Como fazer uso da inteligência financeira de negócios? Benefícios (não) óbvios revelados

O que os departamentos financeiros certamente têm em abundância são dados. Ele vem de todos os lugares: planilhas, faturas, lançamentos contábeis e outros enfeites. Um verdadeiro tesouro, certo? Infelizmente, muitos dados por si só não garantem que você consiga desbloquear todo o seu potencial oculto. A Forrester relata que até 73% dos dados corporativos não são utilizados para análise. Então, o que pode ser feito para mudar o status quo? Financial Business Intelligence atende às necessidades dos líderes financeiros de modelagem dinâmica, análise holística de dados e planejamento preciso.

O que há de tão errado com planilhas?

Muitos CFOs ainda não estão prontos para trocar Excel por ferramentas de BI em finanças, guiados pela lógica de não mexer em um sistema que já funciona. Mas não é? As planilhas são usadas para manter registros e realizar análises de dados há tanto tempo que nem se questiona se valem a pena ou não.

No entanto, existem muitas razões pelas quais você não deve mais confiar em soluções cultivadas em musgo e considerar explorar novas alternativas.

Uma das principais razões para isso é a suscetibilidade a erros humanos. De acordo com vários estudos, 9 em cada 10 planilhas contêm erros, o que não é surpreendente, dada a entrada manual de dados. Mesmo algo tão pequeno quanto um ponto decimal mal colocado pode levar a enormes distorções contábeis.

Outro problema com planilhas é que elas fornecem uma visão estática dos dados, então colocá-las para trabalhar em processos complexos e dinâmicos é uma ideia bastante inútil. Uma visão de negócios holística não pode caber em demonstrações financeiras secas e relatórios de final de mês – traduzi-los em insights é uma tarefa dolorosa.

As constantes mudanças no cenário financeiro deixam as empresas sem escolha a não ser avaliar rapidamente essas alterações e agir sobre elas. Nessas condições, ignorar uma grande quantidade de dados armazenados em seus sistemas corporativos não é apenas imprudente, mas pode ser devastador. A questão é: você pode aproveitar os dados bloqueados em planilhas? Percorrer centenas de páginas de relatórios tradicionais dificilmente é uma boa maneira de obter controle sobre seus números.

Além disso, o processamento manual de números leva muito tempo, o que, além de ocupar o precioso tempo de seus funcionários, leva à incapacidade de tomar decisões informadas rapidamente.

Os funcionários podem passar de 3 a 5 dias por mês preenchendo algumas planilhas malucas do Excel. E então, há o controle de versão, que, depois de alterar um único dígito ou mover arquivos de trabalho para outras pastas compartilhadas, ou depois de compartilhar um arquivo de apresentação final com alguns links para os arquivos de trabalho, envolve a execução de uma dúzia de outros arquivos para garantir que tudo se encaixe. Mas e se as especificidades do seu negócio exigirem que você tome decisões bem informadas com mais frequência do que mensalmente ou mesmo semanalmente? Ao mesmo tempo, ninguém está imune ao caso de força maior, que não é agendado e exige ações imediatas.

— Maxim Hayan, sócio financeiro

Por fim, as planilhas não se correlacionam com o processo de planejamento, tornando difícil para o departamento financeiro obter uma perspectiva clara da situação atual e tomar ações voltadas para o futuro.

Realização de análises planejadas versus reais, cálculo de variância, extrapolação de dados – tudo isso é muito desafiador de se fazer no Excel. Basta mudar o menor detalhe para que tudo desmorone instantaneamente. Além disso, é incrivelmente inconveniente. Se você usa tabelas dinâmicas, elas tendem a se sobrepor, então é difícil imaginar como elas serão de fato. Não é de admirar que adicionar dados para novas análises ou períodos de relatório em arquivos do Excel e ajustar todas as tabelas e gráficos dinâmicos se tornem totalmente desencorajadores.

— Maxim Hayan, sócio financeiro

As explicações acima sobre por que as planilhas atrapalham o trabalho do departamento financeiro já são suficientes para se inclinar para o BI em finanças. Esta tecnologia é capaz de coisas extraordinárias. Continue lendo para saber mais sobre como ele conduz as tarefas financeiras e contábeis e o que exatamente torna o Business Intelligence tão atraente para os serviços financeiros.

Por trás das belas imagens: um olhar detalhado sobre os benefícios do Business Intelligence financeiro

Há uma opinião de que BI é antes de tudo uma forma de apresentar dados. No entanto, a visualização excelente está longe de tudo o que o Business Intelligence financeiro pode oferecer. Para ser claro, os recursos visuais são apenas um recurso interessante em comparação com outro tipo de valor que essa tecnologia traz para sua organização.

Se fosse apenas uma questão de visualização, não seria o ponto de discórdia. Por exemplo, os recursos de modelagem do Excel também permitem a apresentação de tabelas e gráficos. No entanto, em comparação com os aplicativos de Business Intelligence em finanças, seus limites, como restrições de tamanho de dados, funções colaborativas ruins e outros, são bastante significativos.

O que os departamentos financeiros clamam é algo mais rápido, algo 'clique de um botão' para obter atualizações em pouco tempo, algo como ferramentas de BI para finanças.

1. Envolvimento profundo das partes interessadas

A vantagem incomparável dos serviços financeiros de BI é que eles fornecem um envolvimento genuíno das partes interessadas no “processo”, ou seja, planejamento de longo prazo, orçamento, previsão e comparação com a realidade. Por exemplo, se um gerente de filial tem uma compreensão clara entre uma entrada (certos índices, planos para volumes de vendas, etc.) e uma saída, isso permite conversas mais eficazes dentro do departamento. Com ferramentas de BI de autoatendimento, como Power BI, Tableau ou Qlik, as dúvidas que surgem nas reuniões são abordadas e respondidas imediatamente — não há necessidade de voltar aos analistas para preparar outro relatório e adiar a discussão para a próxima.

Além disso, o acesso a soluções de BI por meio de dispositivos móveis e tablets também aumenta o engajamento das partes interessadas – tornando a análise de dados mais acessível; Qualquer hora, qualquer lugar.

2. Tempo economizado. Muito disso

Já se foi o tempo em que as empresas não tinham outra alternativa a não ser usar vários arquivos do Excel, combinando-os e filtrando-os manualmente para obter uma imagem abrangente dos dados. Agora, a alternativa está aqui e é o Business Intelligence em finanças, que proporciona uma preparação de relatórios incomparavelmente mais rápida. Em vez de quase uma semana para compilar os dados, não leva mais do que uma xícara de café e libera vários dias inteiros para o trabalho intelectual.

Junte isso ao fato de que existem algumas empresas em que você não pode esperar até o final do mês para tomar uma decisão. Por exemplo, se você está lidando com bens de consumo rápidos, para sobreviver, você precisa manter o dedo no pulso e ficar de olho em seus concorrentes. Caso contrário, suas análises são inúteis.

O BI permite que você veja e compreenda rapidamente dados operacionais, como, digamos, os resultados de campanhas de marketing. A contribuição acabou sendo o dobro do investimento? Perfeito! Tudo o que você precisa fazer é analisar exatamente o que causou isso e seguir em frente na mesma direção. Já uma campanha no vermelho serve como um sinal óbvio para mudar a estratégia ou, pelo menos, fazer alguns ajustes. Também existem coisas como rastrear itens com vendas ruins ou com margens baixas. É difícil fazer isso no Excel, especialmente se você tiver dez, quinze ou vinte mil posições no sortimento.

— Maxim Hayan, sócio financeiro

3. Localização consolidada para seus dados

Imagine quanto mais valor um departamento financeiro pode trazer analisando os dados e oferecendo soluções, em vez de gastar eras lutando pelas informações sobre operações, cadeia de suprimentos, RH, compras, vendas e, bem, o que você quiser. Graças a um sistema de BI em grande escala, os dados de toda a empresa e além – falando em Big Data – são reunidos em um só lugar.

Existem empresas que precisam extrair dados de todo um conjunto de sistemas díspares, o que por si só é uma dor, sem mencionar que alguns desses sistemas podem estar desatualizados. A reengenharia completa do software legado levará anos e custará milhões. Portanto, trabalhar com dados é feito de todas as formas possíveis: alguém usa FTP para transferir arquivos, outros carregam arquivos CSV em determinadas pastas... Mas e se a pasta for alterada ou a equipe de TI reiniciar o servidor? Não é à toa que a saída está bagunçada. Enquanto isso, um sistema de BI completo e bem projetado ajuda a organizar esses dados corretamente com um data warehouse ou data lake e um processo ETL em um só lugar.

— Maxim Hayan, sócio financeiro

Com o Business Intelligence para um departamento financeiro, os funcionários têm a capacidade de incorporar rapidamente novos dados ao data warehouse e interagir com todas as informações necessárias em um local sem precisar pesquisar dados adicionais. Imagine que você pode ter todas as suas fontes diferentes, como a Web, SQL Server, Excel e arquivos simples, afunilados em uma solução pré-configurada, onde esses dados são armazenados, processados ​​e visualizados.

Não há mais necessidade de fazer malabarismos com dezenas de guias abertas e relatórios separados para contar uma história. Quaisquer que sejam os dados que você deseja reunir, o software de BI permite que você faça isso sem problemas. Para obter mais detalhes, basta detalhar o relatório de origem.

