O Guia Fácil para Planejamento de Eventos com Modelos Editáveis ​​Instantaneamente

A organização do evento pode ser uma tarefa tediosa se você não tiver um plano adequado. Quanto maior o evento, mais detalhes você terá que analisar ao planejá-lo e mais desafios você terá que superar.

Neste post, vamos deixar você saber como planejar um evento da maneira mais fácil. Para torná-lo ainda mais simples para você, adicionamos modelos também. Você pode editá-los imediatamente e iniciar seu projeto.

Como planejar um evento

Desde a fase de pré-planejamento até o dia do evento, há muito o que organizar e acompanhar.

Siga as etapas de planejamento de eventos abaixo para economizar seu tempo e seu orçamento ao organizar uma função bem-sucedida.

Crie uma lista de verificação de planejamento de eventos

Uma lista de verificação pode fazer uma grande diferença na hora de planejar um evento.

Uma lista de verificação de planejamento de eventos ajudará você e sua equipe a acompanhar as coisas de que precisam para cuidar e executar as coisas com perfeição.

A seguir está um modelo de lista de verificação de planejamento de eventos na forma de um mapa mental. Você pode personalizá-lo de acordo com seu evento e convidar sua equipe para colaborar em tempo real também.

Defina uma meta para o evento

Estabelecer o objetivo do seu evento é uma das primeiras coisas que você precisa fazer ao planejar um evento. Os objetivos podem ser diversos; receita, atenção da mídia, angariação de fundos, número de participantes, lançamento de um novo produto, etc.

Defina o propósito do seu evento ou o que você deseja realizar com ele. E certifique-se de que a meta que você definiu esteja de acordo com os critérios SMART, ou em outras palavras, seja Específica, Mensurável, Atingível, Realista e Oportuna.

Organize sua equipe

Monte uma equipe competente que pode ajudá-lo a atingir a meta que você definiu e você pode delegar seu trabalho sem pensar duas vezes.

Um organograma como o abaixo pode ajudá-lo a esclarecer as funções e responsabilidades e as relações de subordinação entre os membros da equipe.

Ao atribuir responsabilidades a cada membro, também é importante descobrir maneiras de se comunicar com eles (por exemplo, software de bate-papo, e-mail, etc.) durante todo o processo de planejamento. E não se esqueça de realizar reuniões regulares do comitê para discutir o progresso do planejamento e quaisquer questões.

Crie um cronograma de planejamento de eventos para destacar as tarefas individuais que você precisa concluir e os prazos relevantes. Isso ajudará sua equipe a acompanhar as coisas.

Estabeleça seu orçamento

Antes de começar a planejar, você precisa considerar seu orçamento e ver se as necessidades de planejamento do seu evento estão alinhadas com ele.

A seguir estão as principais áreas para as quais você precisa alocar dinheiro (definir custos realistas para cada item) ao definir um orçamento. Alguns desses itens podem não ter custos fixos, mas é importante fazer estimativas aproximadas para decidir se você realmente pode comprá-los.

• Local – Isso pode incluir pagamentos que você precisa fazer para aluguel(s) do salão/quartos, depósitos de segurança, estacionamento, etc.
• Equipe – Considere o orçamento que você tem para alocar para as refeições, transporte e hospedagem da equipe, especialmente se o evento for fora da cidade.
• Alimentos e bebidas: alimentos e água são itens essenciais que você precisa para o evento. Considere várias opções de bufê até encontrar uma que atenda às suas necessidades e orçamento.
• Entretenimento – Você vai precisar de músicos, DJs ou palestrantes? Aloque dinheiro para eles, bem como os custos associados de transporte e moradia.
• Decorações – Se você for decorar o salão de eventos ou palco com flores, luzes, etc., você precisa estimar o custo para elas também.
• Marketing – Isso deve incluir qualquer dinheiro que você tenha que gastar em seu esforço para comercializar seu evento, seja para anúncios no Facebook ou pôsteres e panfletos.
• A/V – Inclui todos os equipamentos como microfones, alto-falantes, WiFi, cabos, projetores, etc.

Convide os membros da equipe responsáveis ​​pelas diferentes áreas para completar o quadro com os custos relevantes.

Defina a data e reserve seu local

Você pode ter uma data predefinida se for um evento recorrente. No entanto, se depender de você, aqui estão algumas coisas que você precisa prestar atenção.

• Você tem tempo suficiente para planejar antes do dia do evento?
• Pule feriados, como feriados religiosos ou estatutários
• Verifique se os horários dos principais participantes estão livres naquele dia
• Dependendo do local e do tipo de evento, considere o clima
• E no caso, escolha a segunda melhor data

Depois de selecionar uma data, comece a procurar um local que atenda às suas necessidades. Aqui também você precisa considerar

• Se está disponível na data e com que antecedência você precisa reservá-lo
• Suas políticas de pagamento, reembolso e cancelamento
• Se ele se encaixa no tipo de evento que você está planejando
• O local oferece equipamento A/V, Wi-Fi?
• Seus arranjos de assentos e necessidades de estacionamento

Identificar parceiros e patrocinadores

Organizações comunitárias e patrocinadores corporativos podem ajudar a reduzir custos, encontrar mais oportunidades de publicidade, ampliar seu público e ajudá-lo a planejar o evento. E quando você procura parceiros, precisa ter certeza de que a visão deles complementa a sua.

Divulgue seu evento

Existem várias maneiras de comercializar o seu evento. Dependendo da melhor forma de atingir seu público-alvo, você pode alavancar e-mail marketing, flyers, redes sociais, TV, rádio ou convites, etc.

Prepare seu material de marketing conforme seu orçamento permitir. Isso pode incluir logotipos, banners, cartazes, folhetos, convites, boletins informativos, etc.

Preparativos Finais

Faltam poucos dias para seu evento e há mais algumas coisas que você precisa fazer para evitar contratempos.

• Verifique com o seu fornecedor e confirme o menu, a apresentação da comida e os detalhes do serviço, etc.
• Certifique-se de que o local está pronto para ser configurado na data e hora que você reservou
• Verifique em todos os outros equipamentos que você precisa para o evento. Não se esqueça de testá-los para ver se eles funcionam quando você finalmente os estiver configurando.
• Crie uma agenda de eventos para você e sua equipe

• Envie lembretes para participantes, apresentadores/palestrantes, patrocinadores e parceiros

Pronto para planejar seu próximo evento?

Seja você um planejador de eventos experiente ou um novato, esperamos que essas etapas o ajudem a (re)organizar seu processo de forma eficaz. Tenha as ferramentas certas e a equipe certa prontas e pronto. Certifique-se de usar nossos modelos de planejamento de eventos ao planejar seu próximo evento.

Tem alguma dica de planejamento de eventos para compartilhar conosco? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo.