores para encontrar um que se encaixe no seu orçamento e, ao mesmo tempo, fornecer a funcionalidade necessária.

Por exemplo, explore opções como RingCentral , que oferece planos de preços flexíveis para empresas de tamanhos variados.

• Leia comentários e depoimentos

Antes de se comprometer com um sistema de telefone comercial virtual específico, leia as avaliações e depoimentos de outros usuários para obter informações valiosas sobre possíveis problemas ou limitações.

Sites como G2 e Capterra oferecem avaliações geradas por usuários, permitindo que você tome decisões informadas com base em experiências do mundo real.

Em suma, escolher o sistema de telefone comercial virtual certo é vital para garantir o agendamento bem-sucedido de todas as suas chamadas comerciais.

Fonte: Shutters tock

3. Configure seu sistema telefônico comercial virtual

Depois de identificar o sistema de telefone comercial virtual mais adequado para sua empresa, é hora de começar a configurar e estabelecer o sistema para garantir o agendamento tranquilo de todas as chamadas.

• Crie uma conta e escolha um plano

Primeiro, crie uma conta com o provedor selecionado para começar a configurar seu sistema telefônico comercial virtual.

Durante esta etapa, revise cuidadosamente os planos disponíveis e as opções de preços para encontrar um que esteja de acordo com suas restrições orçamentárias e requisitos de recursos.

• Definir configurações e preferências

Depois de escolher um plano adequado, prossiga definindo várias configurações na interface do sistema de telefone comercial virtual.

• Encaminhamento de chamadas : defina regras para direcionar as chamadas recebidas para membros ou departamentos específicos da equipe com base em critérios como identificador de chamadas ou hora do dia.
• Mensagens de saudação : grave saudações personalizadas que são tocadas quando os chamadores alcançam sua linha principal antes de serem roteados de acordo.
• Menus de voz (IVR) : Crie menus de resposta de voz interativos, permitindo que os chamadores naveguem pelas opções usando o teclado ou comandos de voz.
• Preferências de agendamento : determine o horário de disponibilidade para chamadas recebidas.

Essas configurações ajudarão a garantir uma experiência tranquila e profissional para seus chamadores e membros da equipe.

• Conecte-se a outros serviços

Se o seu sistema telefônico comercial virtual oferece integração com outros serviços, como software de CRM ou aplicativos de calendário, utilize essas conexões para agilizar ainda mais os processos de agendamento de chamadas.

Fazer isso pode economizar tempo e também diminuir possíveis erros que podem surgir da entrada manual de dados.

Configurar seu sistema telefônico comercial virtual é essencial para garantir que você gerencie com eficiência todas as suas chamadas.

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4. Automatize suas chamadas comerciais

Agendar suas chamadas de negócios pode ser muito fácil usando as ferramentas e estratégias certas.

• Automatize os processos de agendamento com ferramentas de software

O uso de ferramentas de software como Calendly , POWR Appointments , Acuity Scheduling ou ScheduleOnce pode ajudar a simplificar o agendamento de compromissos e o gerenciamento de agendamentos de chamadas.

Essas plataformas permitem que clientes ou colegas reservem horários com base na sua disponibilidade e também oferecem integrações com sistemas populares de telefonia comercial virtual.

• Utilize a integração de calendário para um agendamento perfeito

A integração do calendário garante que todos possam acessar informações precisas sobre o compromisso e minimiza o risco de conflitos de agendamento .

Felizmente, a maioria dos sistemas telefônicos comerciais virtuais oferece opções de integração com aplicativos de calendário populares, como Google Calendar, Microsoft Outlook ou Apple iCal.

• Aproveite os lembretes automatizados para melhorar a eficiência

Na era de hoje, a maioria dos sistemas de telefone comercial virtual oferece recursos de lembrete integrados que permitem que você personalize seus lembretes.

A utilização de lembretes automatizados por meio de notificações por e-mail ou SMS pode ajudar a reduzir não comparecimentos e cancelamentos de última hora. Para fazer isso, consulte os recursos de suporte corretos para obter orientação.

Ao implementar essas estratégias e usar um sistema de telefone comercial virtual confiável, você estará bem equipado para gerenciar sua programação de chamadas sem problemas.

5. Monitore o desempenho do sistema telefônico

Monitorar o desempenho de seu sistema telefônico comercial virtual é essencial para garantir sua eficácia e fazer melhorias conforme necessário.

• Rastreie o volume de chamadas e os padrões de uso

É crucial rastrear o volume de chamadas e os padrões de uso ao longo do tempo. Você pode usar ferramentas de análise de dados integradas da maioria dos sistemas de telefonia comercial virtual ou aplicativos de terceiros, como CallRail, para coletar esses dados.

• Analisar dados

A análise de dados é crucial ao monitorar o desempenho de um sistema telefônico comercial virtual, considerando que ajuda a descobrir áreas de melhoria ou crescimento.

Algumas métricas importantes a serem analisadas incluem tempo médio de espera, tempo médio de conversação e taxa de abandono de chamada.

Você também pode usar a análise de dados para identificar consultas de clientes e tendências de preferências. Ao usar a percepção obtida das consultas e preferências dos clientes, as empresas podem otimizar suas operações para atender melhor às necessidades dos clientes.

• Ajustar configurações

Depois de identificar as áreas de melhoria ou crescimento por meio da análise de dados, é essencial ajustar as configurações de seu sistema de telefone comercial virtual de acordo.

Aqui estão alguns possíveis ajustes:

• Altere as regras de roteamento para garantir que os membros da equipe mais apropriados recebam suas chamadas
• Ajuste a música de espera ou as opções de mensagens se os clientes expressarem insatisfação com esses elementos.
• Incorpore recursos adicionais como sistemas de atendimento automático ou resposta de voz interativa (IVR) para aprimorar as experiências do chamador.

O monitoramento regular permitirá que você otimize continuamente o desempenho do seu sistema telefônico comercial virtual ao longo do tempo, garantindo uma experiência positiva tanto para os chamadores quanto para os funcionários.

Ficar ciente dos avanços no campo da tecnologia é essencial para acompanhar o progresso e fazer melhorias adicionais conforme necessário.

Fonte: Shutterstock

Como profissional, agendar ligações comerciais é essencial para o seu trabalho. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a dominar a tarefa com sucesso.

5 etapas para agendar com sucesso todas as chamadas comerciais

1. Identificar participantes e disponibilidade
2. Escolha o melhor horário
3. Use aplicativos de calendário ou aplicativos de agendamento de reuniões
4. Enviar convites
5. Respeite os limites pessoais

1. Identifique os participantes e a disponibilidade

Você pode usar software de agendamento ou ferramentas de integração de calendário para facilitar esse processo.

Antes de agendar uma chamada, identifique todos os participantes e sua disponibilidade. Isso ajudará você a encontrar um horário adequado para todos os envolvidos.

2. Escolha o melhor horário

O melhor horário para fazer ligações comerciais é entre 9h e 17h no fuso horário local do destinatário.

No entanto, pode variar dependendo das preferências individuais e horários de trabalho. Considere o uso de conversores de fuso horário ao agendar chamadas internacionais.

3. Use aplicativos de calendário ou aplicativos de agendamento de reuniões

Você pode agendar chamadas utilizando aplicativos de calendário como Google Calendar ou Microsoft Outlook para criar eventos com datas e horários específicos.

Você também pode usar aplicativos agendadores de reuniões dedicados, que ajudam a automatizar a localização de horários mutuamente convenientes para todos os participantes.

4. Envie convites

Depois de identificar os participantes e escolher um horário adequado, envie convites com data, horário e informações de discagem para garantir que todas as partes sejam informadas.

5. Respeite os limites pessoais

Ligue para os clientes antes das 8h no fuso horário local se eles tiverem solicitado especificamente um horário de contato anterior. Respeitar os limites das pessoas e manter o profissionalismo durante o horário de trabalho é essencial.

Seguindo essas dicas, você pode agendar com sucesso todas as suas ligações comerciais e garantir que todos estejam informados e disponíveis. Chamada feliz!

Conclusão

Em conclusão, o agendamento bem-sucedido de todas as chamadas de negócios exige que você entenda completamente as necessidades do seu negócio, escolha o sistema de telefone virtual certo, configure-o adequadamente e aproveite as ferramentas de automação para simplificar o processo de agendamento.

Certifique-se de monitorar o desempenho ao longo do tempo para fazer ajustes e otimizar a eficiência.

No Messaging Service, oferecemos um sistema de telefone virtual confiável e acessível com recursos como agendamento automatizado e lembretes.

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