4. Autossuficiência

O problema pode até não ser reunir dados de diferentes fontes. Você pode ter um data warehouse e uma equipe de desenvolvimento interna dedicada a ajudar os usuários com relatórios gerenciais. Mas isso ainda não o impedirá de passar por todos os círculos do inferno da TI corporativa enquanto elabora os termos de referência quantas vezes forem necessárias para que suas necessidades sejam compreendidas, e você ainda pode acabar com algo que não t funcionar totalmente. O BI em finanças, por outro lado, ajuda você a liberar todo o potencial de seus dados – do tipo que você nunca soube que tinha – sem envolver o departamento de TI.

5. Gestão financeira eficaz

Ao fornecer análises de negócios financeiros robustas em painéis, o BI torna o gerenciamento financeiro mais eficiente em todas as frentes.

• Gerenciamento de fluxo de caixa

O fluxo de caixa é crucial em condições não ideais nas quais os negócios atuais precisam funcionar – quando uma crise é seguida por outra. Alguns clientes pedem prazos maiores, outros apenas atrasam os pagamentos... Com o BI, você terá visibilidade do seu fluxo de caixa e fará previsões precisas para melhorar sua saúde.

Muitas vezes, as empresas vão à falência não porque não são lucrativas, mas porque têm um déficit de caixa. A gestão do fluxo de caixa é a principal prioridade para qualquer CFO. Dessa forma, todas as empresas que trabalham sob encomenda e onde o ciclo de produção é longo o suficiente provavelmente não poderão prescindir dos serviços financeiros de BI.

— Maxim Hayan, sócio financeiro

Por exemplo, com o relatório Visão geral de caixa no Power BI, você terá uma noção das entradas e saídas na moeda do sistema, saldo bancário total e saldo por uma entidade legal, saldo real versus previsto de hoje e muito mais. Enquanto isso, a própria previsão de fluxo de caixa permite que você entre em mais detalhes e obtenha resumos diários de previsões.

• Gerenciamento de receita

As questões de missão crítica, como o que, quando e quem vender, bem como qual preço definir, podem ser respondidas com mais facilidade e precisão quando os dados são coletados, interpretados e visualizados por um sistema de BI financeiro.

Business Intelligence oferece uma análise de 360 ​​graus de preços, estoque, campanhas promocionais e lançamentos de produtos. O gerenciamento de receita orientado por BI ajuda empresas de uma ampla variedade de setores a manter as luzes acesas e atingir a lucratividade desejada. Tomemos, por exemplo, cadeias de hotéis que usam BI para determinar tarifas ideais de quarto, previsão de reserva, necessidades de pessoal, níveis de estoque e outros recursos para evitar problemas com compras e pessoal durante períodos de baixa temporada e alta temporada.

• Gerenciamento de despesas

Para qualquer organização que queira permanecer no negócio, é importante pagar as contas em dia, o que não pode ser feito sem um gerenciamento de despesas adequado. Mas o que o torna assim? O BI, entre outras coisas, é projetado para acompanhar as despesas da empresa. Ele permite que as empresas substituam pilhas de recibos e planilhas por painéis perspicazes para obter uma visão holística dos gastos da equipe, garantir a conformidade com as políticas de despesas e acompanhar as tendências de T&E.

A decisão de usar um software especial para gerenciar os custos da empresa está se tornando ainda mais eficaz quando reforçada com painéis programados e envio de relatórios por e-mail. Essas táticas ajudam os gerentes a ficar de olho em seus funcionários, configurar alertas e notificações para gerenciar despesas em tempo hábil e conectar ferramentas de BI aos sistemas de despesas, cobrança e reservas de viagens online da sua organização.

6. Previsão precisa

Graças aos aplicativos de Business Intelligence em finanças, você pode reunir o plano e o fato em um nível de lógica de negócios, em uma única ferramenta. E se essa ferramenta também é capaz de mostrar em que consiste um fato e por que é assim; não tem preço.

Digamos que você configurou uma unidade de negócios, então você teve que comprar licenças SAP extras, ou um novo local de produção foi adicionado, o que exigiu infraestrutura adicional. Depois de um tempo, tudo fica esquecido – você pode, é claro, desenterrar a apresentação do orçamento para o período necessário, mas é muito mais conveniente, confiável e rápido apenas clicar na célula com o número, onde haverá uma nota com o nome da pessoa que o adicionou e a data em que foi feito.

Se o plano for diferente do fato, você pode fazer um detalhamento para ver a que se devem as discrepâncias. Os dados ficam disponíveis: você pode fazer síntese e análise sem precisar procurar alguns e-mails, passar pelas tabelas ou chamar um controlador.

7. Relatórios sem falhas

A tarefa manual impensada de copiar e colar números é propensa a erros e pode minar a confiança em seus dados financeiros. Felizmente, todo esse trabalho pesado pode ser feito para você pelo Business Intelligence financeiro. A utilização de software de BI para acesso direto a dados e automação de relatórios economiza tempo, dinheiro e, mais importante, reputação como especialista, que “leva décadas para construir e cinco minutos para perder”.

Além disso, o BI traz mais credibilidade aos dados, diferenciando entre dados bons e ruins. A análise adequada só é possível quando os dados são de qualidade decente. É por isso que não basta simplesmente coletar informações. O processo de ETL, que está no centro dos sistemas de BI, é projetado para garantir a boa qualidade dos dados no warehouse por meio da padronização e remoção de duplicatas.

Além disso, a integridade dos dados pode ser mantida realizando auditorias regulares ou trabalhando com especialistas em dados confiáveis ​​que sabem exatamente quais etapas devem ser seguidas para otimizar a qualidade dos dados.

8. Visibilidade de toda a organização

O que um CFO mais precisa é de um balcão único para todas as informações financeiras. Armados com painéis calibrados que rastreiam dados em toda a empresa, os C-suites podem detalhar os relatórios para encontrar respostas para quaisquer perguntas relacionadas a finanças. Como se comparam os custos de produção de unidades semelhantes em diferentes empresas? Nossos volumes de produção são diferentes em relação ao mesmo período do ano passado? Quais são os drivers das variações? Como nosso desempenho corresponde à previsão e orçamento? Quais são os itens lentos que devem ser eliminados da cadeia de suprimentos? Falando nisso, o BI faz um ótimo trabalho cobrindo essa parte do negócio.

Agora, responder a essas perguntas é brincadeira de criança. E, além disso, ficou muito mais fácil explicar a correlação entre os números para os trabalhadores não financeiros.

— Nastassia Naruta, controladora financeira de um fabricante alemão de eletrodomésticos premium

9. Dados consumíveis

A análise de negócios financeiros nunca foi tão clara quanto a tecnologia de BI. Padrões e tendências ocultos, conexões não óbvias, oportunidades despercebidas e ameaças subestimadas – tudo vem à tona instantaneamente quando refletido em um painel. Além de apresentar conceitos complexos em um formato digerível, a visualização de dados robusta democratiza os dados e comunica insights em toda a organização, determinando por que ela está funcionando de uma determinada maneira e o que você pode fazer para melhorar os números.

Dessa forma, as ferramentas de BI para finanças são um componente indispensável de qualquer empresa moderna para analisar KPIs financeiros em relação ao desempenho dos negócios e apresentar uma visão dinâmica das tendências de marketing, interesse do produto e sentimento do cliente para destacar futuras oportunidades estratégicas.

Como é o Business Intelligence para um departamento financeiro? Uma visão geral de um exemplo de painel

Depois de passar pelas transformações, os dados podem ser agrupados de acordo com os pacotes de relatórios pré-construídos personalizados, como CFO dashboard, Event briefing, Benchmarking, etc. Abaixo preparamos um exemplo de dashboard de desempenho financeiro, que resume os 10 KPIs mais relevantes em uma única tela.

A linha superior mostra o lucro, as vendas, a quantidade vendida e o número de pedidos no ano atual em relação ao ano anterior. A segunda linha ilustra os lucros e as vendas por categoria, enquanto a terceira mostra as vendas por margem, bem como os lucros e as margens de várias subcategorias de mercadorias.

Para ter uma visão mais detalhada e entender melhor, os usuários podem detalhar os dados clicando nas áreas relevantes, como vendas. Essa ação traz um relatório específico que mostra os detalhes granulares dos KPIs e drivers. O relatório é aberto imediatamente e fornece uma análise da causa raiz das informações mostradas no painel.

Não é apenas o chefe de finanças que pode se beneficiar desses painéis. Outros especialistas do departamento financeiro (por exemplo, controladores financeiros) podem utilizá-los para obter insights em suas áreas de foco.

A solução de BI também pode ser complementada com tecnologia de IA para analisar melhor os dados e obter sucesso na análise prescritiva.

Saia na frente com os serviços financeiros de BI

Todos os benefícios que o Business Intelligence financeiro traz para as organizações, de fato, podem ser combinados em um só – uma vantagem competitiva. Ser capaz de automatizar o processamento de números, armazenar e processar dados em um único local e apresentá-los em um formato compreensível para todas as partes interessadas, você economiza muito tempo em análises profundas e holísticas e garante que a tomada de decisões seja orientada por dados, em vez de do que por sentimentos viscerais. E isso certamente permitirá que você se sinta mais confortável no mercado e aja com confiança, enquanto aqueles que relutam em abraçar o poder da tecnologia estarão voando às cegas.

O artigo foi publicado originalmente aqui.