Como preparar um plano de contingência de projeto bem-sucedido? | #21 Introdução ao gerenciamento de projetos

Como preparar um plano de contingência? É melhor seguir uma abordagem passo a passo ao colocá-lo no chão. Dessa forma, quando a crise chegar, você poderá acessar com calma a pasta descrita como “Plano B”.

Plano de contingência do projeto – sumário:

1. Introdução
2. Quando vale a pena mudar o plano de implementação do projeto?
3. Plano B: para oportunidades e ameaças
4. Como preparar um plano de contingência?
5. Resumo

Introdução

Um plano de contingência do projeto é criado com base na análise das áreas de risco. Seu objetivo é minimizar perdas quando as coisas não saem conforme o planejado e também aproveitar oportunidades imprevistas que surgem no caminho. Em outras palavras, o plano de contingência serve para otimizar a forma de responder aos riscos.

Pode incluir ideias para responder a uma emergência ou quando surgem oportunidades inesperadas de crescimento. Por exemplo, pode incluir ideias para obter financiamento adicional se o orçamento for excedido ou surgir um investidor promissor. Um plano de contingência também pode indicar a opção de redistribuição de responsabilidades dentro da equipe em caso de ausência repentina de um especialista-chave ou a possibilidade de contratação de uma pessoa adicional. A elaboração de um plano de contingência permite também definir as condições que definem a situação de mercado em que todo o projeto deve ser interrompido imediatamente. Mas quando deve ser tomada a decisão de implementar um Plano B? E como criar um plano de contingência para se preparar para os cenários mais prováveis?

Quando é uma boa ideia alterar o plano de implementação do projeto?

Os riscos acompanham a implementação de qualquer projeto. Deve ser avaliado na fase de iniciação e depois monitorizado ao longo da sua duração. De acordo com o PMBOK, é mais eficaz responder proativamente às mudanças, ou seja, ajustar o curso de ação às condições antes que os riscos atinjam um ponto crítico e aceitar os riscos de um certo nível e abster-se de evitá-los a todo custo.

A implementação de um plano de contingência deve depender de vários fatores. Em primeiro lugar, a resposta deve ser:

• adequado ao nível de ameaça – ou seja, não interrompemos o projeto porque o Gerente de Projeto está resfriado,
• realista – ou seja, levando em consideração o contexto de surgimento da ameaça, por exemplo, se o preço da matéria-prima está subindo rapidamente em todo o país, não perdemos tempo procurando um fornecedor mais barato,
• tomada conscientemente por uma pessoa que assumirá a responsabilidade de antemão, após considerar várias opções de resposta.

Muitas vezes, um plano de contingência permite que a situação seja rapidamente controlada. Com uma forma bem elaborada de responder a eventos inesperados, o projeto pode voltar ao caminho normal de implementação. No entanto, às vezes, a implementação de um plano de contingência envolve a reformulação de áreas importantes do projeto.

Plano B: para oportunidades e ameaças

A que tipos de riscos deve ser dada especial atenção? Vale a pena mudar o plano de implementação de um projeto em dois casos: quando ajudará a evitar um desastre ou alcançar resultados significativamente melhores. A mudança de plano quando os riscos aumentam costuma vir acompanhada de problemas como:

• atrasar a implementação do projeto,
• estouro do orçamento,
• problemas técnicos e falhas ,
• problemas de equipe,
• perda de confiança das partes interessadas.

Em contraste, as oportunidades que levam a uma mudança para o Plano B incluem, mas não estão limitadas a:

• novas oportunidades tecnológicas,
• superávits orçamentários,
• eficiência de trabalho da equipe acima do esperado,
• um aumento repentino na demanda pelos produtos ou serviços visados ​​pelo projeto.

Como preparar um plano de contingência?

Devemos elaborar um plano de contingência em paralelo com o plano de projeto que pretendemos implementar. Ao analisar os marcos necessários para atingir o objetivo do projeto, fica mais fácil imaginar as possibilidades e os riscos que podem acompanhar ações específicas.

Um bom plano de contingência leva em consideração os riscos com maior probabilidade de ocorrência. Isso porque é impossível se preparar para todas as situações e é ineficiente criar planos de ação em caso de ataque de uma civilização alienígena.

No entanto, um gerente de projeto experiente pode antecipar as áreas de risco mais prováveis. Por exemplo, em um projeto de construção de software para um cliente, um grande risco estará relacionado à mudança de requisitos. E é para tal circunstância que devemos ter um plano pronto. Por exemplo, precisamos assumir antecipadamente e escrever no contrato critérios de aceitação bem definidos e condições que o produto acabado deve atender, juntamente com metodologias ágeis adotadas para esse tipo de projeto.

Embora cada projeto requeira um tratamento individual, vale a pena ter em mente alguns princípios para a elaboração de um plano de contingência:

1. Antecipe o risco. Não pode ser evitado, então é melhor enfrentá-lo de frente.
2. Prepare um plano de ação detalhado para os cenários mais prováveis. Um esboço geral não ajudará em uma crise.
3. Use a ameaça como uma oportunidade de mudança. Talvez isso torne o projeto mais bem-sucedido do que você esperava.
4. Não tente explicar tudo para a equipe. A maioria dos membros da equipe não tem um plano para todo o projeto em mente, então eles podem nem estar cientes de sua implementação. Diga a eles apenas o que está diretamente relacionado ao trabalho deles.
5. Ajude a equipe a passar pela mudança. Se as mudanças envolverem como o projeto é implementado ou como a equipe trabalha em conjunto, preste atenção especial para saber se todos estão familiarizados com a nova maneira de fazer as coisas.

Resumo

Um plano de contingência é uma maneira de lidar proativamente com os riscos em um projeto. Permite reduzir as perdas com emergências, como atrasos nas entregas ou perda de um cliente. Também permite que você aproveite as próximas oportunidades que oferecem a possibilidade de atingir o objetivo do projeto mais rápido ou melhor.

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Autora: Caroline Becker

Como gerente de projetos, Caroline é especialista em encontrar novos métodos para projetar os melhores fluxos de trabalho e otimizar processos. Suas habilidades organizacionais e capacidade de trabalhar sob pressão de tempo fazem dela a melhor pessoa para transformar projetos complicados em realidade.

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